# Hellomatik: full content Generated from the pages themselves, so it cannot drift from what a person sees. Index with the same structure and the when-to-use guidance: https://hellomatik.com/llms.txt Any single page also answers to `Accept: text/markdown`. Pages included: 20 of 20. Deliberately left out: - the 32 blog posts: ~1 MB of markdown; each one answers to `Accept: text/markdown` on its own URL - the o9 mock pages: another company's content, used as scaffolding while ours is written --- # AI agents that know your company, prepare decisions and speed up operations Hellomatik integrates the data from the company's systems into a single map, for one department or the whole organisation. AI agents operate on that map, analysing, preparing and executing each operation. Hellomatik integrates the data from the company's systems into a single map, for one department or the whole organisation. AI agents operate on that map, analysing, preparing and executing each operation. [Book a meeting](https://hellomatik.com/contact) Companies using Hellomatik - ![LIXIL](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Flixil-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Joma Sports](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fjoma-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Clínica Planas](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fclinica-planas-tinta.png&w=2048&q=75) 01 · Use cases ## Use cases in operation, by department A **use case** is one department task whose result the agent prepares using the company's email, ERP, CRM and other management systems. The agent reads the systems, compares the data and drafts the result; the company decides, task by task, whether the result goes through on its own or waits for the approver to accept, amend or reject it. Three cases, run step by step further down: - [Email order processing](#quienes) - [Supplier invoice posting](#quienes) - [Pre‑call account review](#quienes) [Email order processing](#quienes) · [Supplier invoice posting](#quienes) · [Pre‑call account review](#quienes) ### Sales and Purchasing - #### Email order processing The agent drafts the sales order in the ERP from the customer's email, with stock and credit limit already checked. - #### Supplier invoice posting The agent matches each supplier invoice against its purchase order and delivery note, flags the discrepancies and leaves the entry ready to post. - #### Pre‑call account review The agent compiles a one‑page summary of the customer's open orders, order history, open complaints and overdue balance. - #### Order drop‑off alerts The agent sends an alert when a customer's orders fall in volume or frequency below their usual pattern. 1 / 4 ### Logistics - #### Unshipped order monitoring The agent delivers each morning the list of orders that have not shipped, with the reason for each delay. - #### Freight invoice audit The agent checks each carrier invoice line against the actual shipments and flags the lines that do not match. - #### Order status enquiries The agent drafts the reply to a customer asking about an order, with the status checked in the ERP, the warehouse system and the carrier's tracking system. - #### Delivery issue handling The agent drafts the reply to a customer reporting a delivery issue, with the signed proof of delivery attached. 1 / 4 ### New use cases, built for each company The company selects the first task and any tasks added later. [Book a meeting](#reunion) 02 · Data, procedures and analyses ## The company map The company map records the data the company holds, how each task is carried out and how each business question is analysed. AI agents are the software that prepares each task and each analysis in line with the map. The figure scrolls sideways ### Reading from the systems The map draws together data from the ERP, CRM, warehouse management system (WMS) and email, with a single definition of each customer, order and item. What each system records no longer has to be reconciled by hand. ### Reports and alerts A **report** answers a business question using the analyses defined in the map, and an alert is raised when the answer changes. Every figure shows the system it came from and when it was read, so it can be checked without opening the systems. ### Automations An **automation** is a company procedure that an AI agent prepares step by step according to the map. The procedure follows the same steps every time, and the approver reviews the result instead of gathering the data. ### Approvals An **approval** is the decision a person takes to approve, change or reject work that an agent has prepared. The company decides which procedures are automatic and which require approval, and every approval is recorded in the approval log. 03 · How it works ## A use case, step by step A **run** is the path of one task from the source data to a decision: the agent reads the systems, runs the checks and prepares the result, and the approver decides. 