Contabilización de facturas de proveedor

Para este caso de uso, el mapa declara dos fuentes: el buzón de facturas o el portal del proveedor, de donde sale la factura en su fichero original, y el ERP, de donde salen las órdenes de compra, los albaranes, las condiciones pactadas con cada proveedor y las listas de referencia contables: las familias de gasto y los centros de coste. Sobre esas fuentes, el mapa define cuatro comprobaciones y dos operaciones sujetas a aprobación.

El agente lee las dos fuentes y no escribe en ellas por su cuenta, y cada dato de la propuesta lleva la fecha de su última actualización; una fuente que no responde deja su parte marcada como no actualizada, sin detener la factura. Las dos únicas operaciones del caso de uso, el registro de la factura como comprobada y su contabilización, se realizan solo con la aprobación de Administración.

El agente prueba las referencias en cascada, cada una solo si falta la anterior: la referencia de la orden de compra citada en la factura; en su defecto, el número de albarán; en su defecto, la referencia del artículo y la fecha. Las tres referencias están en el ERP.

Una línea sin correspondencia no se descarta: el agente la clasifica como línea sin orden de compra, con su texto original, y la envía a Compras.

La contabilización propuesta parte de dos datos que ya están en el ERP. El tipo de compra es el que la orden de compra asigna a lo pedido. La familia de gasto es el grupo de gasto con el que el ERP clasifica cada artículo.

Para cada grupo de líneas, el agente determina tres campos del asiento: la cuenta contable, el centro de coste y la naturaleza del gasto, que es la calificación contable de lo comprado. Los tres campos salen de las listas de referencia del ERP y de la fórmula. La fórmula es el criterio de contabilización definido una vez con Administración durante la puesta en marcha, que asigna a cada grupo de líneas su cuenta contable, a partir de la familia de gasto y del tipo de compra, y su naturaleza del gasto, a partir del tipo de compra, del proveedor y del texto de la línea; el centro de coste sale de la lista de centros de coste del ERP.

Una fórmula con pocos datos y dos listas de referencia (las familias de gasto y los centros de coste) sustituye a una lista de reglas contables caso por caso: cada regla de esa lista es un resultado de la fórmula.

Un dato que la fórmula no resuelve (proveedor nuevo, concepto sin familia de gasto) llega con el valor de respaldo marcado como duda o, si no hay respaldo, en blanco; nunca con un valor por defecto sin marcar. La contabilización propuesta, con todos sus apuntes, se presenta completa para la aprobación.

La aprobación de Administración autoriza las dos operaciones: la factura se registra como comprobada y se contabiliza tal como se propone. Con la modificación, Administración cambia la contabilización propuesta antes del registro; el rechazo deja la factura sin contabilizar, con el motivo, y avisa a Compras si el motivo corresponde al proveedor.

Una factura sin decisión permanece pendiente, sin registrar ni contabilizar. Si la orden de compra o el albarán cambian entre la propuesta y la aprobación, el agente actualiza la propuesta y la aprobación se pide de nuevo; una misma aprobación nunca registra dos veces.

Cada decisión queda en el historial de aprobaciones, junto al historial de operaciones. La factura siguiente del mismo proveedor parte de ese historial: la cuenta corregida se propone como cambio de la fórmula, que Administración aprueba antes de que se aplique, y el precio aceptado queda pendiente de que Compras lo registre en las condiciones del proveedor.

En este caso de uso toda contabilización requiere aprobación. Si la empresa decide que las facturas sin diferencias se contabilicen sin pasar por la bandeja, esa regla se escribe en el mapa y queda en el historial; el agente no la establece por su cuenta.