# Hellomatik — full content Generated from the pages themselves, so it cannot drift from what a person sees. Index with the same structure and the when-to-use guidance: https://hellomatik.com/llms.txt Any single page also answers to `Accept: text/markdown`. Pages included: 4 of 7. --- # Home (English) URL: https://hellomatik.com/ # AI agents that know your company, make decisions and do the work Hellomatik puts your company's model in writing: data, processes and rules. On top of it, agents that answer, watch and execute within the limits you set. [Book a meeting](https://hellomatik.com/contact) Agent 1: Orders Agent 1: An order, handled on its own Agent 2: Transport incidents Agent 2: A delay, flagged before the call Agent 3: Buying patterns Agent 3: A customer who has stopped buying Agent 1: Orders Agent 1: An order, handled on its own - 8:03 14 part numbers, account on an agreed price A routine email with fourteen lines inside OH Oakhurst Hardware Ltd oakhursthardware.co.uk orders@oakhursthardware.co.uk Email Subject Weekly order · Battersea site «Morning — here is this week's order. Same as always, to the site address. Thanks.» order-wk34.pdf 84 KB - 8:03 Account identified from their email The sender was enough: a customer since 2019 oakhursthardware.co.uk › Oakhurst Hardware Ltd Account Oakhurst Hardware · no. 0417 Agreed Own price list · 30 days · shipping included Risk In good standing · 0 missed payments in 24 months - 8:03 14 part numbers against the catalogue 12 Thinking … 3 of 14 · sampled Thirteen exact, one resolved TRN-4021 M8 bolt · stainless 100% ARN-118 8 mm washer 100% TUE-77B equivalent to TUE-77 82% Against the live catalogue TRN-4021 · +13 - 8:04 The agreed price, not the list one Their 2019 agreement, applied without asking Theirs, agreed £1,129.92 List price £1,284.00 −£154.08 List price £1,284.00 Theirs, agreed £1,129.92 −£154.08 Agreement 2019 agreement · March · −12% Written in The account record Without the agent The list price would have been invoiced - 8:05 Order created as a draft Ready to sign, without typing a line P-20461 Awaiting confirmation £1,129.92 TRN-4021 M8 bolt · stainless 500 units £212.50 - ARN-118 8 mm washer 500 units £61.00 - TUE-77B M8 nut · equivalent 500 units £98.50 - 8:05 It stops: the manager confirms Everything done but the signature «On an agreed price, the account manager confirms» Model · Orders · order creation 14 lines created - Reserved for 48 h - Price already applied The case waiting for your judgement · 8:05 It stops: the manager confirms The order is ready. And even so, it does not confirm itself. - Agreed price applied −12% - Credit within the limit 27,600 of 40,000 The case waiting for your judgement · 7:44 It stops: it writes the cause The route is 40 minutes behind; the threshold is 30. - Deliveries with a new time 6 - Notice sent per customer 6 The case waiting for your judgement · 7:02 It stops: it recommends 3 accounts out of 1,482 have broken their buying rhythm. - Tickets with no reply 2 - Overdue in 2 accounts 38.000 € The case waiting for your judgement · 8:05 It stops: the manager confirms The order is ready. And even so, it does not confirm itself. - Agreed price applied −12% - Credit within the limit 27,600 of 40,000 Model rule: With an agreed price, the confirmation belongs to the account manager: the agent prepares, it does not sign. sourced from: Orders Catalogue Customers Warehouse Invoices and payments The case waiting for your judgement · 7:44 It stops: it writes the cause The route is 40 minutes behind; the threshold is 30. - Deliveries with a new time 6 - Notice sent per customer 6 Model rule: Past the threshold, the cause is documented for operations: nothing is filed without an explanation. sourced from: Transport Orders Customers The case waiting for your judgement · 7:02 It stops: it recommends 3 accounts out of 1,482 have broken their buying rhythm. - Tickets with no reply 2 - Overdue in 2 accounts 38.000 € Model rule: A broken rhythm does not fire off emails: it proposes a call with its reason. sourced from: Customers Orders Support Invoices and payments The case appears here when the agent reaches a limit of the model and stops. Your company's model · the agent consults it at every step ## Hellomatik, in numbers Cumulative across systems in production. Warehouse operations measured in August 