1Supplier invoice posting2Pre-call account review3Email order processing Invoice received by emailMatching against the purchase orderMatching against the delivery notePreparing the invoice posting Company systemsData retrievedChecksOutput Email Supplier invoice ERP Purchase order Agreed price Delivery note Quantity received Posting An invoice Operations log of this run ReadingEmail and ERPChecksAgreed price and quantity receivedPostingPrepared with the difference flaggedApprovalFinanceRecordIn the ERP, once approved Supplier invoice posting In preparationPending approval 1. Supplier invoiceInvoice data extracted 2. Agreed pricePrice difference from the agreed price 3. Quantity receivedQuantities matching the delivery note 4. PostingPosting prepared with the price difference flagged 5. Price difference alert sent to Purchasing Finance approves, changes or rejects the posting, with the price difference flagged.ApprovePosted as proposedAmendProposed posting amended before recordingRejectInvoice left unposted, with the reason, and Purchasing alerted if the reason concerns the supplierApproval log: each decision and who made it Every run is kept in the operations log, and every decision in the approval log, along with who made it. [Request this use case for your company](https://hellomatik.com/?caso=Supplier%20invoice%20posting#reunion) 04 · Decisions ## Learning from decisions **Learning** is the cycle in which the agent drafts a proposal, the approver accepts, amends or rejects it, and the agent adjusts the procedure to match that decision. Each correction is made once and applies to every similar task from then on. 1. 1 **Preparation** · The agent drafts a proposal for each task, following the company map and the approved corrections. 2. 2 **Approval** · The approver accepts, amends or rejects the proposal, and the decision is recorded in the approval history. 3. 3 **Correction** · After an amended or rejected proposal, the agent drafts a change to the procedure, which takes effect once the approver accepts it. ## Book a meeting In the first meeting, the company presents the systems it uses and the task it wants to start with, and receives an implementation proposal. Companies using Hellomatik - ![LIXIL](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Flixil-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Joma Sports](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fjoma-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Clínica Planas](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fclinica-planas-tinta.png&w=2048&q=75) Request the meetingChoose a day and time Your work email \* Your name \* Your phone (optional) The task you want to start with (optional) Website Book a meeting Hellomatik, S.L. uses this data to reply to your request and arrange the meeting. Your rights and further information are in the [Hellomatik privacy policy](https://hellomatik.com/privacy). A Hellomatik engineer responds within one working day. No sales calls. Data is encrypted and hosted in the European Union. --- # Agentes IA que conocen su empresa, preparan decisiones y aceleran las operaciones Hellomatik integra en un mapa los datos de los sistemas de la empresa, de un solo departamento o de toda la organización. Sobre ese mapa operan agentes de IA que analizan, preparan y ejecutan cada operación. Hellomatik integra en un mapa los datos de los sistemas de la empresa, de un solo departamento o de toda la organización. Sobre ese mapa operan agentes de IA que analizan, preparan y ejecutan cada operación. [Reserve una reunión](https://hellomatik.com/es/contact) Empresas usuarias de Hellomatik - ![LIXIL](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Flixil-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Joma Sports](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fjoma-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Clínica Planas](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fclinica-planas-tinta.png&w=2048&q=75) 01 · Casos de uso ## Casos de uso en funcionamiento, por departamento Un **caso de uso** es una tarea de un departamento cuyo resultado prepara el agente con los datos del correo electrónico, del ERP, del CRM y del resto de sistemas de gestión de la empresa. El agente consulta los sistemas, compara los datos y redacta el resultado; la empresa decide, tarea por tarea, si el resultado se ejecuta solo o si la persona responsable lo aprueba, modifica o rechaza. Tres casos, ejecutados paso a paso más abajo: - [Gestión de pedidos recibidos por correo electrónico](#quienes) - [Contabilización de facturas de proveedor](#quienes) - [Informe del cliente previo a la llamada comercial](#quienes) [Gestión de pedidos recibidos por correo electrónico](#quienes) · [Contabilización de facturas de proveedor](#quienes) · [Informe del cliente previo a la llamada comercial](#quienes) ### Ventas y Compras - #### Gestión de pedidos recibidos por correo electrónico El agente prepara en el ERP el borrador de pedido a partir del correo del cliente, con el stock y el límite de crédito comprobados. - #### Contabilización de facturas de proveedor El agente compara cada factura con su orden de compra y su albarán, señala las diferencias y deja el asiento preparado. - #### Informe del cliente previo a la llamada comercial El agente prepara un informe de una página con los pedidos pendientes del cliente, su historial de compras, las reclamaciones abiertas y la deuda vencida. - #### Detección de descensos en la demanda por cliente El agente avisa cuando los pedidos de un cliente bajan en volumen o en frecuencia por debajo de lo habitual. 