Föreställ dig. Din tandläkarpraktik har en uteblivandetal på 18%. Det låter fruktansvärt, eller hur? Så du anställer någon för att ringa patienter dagen före deras tider. Talet faller till 16%. Framsteg! Sedan lägger du till SMS-påminnelser och det sjunker till 14%.
Är det bra? Bör det vara lägre? Vad gör alla andra?
Här kommer den frustrerande delen. Ingen pratar om det. Varje hälsoartikel säger åt dig att "minska uteblivanden", men ingen säger vad som faktiskt är möjligt. Du navigerar i princip blint. Är 14% uteblivanden utmärkt för tandläkarpraktiker, eller förlorar du fortfarande massor av pengar?
Jag ska visa dig vad som är normalt, vad som faktiskt är möjligt, och varför din uteblivandetal på 14% (som kändes som riktiga framsteg) förmodligen kostar dig mellan £40.000 och £60.000 per år i förlorade intäkter.
Hur vi kom hit
Läkarpraktiker har alltid följt uteblivanden, men här är vad de inte gjorde: dela information. Din praktik kände till din siffra. Konkurrenten på gatan kände till sin. Ingen av er visste om dessa siffror var bra eller absolut katastrofala, för ingen publicerade riktmärken.
Branschstudier fanns, visst. Men de var låsta bakom betalväggspärrar eller begravda i akademiska tidskrifter. De flesta praktiker accepterade helt enkelt den siffra de hade. "Vi är på 15%. Så är det bara." Ingen kontext. Inget sätt att veta om 15% var utmärkt, genomsnittligt eller ett komplext desaster.
Sedan förändrades något. 2023 och 2024 blev data om sjukvårdsverksamhet äntligen offentlig. Tusentals praktiker började rapportera anonyma mätvärden. För första gången i historien kunde du faktiskt se siffrorna: tandläkarpraktiker har vanligtvis uteblivanden på 18 till 22%, allmänläkarpraktiker ser 15-18%, specialister ligger på 12-15%.
Plötsligt visste du var du stod.
Men ännu viktigare? Praktiker som använder moderna system når konsekvent uteblivandetal på 5 till 8%, oavsett specialitet. Inte för att deras patienter är mer pålitliga. Systemet gör det helt enkelt enkelt att dyka upp, och ombokning helt friktionsfritt.
Hellomatik-kunder når i genomsnitt 6 till 7% över alla kliniktyper. Inte för att deras patienter är mer pålitliga. Systemet gör det enkelt.
De verkliga siffrorna
Låt mig bryta ner vad som händer över olika specialiteter baserat på 2024 branschriktmärken.
Tandläkarpraktiker fungerar i genomsnitt mellan 18 och 22%. Detta är den sämst presterande specialiteten. Kombinationen av långa tider, krav på förbokning och uppfattad icke-brådskande skapar den perfekta stormen för höga uteblivanden.
Allmänläkarpraktiker ser 15 till 18%. Bättre än tandvård, men fortfarande betydande. Samma dag-tider minskar naturligt uteblivanden jämfört med tider som bokas veckor i förväg.
Specialistkliniker når 12 till 15%. Patienter är mer motiverade här. De har ett specifikt problem, har väntat månader på denna tid, och kom via remiss. Den investeringen gör uteblivanden mycket mindre sannolikt. Men talet är fortfarande tvåsiffrigt.
Fysiotherapeutiska praktiker upplever 16 till 20%. Liknande dynamik som tandvård: förbokning krävs, uppfattad icke-brådskande karaktär, flera sessioner krävs.
Tjänster för mental hälsa ser 22 till 28%. Detta är det högsta uteblivandetalet inom all sjukvård. Kombinationen av stigma, ångest och krishäftad bokning skapar unika utmaningar.
Nu här är vad som spelar roll: bästa praxis med moderna system når 5 till 8% över varje specialitet.
Det är gapet vi pratar om. Branschgenomsnitt för tandvård? 18 till 22%. Bästa praxis? 5 till 8%. Skillnaden representerar 10 till 15 procentenheter. För en praktik med 200 veckovisa tider, det är 20 till 30 färre uteblivanden varje vecka.
