Nutzungsbedingungen

Verantwortlicher/Vertragspartner: HELLOMATIK, S.L. (CIF B22803126)
Kontakt: contact@hellomatik.com

Inkrafttreten: 1. Oktober 2025 — Zuletzt aktualisiert: 1. Oktober 2025

Diese Nutzungsbedingungen (die "Bedingungen") regeln den Zugang zu und die Nutzung von hellomatik.com, app.hellomatik.com, unseren APIs, Sprach- und Chat-Modulen, Automatisierungen, Integrationen und damit verbundener Software, Websites und Dienste (zusammen der "Dienst"). Wenn Sie diese Bedingungen im Namen einer Organisation akzeptieren, erklären Sie, dass Sie befugt sind, diese Organisation zu binden. Durch die Nutzung des Dienstes akzeptieren Sie diese Bedingungen. Wenn Sie nicht einverstanden sind, nutzen Sie den Dienst nicht.

1. Definitionen

Für die Zwecke dieser Nutzungsbedingungen:

"Kunde", "Sie" oder "Ihr" bedeutet die Person oder Entität, die den Dienst nutzt.

"Autorisierte Benutzer" bedeutet Personen, die Sie autorisieren, unter Ihrem Konto auf den Dienst zuzugreifen.

"Kundeninhalt" bedeutet Daten, Text, Dateien, Audio, Transkripte, Prompts, Ausgaben, Metadaten und anderes Material, das unter Ihrem Konto an den Dienst übermittelt oder von diesem verarbeitet wird.

"Ausgaben" bedeutet Inhalte, die vom Dienst als Reaktion auf Kundeneingaben oder -konfigurationen generiert werden.

"Integrationen" bedeutet Produkte oder Dienste von Drittanbietern, die mit dem Dienst verbunden sind (z. B. CRMs, Telefonie, Speicher, Messaging, Analysen).

"Unterauftragsverarbeiter" bedeutet Dritte, die von Hellomatik beauftragt werden, personenbezogene Daten zu verarbeiten, um den Dienst bereitzustellen.

"Sicherheitsvorfall" bedeutet unbefugter Zugriff auf oder Offenlegung von Kundeninhalt in Hellomatik-Systemen, der auf einen Fehler der angemessenen Sicherheitsmaßnahmen von Hellomatik zurückzuführen ist.

2. Der Dienst; Nur geschäftliche Nutzung

Der Dienst ist eine Unternehmensplattform, mit der Sie konversationelle Sprach-/Chat-, Automatisierungs- und Workflows implementieren können, die mit Ihren Tools verbunden sind. Der Dienst ist nur für geschäftliche Zwecke bestimmt. Sie bleiben verantwortlich dafür, wie Sie den Dienst konfigurieren und nutzen, welche Integrationen Sie verbinden und welche Maßnahmen Ihre autorisierten Benutzer, Agenten oder Workflows ergreifen.

3. Konten; Kundenverantwortlichkeiten (Shared Responsibility Model)

3.1 Kontosicherheit.

Sie sind allein verantwortlich für: (a) die Wahrung der Vertraulichkeit von Anmeldedaten, API-Schlüsseln und Tokens; (b) die Aktivierung und Durchsetzung von Sicherheitskontrollen wie SSO/MFA, Least-Privilege-Rollen, IP-Whitelisting und Schlüsselrotation; (c) die rechtzeitige Entfernung des Zugriffs für ausscheidende Benutzer und Anbieter; und (d) die Überwachung der Aktivität in Ihrer Umgebung. Sie müssen Hellomatik umgehend über jeden vermuteten Kompromiss informieren.

3.2 Kundensysteme und Daten.

Sie kontrollieren Ihre Datenquellen und Integrationen. Sie sind allein verantwortlich für die Rechtmäßigkeit, Genauigkeit und Konfiguration des Kundeninhalts und für die Einholung aller nach dem Gesetz erforderlichen Hinweise und Einwilligungen (einschließlich Verpflichtungen zur Aufzeichnung/Offenlegung von Anrufen für Sprachfunktionen und Telemarketing-Beschränkungen, sofern zutreffend).

