Agentes IA que conocen su empresa, preparan decisiones y aceleran las operaciones

Hellomatik integra en un mapa los datos de los sistemas de la empresa, de un solo departamento o de toda la organización. Sobre ese mapa operan agentes de IA que analizan, preparan y ejecutan cada operación.

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01 · Casos de uso

Casos de uso en funcionamiento, por departamento

Un caso de uso es una tarea de un departamento cuyo resultado prepara el agente con los datos del correo electrónico, del ERP, del CRM y del resto de sistemas de gestión de la empresa.

El agente consulta los sistemas, compara los datos y redacta el resultado; la empresa decide, tarea por tarea, si el resultado se ejecuta solo o si la persona responsable lo aprueba, modifica o rechaza.

Tres casos, ejecutados paso a paso más abajo:

Gestión de pedidos recibidos por correo electrónico
Contabilización de facturas de proveedor
Informe del cliente previo a la llamada comercial

Gestión de pedidos recibidos por correo electrónico · Contabilización de facturas de proveedor · Informe del cliente previo a la llamada comercial

Ventas y Compras

Gestión de pedidos recibidos por correo electrónico
El agente prepara en el ERP el borrador de pedido a partir del correo del cliente, con el stock y el límite de crédito comprobados.
Contabilización de facturas de proveedor
El agente compara cada factura con su orden de compra y su albarán, señala las diferencias y deja el asiento preparado.
Informe del cliente previo a la llamada comercial
El agente prepara un informe de una página con los pedidos pendientes del cliente, su historial de compras, las reclamaciones abiertas y la deuda vencida.
Detección de descensos en la demanda por cliente
El agente avisa cuando los pedidos de un cliente bajan en volumen o en frecuencia por debajo de lo habitual.

Logística

Seguimiento de pedidos pendientes de expedición
El agente entrega cada mañana la relación de los pedidos que no han salido del almacén, con el motivo de cada retraso.
Verificación de facturas de transporte
El agente compara cada línea de la factura de la agencia de transporte con los envíos realizados y señala las líneas que no coinciden.
Atención de consultas sobre el estado de pedidos
El agente redacta la respuesta al cliente que pregunta por su pedido, con el estado consultado en el ERP, en el SGA y con la agencia de transporte.
Gestión de incidencias de entrega
El agente redacta la respuesta al cliente que comunica una incidencia de entrega, con el albarán firmado como prueba.

Casos de uso nuevos, a medida de cada empresa

La empresa determina la tarea inicial y las que incorpora posteriormente.

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02 · Datos, procedimientos y fórmulas

El mapa de la empresa

El mapa de la empresa recoge por escrito qué datos tiene la empresa, cómo realiza cada tarea y cómo analiza cada situación del negocio. Los agentes de IA son el software que prepara cada tarea y cada análisis conforme al mapa.

La figura se desplaza a los lados

Lectura de los sistemas

El mapa reúne los datos del ERP, el CRM, el sistema de gestión de almacenes (SGA) y el correo electrónico, con una sola definición para cada cliente, pedido y artículo.

La empresa deja de cuadrar a mano lo que cada sistema registra.

Informes y avisos

Un informe responde a una pregunta del negocio con las fórmulas del mapa, y un aviso se emite cuando la respuesta cambia.

Cada cifra indica el sistema del que procede y el momento en que se leyó, y se comprueba sin abrir los sistemas.

Automatizaciones

Una automatización es un procedimiento de la empresa que un agente de IA prepara paso a paso según el mapa.

El procedimiento se realiza siempre igual, y la persona responsable revisa el resultado en lugar de reunir los datos.

Aprobaciones

Una aprobación es la decisión con la que una persona aprueba, modifica o rechaza el resultado que prepara un agente.

La empresa decide qué procedimientos son automáticos y cuáles requieren aprobación, y cada aprobación queda registrada en el historial.

03 · Casos de uso en ejecución

Ejecución paso a paso de un caso de uso

Una ejecución es el recorrido de una tarea desde los datos hasta la decisión: el agente lee los sistemas, hace las comprobaciones y prepara el resultado, y la persona responsable decide.

Correo

Factura de proveedor

ERP

Orden de compra

Precio pactado

Albarán

Cantidad recibida

Asiento contable

Asiento contable de la factura de proveedor

En preparaciónPendiente de aprobación

Factura de proveedorDatos de la factura extraídos
Precio pactadoDiferencia con el precio pactado
Cantidad recibidaCantidades conformes con el albarán
Asiento contableAsiento preparado con la diferencia de precio señalada
Aviso de diferencia de precio a Compras

Administración aprueba, modifica o rechaza el asiento, con la diferencia de precio identificada.AprobarRegistro de la factura como comprobada y contabilización tal como se proponeModificarModificación del asiento propuesto antes del registroRechazarFactura sin contabilizar, con el motivo, y aviso a Compras si el motivo es del proveedorHistorial de aprobaciones: la decisión y quién la tomó

Cada ejecución queda en el historial de operaciones, y cada decisión en el historial de aprobaciones, con quién la tomó.

Solicitar este caso de uso para su empresa

04 · Las decisiones

El aprendizaje del agente

El aprendizaje es el ciclo en que el agente prepara una propuesta, la persona responsable la aprueba, la modifica o la rechaza, y el agente ajusta el procedimiento a esa decisión.

Cada corrección se hace una vez y vale para todas las tareas similares desde ese momento.

Preparación · El agente elabora la propuesta de cada tarea conforme al mapa de la empresa y a las correcciones aprobadas.
Aprobación · La persona responsable aprueba, modifica o rechaza la propuesta, y la decisión queda registrada en el historial de aprobaciones.
Corrección · Tras una propuesta modificada o rechazada, el agente prepara un cambio de procedimiento, que la persona responsable aprueba antes de aplicarlo.

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En la primera reunión, la empresa expone los sistemas que utiliza y la tarea con la que desea comenzar, y recibe una propuesta de implantación.

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Contabilización de facturas de proveedor

Informe del cliente previo a la llamada comercial

Detección de descensos en la demanda por cliente

Logística

Seguimiento de pedidos pendientes de expedición

Verificación de facturas de transporte

Atención de consultas sobre el estado de pedidos

Gestión de incidencias de entrega

Casos de uso nuevos, a medida de cada empresa

El mapa de la empresa

Lectura de los sistemas

Informes y avisos

Automatizaciones

Aprobaciones

Ejecución paso a paso de un caso de uso

El aprendizaje del agente

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