2026; the monthly figure is the current run rate. Where the agents already work, and on what - Transport systems - ERP systems - Robotic warehouses - Retail chains - B2B sales - Invoice processing - Warehouse control - Incident detection 01 · Where you start ## Only one of the three levels of AI actually does the work For AI to work inside your company, it first has to know it. Only the third one gets you autonomous agents and automated processes. ### A general-purpose AI Which payments are due this week? Example: ChatGPT It writes well and, about your business, answers generalities. You use it by copying and pasting your data, and every new chat forgets the last one. It knows neither your data nor your procedures, and has no access to your company's history. ### An AI connected to your data Which payments are due this week? Example: ChatGPT + connectors With connectors it can read the database, the ERP or the CRM, but with no description of how the company works it becomes a search box: it returns loose fragments. Without the model behind it, there is nothing to tell you which of the two is right. ### AI with the model of your company Which payments are due this week? Shall I prepare the reminders and the note to each rep? Hellomatik It knows your data, your processes and your limits: it answers with complete data, watches the operation and executes with your approvals. With each agent's data precomputed, the same question always gets the same answer. Hellomatik does not compete with AI models: it complements them. The platform brings in the best AI models on the market to run your agents. - OpenAI ChatGPT - Anthropic Claude - Qwen - Kimi - Meta - Grok 02 · The model ## We build the model of your company ### We read your data What information exists, which systems it lives in and how it connects. Today that link lives spread across three systems; written down, it can be followed in one go. ### We turn it into areas and processes How the company actually works, in a form a system can follow. Today that knowledge lives in your team's heads; written down, it becomes instructions an agent follows. ### We leave the answers ready The answers each agent needs, refreshed at the pace each one demands: every five minutes, every hour or overnight. Debt, open tickets and trend, in a single figure per account, calculated before anyone asks for it. The agents work on top of this model: that is why they answer with your data, not with generalities. 03 · The agents ## Agents that execute, that watch and that answer ### They execute - Automated order processing - Quotes put together and sent - Full customer onboarding ### They watch - Transport incidents - Changes in buying patterns - Waves of complaints ### They answer - The full customer picture - Weekly report with its deviations - Customers to call, each with its reason Each agent works inside the limits your company sets: what it may write, what waits for a signature and who it alerts. Every action is logged, with its time and its owner. 04 · Asking ## Ask about your operation and get the action ready to go Because the model of your company is there, every question gets a complete answer on the spot, with the sources in plain view. [See this with your data](https://hellomatik.com/contact) Off their rhythm 3 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 of 1,482 accounts N o n e o f t h e m r a i s e d a f l a g. W i t h o u t t h i s q u e s t i o n, t h e d r o p w o u l d a r r i v e w i t h t h e q u a r t e r l y i n v o i c e. S h a l l I p r e p a r e t h e c a l l s, e a c h w i t h i t s r e a s o n? Sourced from: Orders CRM Tickets 05 · The process ## By the first phase there are already agents working We analyse your company, define the first phase of automation and grow from there to whatever scope you decide. ### First meeting: half an hour, no commitment You lay out which systems you have and which problem weighs most; we propose where to start. ### Understand We examine the systems and talk to the team, and the first phase is chosen together. ### Structure We build the model for the chosen phase: the data map, the process map and the precomputed data your agents need. ### Activate We put the agents to work on your real data. Your team sees them working from the first week. [Book a meeting](https://hellomatik.com/contact) The process