3.3 Fehlkonfiguration und Kompromittierung durch Dritte.

Hellomatik ist nicht verantwortlich für unbefugten Zugriff, Verlust oder Änderungen, die verursacht werden durch: (i) kompromittierte oder missbrauchte Anmeldedaten (einschließlich Phishing/Social Engineering Ihrer Benutzer), (ii) Fehlkonfiguration des Dienstes oder der Integrationen durch Sie oder Ihre Benutzer, (iii) Verstöße oder Ausfälle von Drittanbietern in Ihren Systemen, Netzwerken oder Integrationen, oder (iv) Maßnahmen gemäß Ihren Anweisungen oder von Ihnen konfigurierten Automatisierungen.

3.4 Kundensicherungen.

Sofern nicht anders schriftlich vereinbart, bleibt der Kunde für die Sicherung von Daten in Nicht-Hellomatik-Systemen und von aus dem Dienst exportierten Kopien verantwortlich.

4. Lizenz und akzeptable Nutzung

4.1 Lizenz.

Vorbehaltlich dieser Bedingungen und der rechtzeitigen Zahlung der Gebühren gewährt Hellomatik Ihnen eine nicht-exklusive, nicht übertragbare, nicht unterlizenzierbare, widerrufliche Lizenz zum Zugriff auf und zur Nutzung des Dienstes für Ihre internen geschäftlichen Zwecke.

4.2 Beschränkungen.

Sie werden nicht: (a) den Dienst kopieren, modifizieren, übersetzen oder abgeleitete Werke davon erstellen; (b) Reverse Engineering betreiben, dekompilieren, disassemblieren oder versuchen, den Quellcode oder zugrunde liegende Modelle zu entdecken (außer soweit eine solche Einschränkung gesetzlich verboten ist); (c) auf den Dienst zugreifen, um ein konkurrierendes Produkt zu entwickeln; (d) den Dienst stören oder unterbrechen; (e) Eigentumshinweise entfernen oder verdecken; oder (f) den Dienst für Hochrisikoaktivitäten verwenden, bei denen ein Ausfall zu Tod, Körperverletzung oder schweren Umwelt- oder Sachschäden führen könnte (z. B. medizinische Diagnose, Lebenserhaltung, Flugsicherung, nukleare Operationen).

4.3 Akzeptable Nutzung.

Sie werden den Dienst nicht verwenden, um: (a) Gesetze oder Rechte anderer zu verletzen; (b) bösartigen Code zu speichern oder zu übertragen; (c) illegale, rechtsverletzende oder beleidigende Inhalte hochzuladen; (d) rechtswidrige oder unaufgeforderte Kommunikation zu senden; oder (e) zu versuchen, Nutzungs- oder Ratenlimits zu umgehen.

4.4 Ausgaben und menschliche Überprüfung.

Ausgaben können ungenau oder unvollständig sein. Sie sind verantwortlich für die Überprüfung und Validierung von Ausgaben und für Entscheidungen, die darauf beruhen.

5. Kundeninhalt; Datenschutz; Datenverarbeitung

5.1 Eigentum.

Sie behalten alle Rechte am Kundeninhalt.

5.2 Unsere Nutzung des Kundeninhalts.

Sie gewähren Hellomatik eine beschränkte, weltweite, nicht-exklusive Lizenz zur Verarbeitung von Kundeninhalt ausschließlich zur Bereitstellung und Wartung des Dienstes, zur Verhinderung oder Behebung technischer oder Sicherheitsprobleme, zur Einhaltung von Gesetzen und wie anderweitig in diesen Bedingungen oder Ihrer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gestattet.

5.3 Kein Standard-Training.

Hellomatik verwendet Kundeninhalte standardmäßig nicht zum Trainieren von KI-Modellen. Jede Trainingsnutzung würde ein explizites, widerrufbares, granulares Opt-in erfordern.

5.4 Datenschutz und AVV.

Unsere Datenschutzerklärung erläutert die Verarbeitung als Verantwortlicher. Wenn Hellomatik personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, werden die Parteien eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) abschließen, die Teil dieser Bedingungen bildet. Im Konfliktfall gilt die AVV für die Verarbeitung in Ihrem Auftrag.

5.5 Unterauftragsverarbeiter und Übermittlungen.

Hellomatik kann Unterauftragsverarbeiter im Rahmen schriftlicher Vereinbarungen einsetzen, die Datenschutzverpflichtungen auferlegen. Grenzüberschreitende Übermittlungen basieren auf einem rechtmäßigen Mechanismus (z. B. EU-Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse wie das EU-U.S. DPF oder andere gültige Mechanismen).