1 / 4 ### Logística - #### Seguimiento de pedidos pendientes de expedición El agente entrega cada mañana la relación de los pedidos que no han salido del almacén, con el motivo de cada retraso. - #### Verificación de facturas de transporte El agente compara cada línea de la factura de la agencia de transporte con los envíos realizados y señala las líneas que no coinciden. - #### Atención de consultas sobre el estado de pedidos El agente redacta la respuesta al cliente que pregunta por su pedido, con el estado consultado en el ERP, en el SGA y con la agencia de transporte. - #### Gestión de incidencias de entrega El agente redacta la respuesta al cliente que comunica una incidencia de entrega, con el albarán firmado como prueba. 1 / 4 ### Casos de uso nuevos, a medida de cada empresa La empresa determina la tarea inicial y las que incorpora posteriormente. [Reserve una reunión](#reunion) 02 · Datos, procedimientos y fórmulas ## El mapa de la empresa El mapa de la empresa recoge por escrito qué datos tiene la empresa, cómo realiza cada tarea y cómo analiza cada situación del negocio. Los agentes de IA son el software que prepara cada tarea y cada análisis conforme al mapa. La figura se desplaza a los lados ### Lectura de los sistemas El mapa reúne los datos del ERP, el CRM, el sistema de gestión de almacenes (SGA) y el correo electrónico, con una sola definición para cada cliente, pedido y artículo. La empresa deja de cuadrar a mano lo que cada sistema registra. ### Informes y avisos Un **informe** responde a una pregunta del negocio con las fórmulas del mapa, y un aviso se emite cuando la respuesta cambia. Cada cifra indica el sistema del que procede y el momento en que se leyó, y se comprueba sin abrir los sistemas. ### Automatizaciones Una **automatización** es un procedimiento de la empresa que un agente de IA prepara paso a paso según el mapa. El procedimiento se realiza siempre igual, y la persona responsable revisa el resultado en lugar de reunir los datos. ### Aprobaciones Una **aprobación** es la decisión con la que una persona aprueba, modifica o rechaza el resultado que prepara un agente. La empresa decide qué procedimientos son automáticos y cuáles requieren aprobación, y cada aprobación queda registrada en el historial. 03 · Casos de uso en ejecución ## Ejecución paso a paso de un caso de uso Una **ejecución** es el recorrido de una tarea desde los datos hasta la decisión: el agente lee los sistemas, hace las comprobaciones y prepara el resultado, y la persona responsable decide. 1Contabilización de facturas de proveedor2Informe del cliente previo a la llamada comercial3Gestión de pedidos recibidos por correo electrónico Recepción de la factura por correo electrónicoCotejo con la orden de compraCotejo con el albaránPreparación del asiento contable Sistemas de la empresaDatos consultadosComprobacionesResultado Correo Factura de proveedor ERP Orden de compra Precio pactado Albarán Cantidad recibida Asiento contable Una factura Historial de operaciones de esta ejecución LecturaCorreo y ERPComprobacionesPrecio pactado y cantidad recibidaAsientoPreparado con la diferencia señaladaAprobaciónAdministraciónRegistroEn el ERP, tras la aprobación Asiento contable de la factura de proveedor En preparaciónPendiente de aprobación 1. Factura de proveedorDatos de la factura extraídos 2. Precio pactadoDiferencia con el precio pactado 3. Cantidad recibidaCantidades conformes con el albarán 4. Asiento contableAsiento preparado con la diferencia de precio señalada 5. Aviso de diferencia de precio a Compras Administración aprueba, modifica o rechaza el asiento, con la diferencia de precio identificada.AprobarRegistro de la factura como comprobada y contabilización tal como se proponeModificarModificación del asiento propuesto antes del registroRechazarFactura sin contabilizar, con el motivo, y aviso a Compras si el motivo es del proveedorHistorial de aprobaciones: la decisión y quién la tomó Cada ejecución queda en el historial de operaciones, y cada decisión en el historial de aprobaciones, con quién la tomó. [Solicitar este caso de uso para su empresa](https://hellomatik.com/es?caso=Contabilizaci%C3%B3n%20de%20facturas%20de%20proveedor#reunion) 04 · Las decisiones ## El aprendizaje del agente El **aprendizaje** es el ciclo en que el agente prepara una propuesta, la persona responsable la aprueba, la modifica o la rechaza, y el agente ajusta el procedimiento a esa decisión. Cada corrección se hace una vez y vale para todas las tareas similares desde ese momento. 1. 1 **Preparación** · El agente elabora la propuesta de cada tarea conforme al mapa de la empresa y a las correcciones aprobadas. 2. 2 **Aprobación** · La persona responsable aprueba, modifica o rechaza la propuesta, y la decisión queda registrada en el historial de aprobaciones. 3. 