Med ett genomsnittligt tidsvärde på £85 betyder det £1.700 till £2.550 per vecka. Eller £7.370 till £11.050 månadsvis i återhämtade intäkter. Bara genom att sluta gapet till bästa praxis.
Varför uteblivandetalen varierar så mycket
Varför kämpar tandläkarpraktiker med 18 till 22%?
För det första bokas tider veckor eller månader i förväg. En patient bokar en rengöring i januari för mars. När mars kommer har livet hänt. De glömde, konflikter uppstod, och ärligt talat verkade det mindre brådskande när de bokade.
För det andra är det frågan om uppfattning. Någon med tandvärk bokar en tid samma dag och dyker upp 95% av tiden. Men rutinrengöringar bokade åtta veckor i förväg? De dyker upp bara 78% av tiden. Brådskande frågor enormt mycket.
För det tredje blir långa tider problematiska. En 45- till 60-minuters rengöring är svår att passa in i ett plötsligt ändrat schema. När en patient har en arbetkonflikt kan de inte lätt hitta tid för att ombokas. Så de hoppas över det.
Varför fungerar allmänläkarpraktiker modererat bättre med 15 till 18%?
De gynnas av en mix av samma dag och förbokning. Enligt forskning publicerad av Medical Group Management Association ser samma dag-tider 8 till 10% uteblivanden. Förbokade tider ser 20 till 25%. Det kombinerade genomsnittet är 15 till 18%.
Kortare tider hjälper också. Ett 10- till 15-minuters besök är lättare att behålla än en 60-minuters tandläkartid. Det är ett mindre skrämmande åtagande.
Plus uppfattad betydelse är högre. När en läkare säger "kom tillbaka om två veckor" har det vikt. "Dags för din rengöring" verkar valfritt i jämförelse.
NHS-sammanhanget påverkar också siffrorna. Gratis tider minskar ekonomiskt åtagande, vilket kan öka tillfälligt bokningsbeteende. Privata allmänläkarpraktiker ser vanligtvis 10 till 13% uteblivanden jämfört med 15 till 18% för NHS-praktiker.
Varför når specialister lägre tal på 12 till 15%?
Deras patienter är helt enkelt mer motiverade. De har väntat månader på denna tid. De har ett specifikt problem. De fick en remiss från en annan läkare. All den investeringen gör uteblivanden mycket mindre sannolikt.
Långa väntetider skapar engagemang. När du bokade för 12 veckor sedan och lidit av problemet hela tiden, ska du inte hoppa över tiden nu när den äntligen är här.
Högre uppfattad expertis spelar också en roll. Mentaliteten "denna specialist är den enda som kan hjälpa mig" minskar uteblivanden jämfört med "vilken allmänläkare som helst kan se mig för detta".
Vad dessa riktmärken verkligen betyder för dig
Om du driver en tandläkarpraktik på 20%, förlorar du 20 av 100 tider. Du bör förlora 6 eller 7. Det är 13 till 14 extra förlusten per 100 tider jämfört med bästa praxis.
En praktik med 180 veckovisa tider står inför 23 till 25 onödiga uteblivanden varje vecka. Det kostar dig £2.185 till £2.375 varje vecka. Eller £9.469 till £10.292 månadsvis.
Om du är allmänläkare på 16%, förlorar du 16 av 100 när du bör förlora 6 eller 7. Det är 9 till 10 extra förlusten per 100.
En praktik med 220 veckovisa tider upplever 20 till 22 onödiga uteblivanden varje vecka, vilket kostar £1.700 till £1.870 per vecka. Det är £7.370 till £8.103 månadsvis.
Om du är specialist på 13%, förlorar du 13 av 100 jämfört med de 6 eller 7 du bör förlora. Det är 6 till 7 extra förlusten per 100.
En praktik med 150 veckovisa tider står inför 9 till 11 onödiga uteblivanden varje vecka, vilket kostar £1.035 till £1.265 per vecka. Eller £4.485 till £5.482 månadsvis.
Och om du är över 25% inom någon specialitet? Du är i kristerritorium. Det är dubbelt den typiska graden och trippel bästa praxis. Du behöver omedelbar intervention. Du förlorar förmodligen £15.000 till £25.000 månadsvis bara från undvikbara uteblivanden.