is a cycle. Each cycle builds on everything already made: the work accumulates, as far as your company decides. ## About Hellomatik Order · an object in the model The customer's order, with its lines and its status. ### You approve what matters Everything is rehearsed first in simulation over your history. An agent only has the operations declared in its model: the ones with a padlock in the full map need a signature. ### Your data, under control Read-only access to the agreed sources, processing inside the European Union and permissions declared agent by agent. The data processing agreement, signed before any information is received. ### The model of your company is yours It is an asset: it stays your property and is handed over documented. The AI model is swapped for a better one without losing the work. ### For every kind of company Small businesses to multinationals already work with the platform: retail chains, robotic warehouses, B2B sales and ERP systems. ## Frequently asked questions The doubts that come up before the first meeting, answered briefly. ### What happens with our data? Agents work read-only and processing never leaves the European Union. The rest of the guarantees, together with your data processing agreement, are under “About Hellomatik”. ### What if our sources do not have what is needed? Checking that is the first job. The understanding phase says what is there and what is missing, before committing to anything. ### How long until we see something working? The first automation is left running and your team sees the agents working from the first week. ### How is this different from a reporting tool? A report describes. These agents execute and raise flags, with approvals, limits and a record of every action. ## Book half an hour and leave with the first thing you can automate [Book a meeting](https://hellomatik.com/contact) Hellomatik puts your company's model in writing: data, processes and rules. Product - [The three levels of AI](https://hellomatik.com/#niveles) - [The model of your company](https://hellomatik.com/#como) - [The agents](https://hellomatik.com/#agentes) - [How the process works](https://hellomatik.com/#empezar) Company - [About Hellomatik](https://hellomatik.com/#hellomatik) - [Blog](https://hellomatik.com/blog) - [Reports](https://hellomatik.com/reports) - [LinkedIn](https://www.linkedin.com/company/hellomatik) - [X](https://x.com/hellomatik) Contact - [Book a meeting](https://hellomatik.com/contact) © 2026 Hellomatik S.L. All rights reserved. Madrid, Spain --- # Inicio (español) URL: https://hellomatik.com/es # Agentes de IA que conocen su empresa, toman decisiones y hacen el trabajo Hellomatik pone por escrito el modelo de su empresa: datos, procesos y reglas. Sobre él, agentes que responden, vigilan y ejecutan con los límites que usted fija. [Reservar una reunión](https://hellomatik.com/es/contact) Agente 1: Pedidos Agente 1: Un pedido, tramitado solo Agente 2: Incidencias de transporte Agente 2: Un retraso, avisado antes de la llamada Agente 3: Patrones de compra Agente 3: Un cliente que ha dejado de comprar Agente 1: Pedidos Agente 1: Un pedido, tramitado solo - 8:03 14 referencias, cuenta con tarifa pactada Un correo de rutina con catorce líneas dentro FN Ferretería Nogal S.L. ferreteria-nogal.es pedidos@ferreteria-nogal.es Correo Asunto Pedido semanal · obra de Vallecas «Buenos días, os paso el pedido de esta semana. Como siempre, a la dirección de la obra. Gracias.» pedido-sem34.pdf 84 KB - 8:03 Cuenta identificada por su correo El remitente bastó: cliente desde 2019 ferreteria-nogal.es › Ferretería Nogal S.L. Cuenta Ferretería Nogal · nº 0417 Pactado Tarifa propia · 30 días · portes incluidos Riesgo Al día · 0 impagos en 24 meses - 8:03 14 referencias contra el catálogo 12 Pensando … 3 de 14 · en muestra Trece exactas y una resuelta TRN-4021 Tornillo M8 · inox 100% ARN-118 Arandela 8 mm 100% TUE-77B equivale a TUE-77 82% Contra el catálogo vivo TRN-4021 · +13 - 8:04 Tarifa pactada, no la general Su acuerdo de 2019, aplicado sin preguntar La suya, pactada 1.129,92 € Tarifa general 1.284,00 € −154,08 € Tarifa general 1.284,00 € La suya, pactada 1.129,92 € −154,08 € Acuerdo Acuerdo 2019 · marzo · −12% Escrito en La ficha de la cuenta Sin el agente Se habría facturado la general - 8:05 Pedido creado en el sistema de gestión Listo para