3 **Corrección** · Tras una propuesta modificada o rechazada, el agente prepara un cambio de procedimiento, que la persona responsable aprueba antes de aplicarlo. ## Reserve una reunión En la primera reunión, la empresa expone los sistemas que utiliza y la tarea con la que desea comenzar, y recibe una propuesta de implantación. Empresas usuarias de Hellomatik - ![LIXIL](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Flixil-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Joma Sports](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fjoma-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Clínica Planas](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fclinica-planas-tinta.png&w=2048&q=75) Pedir la reuniónElegir día y hora Su correo de empresa \* Su nombre \* Su teléfono (opcional) Tarea con la que desea empezar (opcional) Website Reserve una reunión Hellomatik, S.L. trata estos datos para responder a su solicitud y organizar la reunión. Derechos y más información en la [política de privacidad de Hellomatik](https://hellomatik.com/es/privacy). Un ingeniero de Hellomatik responde en el plazo de un día laborable. Hellomatik no realiza llamadas de venta. Los datos se guardan cifrados en servidores de la Unión Europea. --- [Home](https://hellomatik.com/)/Use cases # Use cases Recurring tasks that the agent carries out with data from the company's systems: the agent extracts the data, runs the checks each task requires and presents the result for a person to approve, change or reject. [ ## Email order processing From the customer's email to a draft order, with stock and credit checked, pending approval 4 checks before the draft: customer, items, stock and credit Illustrative example: no measured resultsCustomer Service and PurchasingSourcesEmailCRMERP Read the use case ](https://hellomatik.com/use-cases/email-order-processing)[ ## Supplier invoice posting Each supplier invoice matched line by line against the purchase order and the delivery note, with differences flagged and the posting prepared for approval 3 documents matched: the invoice, the purchase order and the delivery note Illustrative example: no measured resultsPurchasing and FinanceSourcesEmail or supplier portalERP Read the use case ](https://hellomatik.com/use-cases/supplier-invoice-verification)[ ## Pre-call account review A customer's account status on one page before a sales call: purchases, orders, complaints and overdue balance 4 areas covered in each account review: purchases, orders, complaints and overdue balance Illustrative example: no measured resultsSalesSourcesERPCRM Read the use case ](https://hellomatik.com/use-cases/pre-call-customer-briefing) ## Use cases for your company In a meeting, a Hellomatik engineer shows which figures your company can measure and where each figure comes from, with read-only access to your systems. [Book a meeting](https://hellomatik.com/contact) --- [Inicio](https://hellomatik.com/es)/Casos de uso # Casos de uso Tareas recurrentes que el agente prepara sobre los sistemas de la empresa: extrae los datos, realiza las comprobaciones y presenta el resultado; cuando la tarea lo requiere, una persona de la empresa aprueba, modifica o rechaza el resultado. [ ## Gestión de pedidos recibidos por correo electrónico Del correo del cliente al borrador del pedido, con stock y crédito comprobados y pendiente de aprobación 4 comprobaciones previas al borrador: cliente, artículos, stock y crédito Ejemplo, sin cifrasVentasFuentesCorreoCRMERP Leer el caso de uso ](https://hellomatik.com/es/casos-de-uso/procesamiento-de-pedidos-por-correo)[ ## Contabilización de facturas de proveedor La factura de proveedor cotejada línea a línea con la orden de compra y el albarán, con las diferencias señaladas y la contabilización preparada, pendiente de aprobación 3 documentos cotejados: la factura, la orden de compra y el albarán Ejemplo, sin cifrasCompras y AdministraciónFuentesCorreo o portalERP Leer el caso de uso ](https://hellomatik.com/es/casos-de-uso/verificacion-de-facturas-de-proveedor)[ ## Informe del cliente previo a la llamada comercial La situación del cliente en una página antes de la llamada comercial: ventas, pedidos, reclamaciones y cobros 4 áreas consultadas para cada informe: ventas, pedidos, reclamaciones y cobros Ejemplo, sin cifrasVentasFuentesERPCRM Leer el caso de uso ](https://hellomatik.com/es/casos-de-uso/briefing-previo-de-cliente) ## Casos de uso en su empresa En una reunión, un ingeniero de Hellomatik indica qué casos de uso se pueden aplicar en su empresa y con qué datos. [Reserve una reunión](https://hellomatik.com/es/contact) --- [Home](https://hellomatik.com/)/[Use cases](https://hellomatik.com/use-cases) # Email order processing From the customer's email to a draft order, with stock and credit checked, pending approval For companies that receive orders by email and enter them in the ERP by hand, where a missed check lets through a misread item code, stock already committed or credit already used up. [Book a meeting](https://hellomatik.com/contact) Data sources Email · CRM (the customer management system) · ERP (the company's management system) - Email - CRM (the customer management system) - ERP (the company's management system) Approval Customer Service approves the order; Purchasing approves the purchase order First step A test with order emails already entered in the ERP, before any new email is processed Order received by emailCredit limit checkStock availability checkPreparing the draft customer order and purchase order Company systemsData retrievedChecksOne item below minimum stock Email Customer order Draft order CRM Customer Customer credit ERP