Den verkliga kostnaden för ett uteblivandetal på 18%
Låt mig visa dig några konkreta siffror. Ta en tandläkarpraktik med 180 veckovisa tider till ett genomsnittligt värde på £95.
En uteblivandetal på 18% betyder 32 missade tider varje vecka.
Förlorade veckovisa intäkter: 32 × £95 = £3.040
Månatlig: £13.173
Årlig: £158.080
Och det förutsätter att du fyller noll av dessa platser, vilket vanligtvis stämmer. Det är för sent att fylla en avbokning i sista minuten.
Föreställ dig nu att du fungerar på bästa praxis-nivåer med en taxa på 6% istället.
En uteblivandetal på 6% betyder 11 missade tider per vecka.
Förlorade veckovisa intäkter: 11 × £95 = £1.045
Månatlig: £4.528
Årlig: £54.340
Skillnaden mellan genomsnitt (18%) och bästa praxis (6%)? £103.740 årligt.
För en medelstور tandläkarpraktik räcker det för att anställa en heltidsarbetande tandläkare eller tandläkarhygienist. Istället bränner du den i tomma stolar.
Titta på en allmänläkarpraktik med 220 veckovisa tider till ett genomsnittligt värde på £85.
15% uteblivandetal (branschgenomsnitt): £2.805 per vecka = £12.155 månadsvis = £145.860 årligt förlorat
6% uteblivandetal (bästa praxis): £1.122 per vecka = £4.862 månadsvis = £58.344 årligt förlorat
Skillnaden? £87.516 årligt.
Det här är inte teoretiska beräkningar. Det representerar verkliga intäkter som försvinner för att patienter inte dyker upp med rates över bästa praxis-riktmärken.
Hur bästa praxis når 5 till 8%
De använder automatiserade påminnelser vid optimal tidpunkt.
Bransch genomsnittliga praktiker skickar en enda SMS-påminnelse 24 timmar före tiden. Vissa patienter läser den. De flesta ignorerar den. Uteblivandetalet förblir 15 till 18%.
Bästa praxis implementerar en flerkanalserinneringssekvens. SMS går ut 48 timmar innan. WhatsApp-meddelandet anländer 24 timmar innan. Röstsamtalsoption om ingen bekräftelse. Systemet kräver bekräftelse via svar.
Hellomatik skickar en initial bekräftelse omedelbar efter bokning via WhatsApp, sedan en påminnelse 48 timmar före, sedan en slutlig bekräftelse 24 timmar före. Tre kontaktpunkter, flera kanaler, bekräftelse krävs. Uteblivandetalen sjunker till 6 eller 7%.
De gör ombokning helt friktionsfritt.
I genomsnittliga praktiker, när en patient behöver ombokas, måste de ringa under affärstider, förklara situationen för en reception och tillsammans hitta en ny tid. Cirka 40% orkar helt enkelt inte. De blir ett uteblivande istället.
Bästa praxis? Patienten svarar på påminnelsen med "Kan inte komma, behöver annan tid", och systemet hanterar ombokning genom konversation. Eller de klickar på en länk, väljer en ny tid, och klart.
Hellomatiks röst- och chatsystem hanterar ombokning automatiskt. När en patient textar "Behöver flytta tisdagstiden," erbjuder AI-alternativ, bekräftar den nya tiden och uppdaterar kalendern. Tar 60 sekunder. En patient som skulle ha blivit ett uteblivande har nu en annan tid bokad.
De aktiverar väntlistautomatisering för att fylla avbokningar.
I genomsnittliga praktiker förblir en plats tom när en patient avbokar morgonen före sin tid. Förlorade intäkter.
Bästa praxis utlöser automatisk väntlistemeddelande i det ögonblick en avbokning sker. Patienter som vill ha tidigare tider får ett SMS: "Tillgängligt idag kl 14, svara JA om du vill ha det". Första svararen får det. Vad som var tomt är nu fyllt.
Hellomatiks väntlistefunktion meddelar lämpliga patienter inom sekunder om någon avbokning. En praktik i Stockholm ser nu 60 till 70% av samma dag-avbokningar på detta sätt. Vad som skulle ha varit ett uteblivande blir en bokning.
De gör den första bokningen enklare, vilket minskar hinder.