firmar, sin teclear una línea P-20461 Pendiente de confirmación 1.129,92 € TRN-4021 Tornillo M8 · inox 500 uds 212,50 € - ARN-118 Arandela 8 mm 500 uds 61,00 € - TUE-77B Tuerca M8 · equivalente 500 uds 98,50 € - 8:05 Se detiene: confirma el gestor Todo hecho menos la firma «Con precio pactado, confirma el gestor» Modelo · Pedidos · alta de pedido 14 líneas dadas de alta - Reservado 48 h - Tarifa ya aplicada El caso que espera su criterio · 8:05 Se detiene: confirma el gestor El pedido queda listo. Y aun así no se confirma solo. - Tarifa pactada aplicada −12% - Crédito dentro del límite 27.600 de 40.000 El caso que espera su criterio · 7:44 Se detiene: escribe la causa La ruta acumula 40 minutos; el umbral está en 30. - Entregas con nueva hora 6 - Aviso enviado por cliente 6 El caso que espera su criterio · 7:02 Se detiene: recomienda 3 cuentas de 1.482 han roto su ritmo de compra. - Incidencias sin respuesta 2 - Vencido en 2 cuentas 38.000 € El caso que espera su criterio · 8:05 Se detiene: confirma el gestor El pedido queda listo. Y aun así no se confirma solo. - Tarifa pactada aplicada −12% - Crédito dentro del límite 27.600 de 40.000 Regla del modelo: Con tarifa pactada, la confirmación es del gestor: el agente prepara, no firma. con fuente en: Pedidos Catálogo Clientes Almacén Facturas y cobros El caso que espera su criterio · 7:44 Se detiene: escribe la causa La ruta acumula 40 minutos; el umbral está en 30. - Entregas con nueva hora 6 - Aviso enviado por cliente 6 Regla del modelo: Pasado el umbral, la causa se documenta para operaciones: nada se archiva sin explicación. con fuente en: Transporte Pedidos Clientes El caso que espera su criterio · 7:02 Se detiene: recomienda 3 cuentas de 1.482 han roto su ritmo de compra. - Incidencias sin respuesta 2 - Vencido en 2 cuentas 38.000 € Regla del modelo: Un ritmo roto no dispara correos: propone una llamada con su motivo. con fuente en: Clientes Pedidos Atención Facturas y cobros Aquí aparece el caso cuando el agente llega a un límite del modelo y para. El modelo de su empresa · el agente lo consulta en cada paso ## Hellomatik, en números Tres son acumuladas en los sistemas en producción, y las operaciones de almacén se midieron en agosto de 2026. La cuarta no acumula: marca el ritmo de cada mes. Dónde ya trabajan los agentes, y en qué - Sistemas de transporte - Sistemas ERP - Almacenes robotizados - Redes de tiendas - Venta B2B - Procesado de facturas - Control de almacén - Detección de incidencias 01 · El punto de partida ## Solo uno de los tres niveles de IA llega a hacer el trabajo Para que la IA trabaje en su empresa, primero tiene que conocerla. El tercero permite tener agentes autónomos y automatizar procesos. ### Una IA generalista ¿Qué cobros vencen esta semana? Ejemplo: ChatGPT Redacta muy bien y, sobre su negocio, responde generalidades. Se usa copiando y pegando los datos, y cada chat nuevo olvida el anterior. No conoce sus datos ni sus procedimientos, ni tiene acceso al histórico de su empresa. ### Una IA conectada a sus datos ¿Qué cobros vencen esta semana? Ejemplo: ChatGPT + conectores Con conectores puede leer la base de datos, el ERP o el CRM, pero sin el funcionamiento descrito se convierte en un buscador: recupera fragmentos sueltos. Sin el modelo detrás no hay con qué saber cuál de las dos es la correcta. ### La IA con el modelo de su empresa ¿Qué cobros vencen esta semana? ¿Preparo los recordatorios y el aviso a cada comercial? Hellomatik Conoce sus datos, sus procesos y sus límites: responde con datos completos, vigila la operación y ejecuta con sus aprobaciones. Con los datos de cada agente precalculados, la misma pregunta recibe siempre la misma respuesta. Hellomatik no compite con modelos de IA: los complementa. La plataforma integra las mejores IAs del mercado para el funcionamiento de sus agentes. - OpenAI ChatGPT - Anthropic Claude - Qwen - Kimi - Meta - Grok 02 · El modelo ## Construimos el modelo de su empresa ### Leemos sus datos Qué información existe, en qué sistemas vive y cómo se conecta. Hoy esa relación vive repartida en tres sistemas; escrita, se recorre de una vez. ### Los convertimos en áreas y procesos Cómo se trabaja en la empresa, en un formato que un sistema puede seguir. Hoy ese conocimiento vive en la cabeza de su equipo; por escrito, se convierte en instrucciones que un agente sigue. ### Dejamos las respuestas hechas Las respuestas de cada agente, actualizadas cada cinco minutos, cada hora o cada noche. Deuda, incidencias y tendencia, en una cifra por cuenta, calculada antes de que nadie la pida. Sobre este modelo trabajan los agentes: por eso responden con sus datos, y no con generalidades. 