Stock Available stock Purchase order An order Draft customer order In preparationPending approval 1. Customer and items identified 2. Order within the customer's credit limit 3. Stock available; one item below minimum stock 4. Draft customer order prepared with every order line The replenishment purchase order for the item below minimum stock is pending approval by Purchasing.Customer Service approves, changes or rejects the draft customer order.ApproveAmendReject On this page 1. [The manual process](#situacion) 2. [Data sources and the company map](#sources-and-objects) 3. [The six steps for every email](#the-checks) 4. [Reading the email](#reading-the-email) 5. [Identifying the customer](#customer-identification) 6. [Matching the items](#item-translation) 7. [Calculating availability](#availability) 8. [Checking credit](#credit) 9. [Preparing the replenishment order](#replenishment) 10. [Composing the draft order](#the-draft-order) 11. [Approval and order entry](#approval-and-registration) 12. [Company decisions](#lo-que-aporta-la-empresa) 13. [Rollout](#puesta-en-marcha) 14. [Limits of the use case](#lo-que-no-dice) Email order processing turns a customer's email into a checked draft order, ready to be entered in the ERP (the company's management system), with the customer identified, the items matched to the company's own item codes, stock and credit checked and, where needed, a replenishment purchase order prepared. Entering the order in the ERP requires approval by Customer Service; sending the purchase order requires approval by Purchasing. On this page - [The manual process](#situacion) - [Data sources and the company map](#sources-and-objects) - [The six steps for every email](#the-checks) - [Reading the email](#reading-the-email) - [Identifying the customer](#customer-identification) - [Matching the items](#item-translation) - [Calculating availability](#availability) - [Checking credit](#credit) - [Preparing the replenishment order](#replenishment) - [Composing the draft order](#the-draft-order) - [Approval and order entry](#approval-and-registration) - [Company decisions](#lo-que-aporta-la-empresa) - [Rollout](#puesta-en-marcha) - [Limits of the use case](#lo-que-no-dice) ## [The manual process](#situacion) In business‑to‑business sales, some orders arrive by email as free text, with each customer's own item codes and often with attachments in whatever format the customer uses. Processing each email by hand involves five tasks across the CRM (the customer management system) and the ERP: identifying the sender in the CRM, locating the items in the catalogue, checking stock, checking credit against the customer's account and entering the order in the ERP. The main cost of the manual process is not keying time but a missed check, which leaves an order in the ERP with a wrong item code, stock that is not available or a customer over the credit limit. In the manual process, replenishing an item that the order leaves below minimum stock is handled separately, once the shortage is noticed. ## [Data sources and the company map](#sources-and-objects) The agent is the software that performs each task. The agent works from the company map, the written description of where each piece of data is held, what each source contains and how each business situation is analysed. Show the figure Map contents for this use case Sources Orders mailbox CRM ERP Map elements Order Customer Item Stock Credit Purchase order Checks Customer Items Stock Credit Operations subject to approval Order entryApproval by Customer Service Sending the purchase orderApproval by Purchasing The map lists three sources, six elements, four checks and two operations, each operation with the department that approves it. Show details For this use case, the map lists three sources: the orders mailbox, which holds the order; the CRM, which holds the customer record with the price list that applies to them, their payment terms and agreed credit limit; and the ERP, which holds the catalogue and its prices, stock, purchase orders pending receipt and credit already used. Using those three sources, the map defines four checks and two operations subject to approval. The agent reads a copy of the data from the three sources, and every figure in the draft carries the date of its last update; if a source does not respond, its part of the draft is marked as out of date and the order goes ahead. The agent never writes to the sources on its own: it writes in two operations only, entering the order and sending the purchase order, and both run after approval. Customer Service approves the order and Purchasing approves the purchase order. ## [The six steps for every email](#the-checks) Every email goes through six steps, always in the same order: reading the email, identifying the customer, matching the items, calculating availability, checking credit and preparing the replenishment order, the purchase order the agent proposes when an item falls below minimum stock. No check stops the order: each check records its result on the line and the draft goes for approval in full, with every outstanding query flagged. Each step has its own section below, covering what the agent reads and what it records on the line; after the six steps come the draft