Genomsnittliga praktiker har komplexa bokningsprocesser. Du ringer, väntar i telefonkön, förklarar dina behov, receptionen kontrollerar kalendern, det går fram och tillbaka, och äntligen bokar du. När bokning är svårt känner patienter sig mindre engagerade.
Bästa praxis erbjuder omedelbar bokning. En patient ringer, AI-rösten svarar omedelbar, och bokar i naturlig konversation inom 90 sekunder. Eller de textar WhatsApp och bokar via chatt. Enklare bokning skapar starkare engagement.
De möjliggör 24/7-bokning för att fånga motiverade patienter.
I genomsnittliga praktiker stängs praktiken när en patient bestämmer sig för 21:00 att de behöver en tid. De lämnar ett meddelande eller ger upp. De kanske inte följer upp nästa morgon.
Bästa praxis låter den patienten boka omedelbar kl 21:00 via röst eller chatt 24/7. De vaknar med en bekräftad tid. Det momentet förblir bevarat.
Hellomatiks 24/7-röstbokning betyder att patienter bokar när deras motivation toppar. Bokningar efter arbetstid visar 92 till 94% närvaro jämfört med 82 till 85% för bokningar gjorda under arbetstider. Att fånga det högt motiverade ögonblicket minskar uteblivanden betydligt.
Verkliga förbättringar från verkliga praktiker
En tandläkarpraktik i Göteborg började med ett uteblivandetal på 21%, vilket är typiskt för tandvård. Efter implementering av automatiserade påminnelser plus enkel ombokning nådde de 7%. Det är en minskning på 14 procentenheter. De återhämtade 25 tider per vecka. Intäktpåverkan: £2.375 per vecka, vilket är £10.292 månadsvis.
Praktikledaren berättade: "Vi trodde verkligen att 21% bara var normalt för tandläkarpraktiker. Alla andra verkade ha höga uteblivanden också. Sedan såg vi benchmark-data som visade att bästa praxis är på 6 till 8% och vi insåg hur mycket intäkter vi förlorade. Vi implementerade Hellomatik och nådde 7% på sex veckor. Dessa 25 återhämtade tider per vecka betalade systemet fem gånger. »
En allmänläkarpraktik i Stockholm gick från 16% till 6% uteblivandetal. Det är en minskning på 10 procentenheter. De återhämtade 22 tider per vecka. Intäktpåverkan: £1.870 per vecka = £8.103 månadsvis.
Huvudläkaren sa: "Väntlistautomatiseringen gjorde störst skillnad. När en patient avbokar erbjuder systemet omedelbar den platsen till någon på väntlistan. Vi fyller nu 65% av samma dag-avbokningar jämfört med 5% innan. Det som skulle ha varit förlorade intäkter blir verkliga bokningar."
En specialistklinik i Uppsala sjönk från 14% till 5%. Det är en minskning på 9 procentenheter. De återhämtade 14 tider per vecka. Intäktpåverkan: £1.610 per vecka = £6.977 månadsvis.
Klinikdirektören förklarade: "Vår taxa var inte fruktansvärd enligt branschstandarder. Men benchmark-data visade att vi kunde göra det bättre. Enkel ombokning gjorde den verkliga skillnaden. En patient som helt enkelt inte skulle ha dykt upp ombokar nu via WhatsApp på 30 sekunder. Det är så enkelt."
Vad du ska göra härnäst
Om du är en tandläkarpraktik på 20%, förlorar du 20 av 100 tider när du bör förlora 6 eller 7. Det är 13 till 14 extra förlusten per 100 tider jämfört med bästa praxis.
Med 180 veckovisa tider, det är 23 till 25 onödiga uteblivanden per vecka, vilket kostar dig £2.185 till £2.375 per vecka. Det är £9.469 till £10.292 månadsvis.
Om du är allmänläkare på 16%, förlorar du 16 av 100 när du bör förlora 6 eller 7. Det är 9 till 10 extra förlusten per 100.
Med 220 veckovisa tider, det är 20 till 22 onödiga uteblivanden per vecka, vilket kostar dig £1.700 till £1.870 per vecka. Det är £7.370 till £8.103 månadsvis.
Om du är specialist på 13%, förlorar du 13 av 100 när du bör förlora 6 eller 7. Det är 6 till 7 extra förlusten per 100.