03 · Los agentes ## Agentes que ejecutan, que vigilan y que responden ### Ejecutan - Procesado automático de pedidos - Composición y envío de ofertas - Alta completa de clientes ### Vigilan - Incidencias de transporte - Cambios en el patrón de compra - Olas de reclamaciones ### Responden - Ficha completa del cliente - Informe semanal con sus desviaciones - Clientes a llamar con su motivo Cada agente actúa dentro de los límites que fija su empresa: qué puede escribir, qué espera una firma y a quién avisa. Cada actuación queda registrada, con su hora y su responsable. 04 · La consulta ## Consulte su operación y reciba la acción preparada Gracias al modelo de su empresa, cada pregunta recibe una respuesta completa en el momento, con las fuentes a la vista. [Ver esto con sus datos](https://hellomatik.com/es/contact) Fuera de su ritmo 3 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 de 1.482 cuentas N i n g u n a a v i s ó. S i n e s t a c o n s u l t a, l a c a í d a l l e g a r í a c o n l a f a c t u r a d e l t r i m e s t r e. ¿ P r e p a r o l a s l l a m a d a s, c a d a u n a c o n s u m o t i v o? Con fuente en: Pedidos CRM Incidencias 05 · El proceso ## En la primera fase ya hay agentes trabajando Analizamos su empresa, definimos la primera fase de automatización y desde ahí se amplía hasta el alcance que decida. ### Primera reunión: media hora, sin compromiso Su empresa expone qué sistemas tiene y qué problema pesa más; nosotros proponemos por dónde empezar. ### Comprender Examinamos los sistemas y hablamos con el equipo, y la primera fase se elige de forma conjunta. ### Estructurar Construimos el modelo de la fase elegida: el mapa de datos, el mapa de procesos y los datos precalculados de sus agentes. ### Activar Ponemos en marcha los agentes sobre sus datos reales. Su equipo los ve trabajar desde la primera semana. [Reservar una reunión](https://hellomatik.com/es/contact) El proceso es un ciclo. Cada ciclo aprovecha todo lo construido: el trabajo se acumula, hasta donde su empresa decida. ## Sobre Hellomatik Pedido · un objeto del modelo El encargo del cliente, con sus líneas y su estado. ### Su empresa aprueba lo que importa Todo se ensaya antes en simulación sobre el histórico. Un agente sólo dispone de las operaciones declaradas en su modelo: las que llevan candado en el mapa completo exigen una firma. ### Sus datos, bajo control Acceso de solo lectura sobre las fuentes acordadas, tratamiento en la Unión Europea y permisos declarados agente por agente. El acuerdo de tratamiento, firmado antes de recibir información. ### El modelo de su empresa es suyo Es un activo: queda en su propiedad y se entrega documentado. El modelo de IA se sustituye por otro mejor sin perder el trabajo hecho. ### Para todo tipo de empresas Ya trabajan con la plataforma desde pequeños negocios hasta multinacionales: redes de tiendas, almacenes robotizados, venta B2B y sistemas ERP. ## Preguntas frecuentes Las dudas que aparecen antes de la primera reunión, respondidas en corto. ### ¿Qué pasa con nuestros datos? Trabajan en solo lectura y el tratamiento no sale de la Unión Europea. El resto de garantías, con su acuerdo de tratamiento, está en «Sobre Hellomatik». ### ¿Y si nuestras fuentes no tienen lo que hace falta? Comprobarlo es el primer trabajo. La fase de comprensión dice qué hay y qué falta, antes de comprometer nada. ### ¿Cuánto tarda en verse algo funcionando? La primera automatización queda funcionando y su equipo ve trabajar a los agentes desde la primera semana. ### ¿En qué se diferencia de una herramienta de informes? Un informe describe. Estos agentes ejecutan y avisan, con aprobaciones, límites y registro de cada actuación. ## Reserve media hora y salga con lo primero que puede automatizar [Reservar una reunión](https://hellomatik.com/es/contact) Hellomatik pone por escrito el modelo de su empresa: datos, procesos y reglas. Producto - [Los tres niveles de la IA](https://hellomatik.com/es#niveles) - [El modelo de su empresa](https://hellomatik.com/es#como) - [Los