order, which brings the six results together, and the approval, after which the agent enters the order in the ERP. ## [Reading the email](#reading-the-email) Reading the email means extracting the order lines from the email body, its tables and its attachments. The language model (the artificial‑intelligence program that reads text) extracts each line with the customer's original text and its quantity; a line with illegible or ambiguous text is flagged as an outstanding query and left incomplete. The language model receives only the email and its attachments, with no data from the ERP or the CRM, and does not match item codes: matching is the next step, with the cross‑reference table. Show the figure From the email to the order lines Customer's email FromCustomer's sender address SubjectOrder AttachmentsTable or file with the lines - Line with the customer's item code and the quantity - Line with the customer's description and the quantity - Line with ambiguous text Extracted lines Original textQuantityStatus Customer's item codeQuantity: Quantity readStatus: Ready for matching Customer's descriptionQuantity: Quantity readStatus: Ready for matching Ambiguous textQuantity: No quantityStatus: Outstanding query Every line is captured with the customer's original text; the language model does not match item codes or fill in quantities. ## [Identifying the customer](#customer-identification) Identifying the customer means looking up the email's sender in the CRM (the customer management system). The agent compares the sender's email address and domain with the CRM records and takes the customer's price list, the payment terms and the agreed credit limit from the record it finds. If the sender has no record, the order goes ahead with an outstanding query on the customer. A new contact at a company that already has a record is identified by the company's email domain; in this use case, the agent neither creates nor changes CRM records. Show the figure The sender, looked up in the CRM Email sender - Email address - Company domain - Contact name 1Email address 2Company domain Customer record in the CRM - Company and contact - Price list - Payment terms - Customer identified, with price list and payment terms - No record in the CRM: outstanding query on the customer in the draft The CRM is searched by exact address first, and by company domain only if the address is not found. ## [Matching the items](#item-translation) Matching the items means converting each line's item code into the company's own catalogue item. The agent looks up the customer's item code in the cross‑reference table (the table that links each customer's item codes to the company's own) and takes the company's own item and its price on the customer's price list from the ERP. An item code the table does not contain stays as an outstanding query with the original text; the agent does not replace it with the closest match. The cross‑reference table grows with every approved correction: an item code corrected on one order is matched automatically on the same customer's next order. Show the figure The customer's item code, matched to the company's item Order line - Customer's item code - Customer's description - Quantity 1Customer's item code 2Customer's description on previous orders Cross-reference table and ERP - Customer's item code and the company's item code - The company's item code and description - Price on the customer's price list - The company's item code and price on the line - No cross-reference: outstanding query with the customer's original text Any item code missing from the cross-reference table stays as an outstanding query and is never replaced with the closest match. ## [Calculating availability](#availability) Availability is the quantity of each item the company can deliver today, calculated from the stock in the ERP. The agent subtracts the quantity committed to other orders from stock and takes account of purchase orders pending receipt and their dates; the result on the line is the quantity that can be delivered today and the date on which the rest can be delivered. The ERP's stock field on its own is not availability: it includes stock already committed to other orders. Reading that field as availability leads to confirming orders that cannot be delivered. Show the figure The availability calculation Item stockERP · stock −Quantity committed to other ordersERP · customer orders pending delivery +Purchase orders pending receipt, with their dateERP · purchase orders - Quantity that can be delivered today - Date on which the rest can be delivered The calculation is repeated for every line of the order; a line without enough stock stays in the draft with the date on which the rest can be delivered. ## [Checking credit](#credit) The credit check compares the order amount with the customer's available credit. The agent subtracts the credit used and the unpaid invoices from the agreed credit limit and compares the result with the amount of the draft order. An order above the available credit is not stopped: it goes for approval with a credit flag and the amount by which it exceeds the available credit. The decision on an order with a credit flag rests with Customer Service. If the company sets a rule for those