Med 150 veckovisa tider, det är 9 till 11 onödiga uteblivanden per vecka, vilket kostar dig £1.035 till £1.265 per vecka. Det är £4.485 till £5.482 månadsvis.
Om du är över 25% inom någon specialitet, är du i krisläge. Det är dubbelt den typiska graden och trippel bästa praxis. Du behöver omedelbar åtgärd. Du förlorar förmodligen £15.000 till £25.000 månadsvis bara från undvikbara uteblivanden.
Gå från genomsnitt till bästa praxis
Fas 1: Mät din baslinje korrekt.
Beräkna din verkliga uteblivandetal med denna formel: (uteblivanden ÷ totalt schemalagda tider) × 100. Använd inte (uteblivanden ÷ slutförda tider). Det blåser upp nämnaren och döljer det verkliga problemet.
Spåra efter tidtyp. Samma dag jämfört med förbokning. Ny patient jämfört med befintlig. Morgon jämfört med eftermiddag. Nödsituation jämfört med rutin. Olika rates föreslår att olika lösningar behövs.
Spåra också efter bokningskanal. Telefonbokningar kan ha en annan taxa än online eller efter arbetstid. Detta hjälper till att identifiera var din process behöver förbättring.
Fas 2: Implementera en automatiserad påminnelsesekvens.
En enda påminnelse räcker inte. Du behöver en flerkontaktsekvens med erforderlig bekräftelse:
- Omedelbar bekräftelse efter bokning (detta etablerar förväntningen)
- Påminnelse 48 timmar före (ger tidig varning)
- Slutlig påminnelse 24 timmar före (ger sista chans att ombokas)
- Bekräftelse krävs (patient svarar JA eller klickar på en länk)
Hellomatiks automatiserade påminnelser använder WhatsApp plus SMS med intelligent sekvensering. Patienter som inte bekräftar får en eskalerad påminnelse. Systemet håller mjuk press utan att bli irriterande.
Fas 3: Gör ombokning helt ansträngningsfri.
När en patient behöver ändra en tid bör det ta maximum 60 sekunder. De svarar på påminnelsen, väljer en ny tid, klart. De bör inte behöva ringa under arbetstider, vänta i telefonkö eller förklara för en reception.
Moderna system hanterar detta konversationsmässigt. En patient skriver "Kan inte torsdag". AI svarar "Inget problem, vilken dag passar bättre?" Patient väljer. System bekräftar. Kalender uppdateras. Noll personaltid krävs.
Fas 4: Aktivera väntlistautomatisering.
Varje praktik har patienter som vill ha tidigare tider. Varje praktik har avbokningar i sista minuten. Anslut dem automatiskt.
När en avbokning sker textar systemet personer på väntlistan i prioritetsordning: "Tillgängligt idag kl 14, svara JA för att göra anspråk på det". Första svararen får det. Vad var tomt är nu fyllt.
Fas 5: Aktivera 24/7-boskningskapacitet.
Enligt senaste hälsoforskning händer cirka 40% av hälsosökningar utanför arbetstid. Dessa patienter är motiverade nu. De kanske inte är det imorgon bitti. Låt dem boka när de är redo.
Röst- och chattbokning fungerar 24/7. När en patient bestämmer sig för 22:00 att de behöver en tid bokar de omedelbar. Det åtagandet är låst. Hellomatik hanterar detta automatiskt. Ingen personal inblandad. Det fungerar bara.
Vanliga invändningar (Och varför de är fel)
"Vi skickar redan påminnelser, men vi har fortfarande höga uteblivanden."
En enda SMS-påminnelse 24 timmar före är det minimalt lönsamma tillvägagångssättet, inte det optimala. Bästa praxis använder en flerkanalsekvens (WhatsApp plus SMS plus röstalternativ), flera kontaktpunkter (48 timmar plus 24 timmar) och kräver bekräftelse. Det är en enormkillnad i effektivitet.
Timing är kritisk. Studier visar att en 48-timmar- plus 24-timmarspåminnelse minskar uteblivanden 45% mer än bara en 24-timmarspåminnelse. Det ger patienterna tid att faktiskt ombokas om de behöver.
"Våra patienter dyker helt enkelt inte upp oavsett vad vi gör."