6. Sicherheit; Vorfälle

6.1 Unsere Sicherheit.

Hellomatik implementiert angemessene und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz des Dienstes (z. B. Verschlüsselung während der Übertragung, Zugangskontrollen, Umgebungsisolierung, Überwachung und Backups).

6.2 Sicherheitsvorfälle.

Wenn Hellomatik einen Sicherheitsvorfall bestätigt, der Kundeninhalt in Hellomatik-Systemen betrifft, wird Hellomatik Sie unverzüglich benachrichtigen und angemessen verfügbare Informationen bereitstellen, damit Sie Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen können.

6.3 Ausschlüsse.

Ein Sicherheitsvorfall umfasst nicht unbefugten Zugriff, Verlust oder Offenlegung, die sich ergeben aus: (a) Systemen oder Netzwerken des Kunden oder Dritter; (b) kompromittierten Anmeldedaten oder Geräten des Kunden oder seiner Benutzer; (c) Fehlkonfiguration durch den Kunden; oder (d) Maßnahmen gemäß den Anweisungen des Kunden oder Automatisierungen.

6.4 Zusammenarbeit.

Jede Partei wird angemessen bei der Untersuchung und Behebung von Vorfällen in ihrem Kontrollbereich zusammenarbeiten.

7. Dienste und Integrationen von Drittanbietern

Der Dienst kann mit Drittanbieterdiensten interoperieren oder darauf angewiesen sein (Telefonie, Messaging, Cloud, Analysen, Authentifizierung usw.). Drittanbieter-Bedingungen gelten für diese Dienste, und Hellomatik ist nicht verantwortlich für deren Handlungen, Unterlassungen, Sicherheit, Verfügbarkeit oder Leistung. Integrationen können auf Ihre Daten zugreifen oder diese speichern; Sie aktivieren sie nach eigenem Ermessen und auf eigenes Risiko.

8. Sprache, Anrufe und Aufzeichnungen

Sie sind verantwortlich für die rechtmäßige Nutzung ausgehender und eingehender Anrufe, einschließlich: (a) Einholung und Beachtung erforderlicher Einwilligungen/Hinweise für Aufzeichnung und Transkription; (b) Einhaltung geltender Telemarketing- und Nicht-Anrufen-Regeln; und (c) Beachtung von Opt-out-Anfragen. Hellomatik bietet Konfigurationsoptionen und Offenlegungen, bietet jedoch keine Rechtsberatung und garantiert nicht Ihre Compliance.

9. Beta/Vorschau; Kostenloser oder Test-Zugang

Funktionen, die als Beta, Vorschau, Test oder kostenlos gekennzeichnet sind, werden "wie besehen" ohne Support oder SLA bereitgestellt und können jederzeit geändert oder eingestellt werden. Sie können zusätzlichen Bedingungen oder Einschränkungen unterliegen.

10. Gebühren; Steuern; Änderungen

Gebühren werden wie in Ihrer Bestellung, Admin-Konsole oder dem geltenden Plan angegeben und sind nicht erstattungsfähig, sofern nicht gesetzlich vorgeschrieben. Nutzungsbasierte Gebühren (z. B. Minuten, Ereignisse, Speicher, Nachrichten) werden nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet. Sie autorisieren Hellomatik oder seinen Zahlungsabwickler, alle Gebühren und anfallenden Steuern zu berechnen. Hellomatik kann Preise oder Planfunktionen mit vorheriger Ankündigung entsprechend Ihrem Abrechnungszyklus aktualisieren; die fortgesetzte Nutzung nach dem Inkrafttreten stellt eine Akzeptanz dar.

11. Aussetzung und Kündigung

Hellomatik kann den Zugang aussetzen oder beenden, wenn: (a) Sie diese Bedingungen verletzen oder nicht zahlen; (b) Ihre Nutzung die Sicherheit, Integrität oder Verfügbarkeit des Dienstes gefährdet; oder (c) gesetzlich vorgeschrieben. Sie können jederzeit gemäß Ihrem Plan kündigen. Bei Kündigung endet Ihre Lizenz und Hellomatik kann Kundeninhalt aus aktiven Systemen löschen, wobei die in Ihrem Konto oder AVV angegebenen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.

12. Vertraulichkeit

Jede Partei schützt die vertraulichen Informationen der anderen mit mindestens angemessener Sorgfalt und verwendet diese nur zur Erfüllung dieser Bedingungen. Vertrauliche Informationen schließen Informationen aus, die öffentlich verfügbar sind ohne Verstoß, rechtmäßig von einem Dritten erhalten wurden, unabhängig entwickelt wurden oder gesetzlich offengelegt werden müssen (mit prompter Benachrichtigung, soweit rechtmäßig).