agentes](https://hellomatik.com/es#agentes) - [Así es el proceso](https://hellomatik.com/es#empezar) Empresa - [Sobre Hellomatik](https://hellomatik.com/es#hellomatik) - [Blog](https://hellomatik.com/es/blog) - [Informes](https://hellomatik.com/reports) - [LinkedIn](https://www.linkedin.com/company/hellomatik) - [X](https://x.com/hellomatik) Contacto - [Reservar una reunión](https://hellomatik.com/es/contact) © 2026 Hellomatik S.L. Todos los derechos reservados. Madrid, España --- # Contact URL: https://hellomatik.com/contact # Let's talk about your company Tell us what you want to solve, or book a meeting directly. ## Send a message [privacy policy](https://hellomatik.com/privacy) T h r e e, o u t o f 1, 4 8 2. N o b o d y f l a g s t h i s: o r d e r s s p a c e o u t, a n d b y t h e t i m e r e v e n u e n o t i c e s t h e y ' v e b e e n l e a v i n g f o r m o n t h s. Companies already working with Hellomatik - Clinica Planas Hellomatik puts your company's model in writing: data, processes and rules. Product - [The three levels of AI](https://hellomatik.com/#niveles) - [The model of your company](https://hellomatik.com/#como) - [The agents](https://hellomatik.com/#agentes) - [How the process works](https://hellomatik.com/#empezar) Company - [About Hellomatik](https://hellomatik.com/#hellomatik) - [Blog](https://hellomatik.com/blog) - [Reports](https://hellomatik.com/reports) - [LinkedIn](https://www.linkedin.com/company/hellomatik) - [X](https://x.com/hellomatik) Contact - [Book a meeting](https://hellomatik.com/contact) © 2026 Hellomatik S.L. All rights reserved. Madrid, Spain --- # Security and vulnerability disclosure URL: https://hellomatik.com/security # Vulnerability Disclosure Policy We value the work of security researchers. This policy explains how to report a vulnerability to Hellomatik, what you can expect from us, and the rules that keep good-faith research safe. ## 1) How to report If you believe you have found a security vulnerability in any Hellomatik service, please email [administracion@hellomatik.com](mailto:administracion@hellomatik.com) with a clear description. Machine-readable details live in our [security.txt](https://hellomatik.com/.well-known/security.txt) (RFC 9116). - Include the affected URL or endpoint, the steps to reproduce, and the impact you believe the issue has. - Attach proof-of-concept material where it helps (requests, screenshots, minimal scripts). - Write in English or Spanish — both reach the same team. ## 2) What you can expect from us - We acknowledge reports within 3 business days. - We keep you informed of our progress and tell you when the issue is fixed. - We will not take legal action against research done in good faith under this policy. - With your permission, we credit your finding once it is resolved. ## 3) Rules of engagement Good-faith research means: - Do not access, modify or delete data that is not yours. If a proof of concept requires demonstrating access, stop at the minimum evidence needed. - Do not degrade the service: no denial-of-service testing, no spam, no social engineering of Hellomatik staff or customers. - Do not disclose the issue publicly before we have confirmed a fix and agreed on timing with you. - Only test against systems operated by Hellomatik; our customers' own websites and systems are out of scope. ## 4) Scope In scope: hellomatik.com and Hellomatik-operated application services. Out of scope: findings that require physical access, results of automated scanners without a demonstrated impact, missing security headers on pages without sensitive actions, and vulnerabilities in third-party services we use — report those to the third party, and let us know so we can follow up. Hellomatik puts your company's model in writing: data, processes and rules. Product - [The three levels of AI](https://hellomatik.com/#niveles) - [The model of your company](https://hellomatik.com/#como) - [The agents](https://hellomatik.com/#agentes) - [How the process works](https://hellomatik.com/#empezar) Company - [About Hellomatik](https://hellomatik.com/#hellomatik) - [Blog](https://hellomatik.com/blog) - [Reports](https://hellomatik.com/reports) - [LinkedIn](https://www.linkedin.com/company/hellomatik) - [X](https://x.com/hellomatik) Contact - [Book a meeting](https://hellomatik.com/contact) © 2026 Hellomatik S.L. All rights reserved. Madrid, Spain