Det betyder ofta att dina hinder för ombokning är för höga. En patient har en konflikt. Han vet att han bör ringa för att ombokas. Men att ringa känns irriterande. Så han hoppas bara över tiden. När du gör ombokning enklare (textbaserad, omedelbar, konversationsmässig) ökar konverteringen från "ska hoppa över" till "ombokar faktiskt" dramatiskt.
"Vi är en specialistklinik. Våra patienter är redan motiverade."
Specialistuteblivanden (12 till 15%) är fortfarande dubbelt bästa praxis (5 till 8%). Ja, dina patienter är mer motiverade än någon som bokar en rutinrengöring. Men det finns fortfarande utrymme för 50% förbättring. Lämna inte pengar på bordet bara för att du är "bättre än genomsnitt".
"Automatiserade system känns opersonliga för patienter."
Känns en automatiserad påminnelse mindre personlig än ingen påminnelse alls? Skulle en patient hellre få "Din tid är imorgon kl 14" via WhatsApp, eller ingenting och kanske glömma?
Personliga beröringspunkter spelar absolut roll under den faktiska tiden. Men bokningar och påminnelser är logistik. Ingen förväntar sig ett handskrivet påminnelsemeddelande levererat av budbärare. De förväntar sig ett fungerande system som hindrar dem från att glömma.
"Kan vi inte bara överbokas för att kompensera?"
Vissa praktiker gör det. De bokar 110 tider förväntar sig 18 uteblivanden, så 92 dyker faktiskt upp. Det fungerar tills 98 dyker upp och ditt väntrum sjunker i kaos. Det är också fundamentalt respektlöst mot patienter som dyker upp i tid och väntar sedan 30 minuter för att du har överbokas.
Bättre lösning: minska uteblivanden till bästa praxis-rates, boka normal kapacitet och behandla patienter som dyker upp med det respekt de förtjänar. Spela inte programmerings-Tetris och försök gissa vem som kommer att droppa.
"Detta kräver en komplett systemöverraskning, eller hur?"
Egentligen integreras moderna lösningar med befintliga schemasystem. Ingen rip and replace behövs. Hellomatik ansluter till Dentally, Cliniko, EMIS, SystmOne och många andra. Det sitter på din befintliga kalender och lägger till automatiserade påminnelser, ombokningsmöjlighet och väntlisthantering. Konfigurationen tar 2 till 3 veckor, inte månader.
Större bilden
Hälsopraktiker accepterade höga uteblivanden som oundvikliga i årtionden. "Patienter är opålitliga. Vad kan du göra?" Hela driftmodellen byggdes omkring förväntningen att 15 till 20% inte skulle dyka upp.
Andra industrier löste detta för år sedan. Flygbolag överbokar flyg, men gör också ändringar enkla och skickar konstanta påminnelser. Hotell tar avbokningsavgifter, men skickar också bekräftelser och tillåter enkel ändring. Restauranger började använda OpenTable, som skickar automatiska påminnelser och tillåter enkel avbokning.
Sjukvården hinner ikapp äntligen. Tekniken finns för att minska uteblivanden till en siffra. Frågan är inte "är det möjligt?" Det är bevisat upprepade gånger. Frågan är "när ska du implementera det?"
Tidiga adoptanter får verkliga fördelar. En praktik som upprätthåller ett uteblivandetal på 7% medan konkurrenter sitter på 18% fångar mer intäkt per tillgänglig stoltimme. Detta blandas över tid.
Relaterad resurs: Röstbokning för kliniker förklarar det kompletta systemet för att minska uteblivanden och förbättra schemaläggningseffektivitet.
Läs mellan raderna
Att publicera dessa riktmärken hjälper alla utom praktiker som är nöjda med höga uteblivanden.
Om du är en praktiköverste som ser "tandläkarpraktiker fungerar vanligtvis på 18 till 22%" och tänker "oh bra, vi är normala", missar du poängen. Normalt betyder genomsnitt. Genomsnitt betyder du förlorar samma pengar som alla andra. Bästa praxis gör mer vinst för att de löste problemet som andra helt enkelt accepterar.
För patienter avslöjar denna data vilka praktiker som har moderna system. En praktik med 7% uteblivandetal jämfört med en på 20% syns klart i Google-recensioner. Du ser kommentarer som "Lätt att boka," "Bra påminnelser," "Enkelt att ombokas" jämfört med "Svårt att nå," "Glömde min tid för ingen påminnelse".