13. Garantien; Haftungsausschlüsse

13.1 Gegenseitige Befugnis.

Jede Partei erklärt, dass sie befugt ist, diese Bedingungen einzugehen.

13.2 Dienst-Haftungsausschluss.

Der Dienst, Ausgaben, Beta-Funktionen und jede Dokumentation werden "wie besehen" und "wie verfügbar" bereitgestellt. Hellomatik lehnt alle Garantien ab, ausdrücklich oder stillschweigend, einschließlich Marktgängigkeit, Eignung für einen bestimmten Zweck, Nichtverletzung und aller Garantien, die sich aus dem Geschäftsverkehr oder der Handelsüblichkeit ergeben. Hellomatik garantiert nicht, dass der Dienst fehlerfrei oder ununterbrochen sein wird oder dass Ausgaben genau oder für einen bestimmten Zweck geeignet sein werden.

13.3 Kundenverantwortung.

Sie sind allein verantwortlich für (a) die Einhaltung der auf Ihre Daten und Kommunikationen anwendbaren Gesetze, (b) die menschliche Überprüfung von Ausgaben und (c) Schäden, die durch Ihre Konfigurationen, Anmeldedaten, Geräte oder Integrationen verursacht werden.

14. Freistellungen

14.1 Durch den Kunden.

Sie werden Hellomatik und seine verbundenen Unternehmen, Führungskräfte, Direktoren, Mitarbeiter und Vertreter gegen alle Ansprüche, Schäden, Verbindlichkeiten, Kosten und Ausgaben Dritter (einschließlich angemessener Anwaltsgebühren) verteidigen, freistellen und schadlos halten, die sich ergeben aus oder im Zusammenhang stehen mit: (a) Ihrem Kundeninhalt; (b) Ihrer Nutzung des Dienstes unter Verstoß gegen diese Bedingungen oder Gesetze; (c) Streitigkeiten mit Ihren Endbenutzern oder Kunden; oder (d) Ihren Integrationen und Konfigurationen (einschließlich Agentenaktionen, die unter Ihren Anmeldedaten durchgeführt werden).

14.2 Durch Hellomatik (IP).

Hellomatik wird Sie gegen Ansprüche Dritter verteidigen, die behaupten, dass der Dienst (bei Nutzung wie gestattet und nicht in Kombination mit Nicht-Hellomatik-Produkten außer von uns bereitgestellten Integrationen) direkt ein gültiges geistiges Eigentumsrecht verletzt, und wird endgültig zuerkannte Schäden (oder schriftlich genehmigte Vergleiche) zahlen. Hellomatik kann nach eigenem Ermessen: (i) Rechte erwerben, (ii) den Dienst ändern oder ersetzen, um nicht verletzend zu sein, oder (iii) die betroffenen Funktionen beenden und vorab bezahlte Gebühren für die ungenutzte Laufzeit erstatten. Hellomatik hat keine Verpflichtung für Ansprüche, die auf Kundeninhalt, Konfigurationen, Integrationen oder Nutzung unter Verstoß gegen diese Bedingungen beruhen.

15. Haftungsbeschränkung

15.1 Ausschluss bestimmter Schäden.

Im gesetzlich zulässigen Umfang haftet keine Partei für indirekte, zufällige, besondere, Folge-, exemplarische oder Strafschäden oder für Verlust von Gewinnen, Einnahmen, Goodwill, Daten oder Geschäftsunterbrechung, selbst wenn auf die Möglichkeit hingewiesen wurde.

15.2 Gesamthöchstgrenze.

Außer für Ihre Zahlungsverpflichtungen und die Freistellungsverpflichtungen jeder Partei übersteigt die gesamte Haftung jeder Partei, die sich aus oder im Zusammenhang mit dem Dienst ergibt, nicht die Beträge, die vom Kunden an Hellomatik für den Dienst während der zwölf (12) Monate unmittelbar vor dem Ereignis, das die Haftung begründet, gezahlt wurden oder zu zahlen sind.

15.3 Beibehaltung zwingender Beschränkungen.

Nichts in diesen Bedingungen schließt die Haftung aus oder beschränkt sie, wenn ein solcher Ausschluss oder eine solche Beschränkung gesetzlich nicht zulässig ist (z. B. bei Tod oder Körperverletzung durch Fahrlässigkeit, Betrug oder vorsätzliches Fehlverhalten).