orders, the rule is written into the map and recorded in the approval log. Show the figure The credit check Agreed credit limitCRM · customer record −Credit used on orders not yet invoicedERP · orders −Unpaid invoicesERP · collections vsAmount of the draft orderThe draft - Order within the available credit - Order above the available credit: credit flag with the amount by which it exceeds the available credit An order with a credit flag goes for approval in full; the decision rests with Customer Service. ## [Preparing the replenishment order](#replenishment) The replenishment order is the purchase order to the preferred supplier that the agent prepares when an item's stock, after the order, falls below its reorder point (the stock level that triggers a new purchase order). The agent takes the item's minimum stock, reorder point and preferred supplier from the ERP; without that data, the agent flags the item for review and prepares no purchase order. Sending the purchase order requires approval by Purchasing, separate from the approval of the order by Customer Service. Show the figure From the resulting stock to the purchase order Item stock after the orderResult of the availability check vsItem reorder pointERP · item record +Preferred supplier and replenishment quantityERP · item record - Purchase order to the preferred supplier, awaiting approval by Purchasing - No reorder point or no preferred supplier: item flagged as below minimum, no purchase order The agent proposes a purchase order only when the ERP holds the item's reorder point and preferred supplier; without them, the agent flags the item and prepares no purchase order. ## [Composing the draft order](#the-draft-order) The draft order is the document that gathers the result of the six steps: the customer identified with their price list and payment terms, each line with its own item, its deliverable quantity and its date, the outstanding queries flagged and the credit flag where it applies. The draft is complete even with outstanding queries; no check stops it. The draft is what Customer Service sees on opening the approval request: the whole order, with every outstanding query on its line and the reason for every flag. Show the figure The complete draft order Draft customer order Pending approval · Customer Service CustomerIdentified in the CRM Price listFrom the customer record Payment termsFrom the customer record CreditWithin available credit ItemQuantityAvailability Company's item codeQuantity: Quantity orderedAvailability: Deliverable today Company's item codeQuantity: Quantity orderedAvailability: Part today; the rest on the expected receipt date Customer's original textQuantity: Quantity orderedAvailability: Outstanding query: no cross-reference What Customer Service sees on opening the request: the whole draft, with every outstanding query on its line. ## [Approval and order entry](#approval-and-registration) The draft order reaches the Customer Service inbox as an ‘Approval · order’ request with three actions: approve, change and reject. On approval, the agent enters the order in the ERP as it stands; a change opens the lines for editing before entry; a rejection keeps the order out of the ERP and records the reason. Show the figure The approval request Customer Service inbox Approval · order - Draft order with the result of every check - Outstanding queries and credit flag, line by line - Replenishment purchase order, where it applies, for approval by Purchasing ApproveOrder entered in the ERP as it stands ChangeLines changed before entry RejectOrder left out of the ERP, with the reason - Approval log: the decision and who took it - Operations log: what the agent read and calculated The agent prepares; Customer Service approves, changes or rejects; the agent enters the approved order. Show details An order with no decision stays pending and is not entered in the ERP. If stock or credit changes between the draft and the approval, the agent updates the draft and requests approval again; an approval is never applied twice. Every decision is kept in the approval log, alongside the operations log (what the agent read and calculated). The cycle is always the same: the agent prepares, a person approves, changes or rejects, and the agent enters the approved order. The next order benefits from the corrections: corrected cross‑references are kept in the cross‑reference table, and credit rules are written in the map. ## [Company decisions](#lo-que-aporta-la-empresa) Three decisions specific to each company determine what the agent proposes. ### Scope of approval In this use case, every order requires approval. If the company decides that orders from customers within their credit limit and with no outstanding queries are entered without going through the inbox, that rule is written into the map and recorded in the approval log; the agent does not set that rule itself. ### Minimum stock and preferred supplier The agent proposes a purchase order only if the ERP holds the item's minimum stock, reorder point and preferred supplier. Without that data, the agent flags the item for review and does not prepare a purchase order. ### Language model and hosting region The language model that extracts the order from the email, its provider and the region where it runs are chosen during rollout. The model receives only the email and its attachments, with no data from the ERP or the CRM; the company signs the contract with the model provider. ## [Rollout](#puesta-en-marcha) The rollout begins with building the map of order, customer and stock data and testing the agent on emails whose orders have already been entered, before the agent processes any new email. Hellomatik builds the map from the data the company supplies; the company neither accesses the technical console nor writes the map. The use case has no fixed timetable. 