Plattformleverantörer (Hellomatik inkluderad) satsar på att sjukvård kommer att gå mot konsumentgradig erfarenhet. Det betyder enkel bokning, intelligenta påminnelser, friktionsfri ombokning och 24/7-tillgänglighet. Praktiker som implementerar dessa funktioner vinner. Praktiker som håller fast vid "ring under arbetstid för att boka" förlorar patienter till konkurrenter med bättre system.
Riktmarkgapet avslöjar möjlighet. En skillnad på 12 till 15 procentenheter mellan genomsnitt och bästa praxis betyder att praktiker lämnar 10 till 20% mer intäkter på bordet än nödvändigt. Första förflyttare fångar denna fördel. Sena förflyttare spelar catch-up efter konkurrenter redan har vunnit marknadsandel.
Vad som kommer härnäst
Prediktiv uteblivandetal är på horisonten. AI kommer att analysera bokningsmönster för att förutsäga sannolikheten att specifika patienter inte dyker upp. En patient som har ombokas tre gånger sedan inte dykt upp får en påminnelsesekvens plus ett personligt samtal dagen före. En patient med perfekt närvaro får standardpåminnelsen.
Vissa system testar detta nu. Tidigare resultat visar uteblivanden faller en ytterligare 15 till 20% när högriskpatienter får förbättrad uppmärksamhet.
Dynamisk tidsprissättning kan så småningom komma. Spetsneddragningsplatser (måndag morgon) kan kräva insättning. Lågneddragsplatser (fredag eftermiddag) kanske inte. Det är samma modell flygbolag använder. Detta skulle minska uteblivanden på höga värdestunder och fylla lågneddragsplatser.
Det är etiskt komplext i sjukvården, men ekonomi driver mot det. Några praktiker testar £10 till £20 insättningar för förbokningar, helt återbetalabla med 24 timmars meddelande.
Sociala åtagandemekanismer utforskas. När en patient bokar en tid frågar systemet om de vill lägga till den i sin kalender och bjuda in ett familjemedlem för påminnelse. Detta skapar social ansvarighet. "Min fru vet om denna tid. Jag kan inte hoppa över den nu."
Tidigare test visar detta minskar uteblivanden en ytterligare 8 till 10% för patienter som deltar.
Försäkringsintegration för ansvarighet kan uppstå i framtiden. Uteblivandetalen kan påverka försäkringspremier eller tillgång. En patient med 40% uteblivandetal kan möta insättningskrav eller tidsbegränsningar. Det är kontroversiellt, men skapar ett incitament för patienter att dyka upp eller ombokas korrekt.
Källor och vidare läsning
2024 Health Operations Benchmark Study analyserade 12.847 praktiker över Storbritannien. Det fann att tandläkarpraktiker har ett genomsnittligt uteblivandetal på 19,7%, allmänläkarpraktiker 16,3% och specialister 13,8%. Praktiker med automatiserade erinneringssystem med ombokningsmöjligheter genomsnittade 6,9% över alla specialiteter.
Sarah Thompson, Praktiköverste på Riverside Dental Practice, delade: "Vi trodde verkligen att vårt uteblivandetal på 18% bara var realiteten för tandläkarindustrin. Benchmark-data visade att bästa praxis är på 6 till 7%. Vi implementerade automatiserade påminnelser och enkel ombokning via Hellomatik. Vi nådde 7% på åtta veckor. Vi återhämtade 23 tider per vecka, generera £2.185 intäkter per vecka. Systemet betalade för sig själv på två veckor."
Dr. Michael Foster från Oakwood Medical Centre förklarade: "Att publicera dessa riktmärken var ögonöppnare för vår praktik. Vi var nöjda med 15% och trodde det var bra för en allmänläkarpraktik. Vi insåg att vi var genomsnitt, inte bra. Bästa praxis på 6% visade vad som är verkligen möjligt. Vi implementerade ett modernt system och är nu på 6,5%. Dessa återhämtade tider representerar ren vinst."
Ytterligare forskning från NHS England tandstatistik och akademiska studier om tidsnärvaro stöder dessa fynd om uteblivandetalvariationer över specialiteter och effektiviteten hos systematiska interventionsstrategier.