15.4 Risikoverteilung.

Die Gebühren spiegeln die Risikoverteilung in diesen Bedingungen wider.

Wichtige Klarstellung (Kundenmissbrauch und unbefugter Zugriff).

Zur Vermeidung von Zweifeln haftet Hellomatik nicht für unbefugten Zugriff, Offenlegung, Verlust oder Schaden, der sich ergibt aus: (i) kompromittierten Anmeldedaten (einschließlich Phishing oder Social Engineering der Benutzer des Kunden); (ii) Fehlkonfiguration des Dienstes oder der Integrationen durch den Kunden; (iii) Schwachstellen oder Ausfällen in vom Kunden ausgewählten oder kontrollierten Drittanbietersystemen oder -netzwerken; oder (iv) Maßnahmen, die von Automatisierungen, Agenten oder Benutzern unter dem Kundenkonto und gemäß den Anweisungen oder Einstellungen des Kunden durchgeführt werden.

16. Öffentlichkeitsarbeit

Sofern Sie nicht schriftlich widersprechen, gewähren Sie Hellomatik die Erlaubnis, Sie als Kunden zu identifizieren und Ihren Namen und Ihr Logo in Kundenlisten, Websites und Präsentationen zu verwenden, vorausgesetzt, diese Nutzung ist wahrheitsgemäß und nicht irreführend.

17. Export; Sanktionen; Antikorruption

Sie erklären, dass Sie und Ihre Benutzer keinen Sanktionen unterliegen und die geltenden Export-, Sanktions- und Antikorruptionsgesetze einhalten werden. Sie werden den Dienst nicht in verbotenen Gerichtsbarkeiten oder für verbotene Endzwecke verwenden.

18. Änderungen am Dienst und an diesen Bedingungen

Wir können Funktionen ändern, Grenzen auferlegen oder Teile des Dienstes einstellen, soweit praktikabel mit angemessener Ankündigung. Wir können diese Bedingungen von Zeit zu Zeit aktualisieren, indem wir die überarbeitete Version veröffentlichen und das Datum "Zuletzt aktualisiert" aktualisieren. Wesentliche Änderungen treten 30 Tage nach Veröffentlichung in Kraft (oder wie in der Ankündigung angegeben). Ihre fortgesetzte Nutzung nach dem Inkrafttreten stellt eine Akzeptanz dar.

19. Rangfolge; Gesamtvereinbarung; Abtretung

Bei einem Konflikt zwischen diesen Bedingungen und einem Bestellformular, SOW oder AVV gilt folgende Rangfolge: (1) AVV (für Verarbeitung in Ihrem Auftrag), (2) Bestellformular/SOW, dann (3) diese Bedingungen. Diese Bedingungen stellen die gesamte Vereinbarung zum Thema dar und ersetzen frühere Vereinbarungen. Sie dürfen diese Bedingungen nicht ohne schriftliche Zustimmung von Hellomatik abtreten; Hellomatik kann an ein verbundenes Unternehmen oder im Zusammenhang mit einer Fusion, Umstrukturierung oder einem Verkauf von Vermögenswerten abtreten.

20. Anwendbares Recht; Gerichtsstand

Diese Bedingungen unterliegen den Gesetzen Spaniens ohne Berücksichtigung von Kollisionsnormen. Die Parteien unterwerfen sich der ausschließlichen Zuständigkeit der Gerichte von Madrid (Spanien) und verzichten auf jede Einwendung bezüglich Gerichtsstand oder forum non conveniens. Jede Partei kann einstweiligen Rechtsschutz vor jedem zuständigen Gericht suchen.

21. Mitteilungen

Mitteilungen an Hellomatik müssen an contact@hellomatik.com und an die oben genannte Postanschrift gesendet werden. Mitteilungen gelten bei Erhalt als zugestellt.

22. Salvatorische Klausel; Verzicht

Wenn eine Bestimmung für nicht durchsetzbar befunden wird, bleibt der Rest in Kraft. Die Nichtdurchsetzung einer Bestimmung ist kein Verzicht.

Durch die Nutzung des Dienstes bestätigen Sie, dass Sie diese Bedingungen gelesen und akzeptiert haben und dass Sie für die Handlungen und Unterlassungen Ihrer autorisierten Benutzer, Agenten und mit Ihrem Konto verbundenen Integrationen verantwortlich sind.