1. 01 ### Company map Hellomatik defines the use case's sources: the mailbox, the CRM and the ERP data for customers, items, stock, orders, purchase orders and credit. The ERP connection reads data without approval and writes only approved orders. 2. 02 ### Cross-references and minimum stock Hellomatik loads each customer's item codes from their previous orders, and each item's minimum stock, reorder point and preferred supplier from the ERP. Missing data stays as an outstanding query until the company supplies it. 3. 03 ### Testing with orders already entered The agent processes emails for orders already entered by hand, and each draft is compared line by line with the original order in the ERP. Every difference is reviewed before a new email is processed. 4. 04 ### Inbox and approvals The company assigns who approves orders in Customer Service, who approves purchase orders in Purchasing, and which inbox each approval request goes to. Once the approvers are assigned, the agent starts reading the orders mailbox. ## Limits of the use case - The use case does not say how many orders a company receives by email or how long each one takes to process. No company is running this use case yet: volume and processing time are measured on the emails of the company that adopts the use case. - The use case does not claim every format is read equally well. An order dictated in a voice note or a photographed handwritten order falls outside the use case: the whole order is flagged as an outstanding query, for manual entry. In the formats that are read, data not recognised with confidence is flagged as an outstanding query. Book a meeting with a Hellomatik engineer to review how email orders reach your company today. [All use cases](https://hellomatik.com/use-cases) Companies using Hellomatik - ![LIXIL](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Flixil-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Joma Sports](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fjoma-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Clínica Planas](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fclinica-planas-tinta.png&w=2048&q=75) Or request a meeting here Your work email \* Your name \* Your phone (optional) The task you want to start with (optional) Website Book a meeting Hellomatik, S.L. uses this data to reply to your request and arrange the meeting. Your rights and further information are in the [Hellomatik privacy policy](https://hellomatik.com/privacy). A Hellomatik engineer responds within one working day. No sales calls. Data is encrypted and hosted in the European Union. Or pick a day and time directly: [Choose a day and time](https://calendly.com/hellomatik/30min) --- [Inicio](https://hellomatik.com/es)/[Casos de uso](https://hellomatik.com/es/casos-de-uso) # Gestión de pedidos recibidos por correo electrónico Del correo del cliente al borrador del pedido, con stock y crédito comprobados y pendiente de aprobación Para empresas que reciben pedidos por correo y los registran a mano en el sistema de gestión, con el riesgo de la comprobación omitida: la referencia mal interpretada, el stock ya comprometido o el crédito agotado. [Reserve una reunión](https://hellomatik.com/es/contact) Fuentes de datos Correo · CRM (el sistema de gestión de clientes) · ERP (el sistema de gestión de la empresa) - Correo - CRM (el sistema de gestión de clientes) - ERP (el sistema de gestión de la empresa) Aprobación Atención al Cliente aprueba el pedido; Compras aprueba la orden de compra Primer paso Prueba con los correos de pedido ya registrados, antes de procesar uno nuevo Recepción del pedido por correo electrónicoComprobación del límite de créditoComprobación de la disponibilidad de stockPreparación del borrador del pedido y de la orden de compra Sistemas de la empresaDatos consultadosComprobacionescon artículo bajo mínimos Correo Pedido de cliente Borrador del pedido CRM Cliente Crédito del cliente ERP Stock Stock disponible Orden de compra Un pedido Borrador del pedido de cliente En preparaciónPendiente de aprobación 1. Cliente y artículos identificados 2. Pedido dentro del límite de crédito del cliente 3. Stock disponible; un artículo por debajo del punto de pedido 4. Borrador preparado con todas las líneas del pedido de cliente La orden de compra de reposición del artículo bajo mínimos queda pendiente de la aprobación de Compras.Atención al Cliente aprueba, modifica o rechaza el borrador del pedido de cliente.AprobarModificarRechazar En esta página 1. [Procedimiento manual](#situacion) 2. [Fuentes de datos y elementos del mapa](#fuentes-y-objetos) 3. [Los seis pasos de cada correo](#comprobaciones) 4. [Leer el correo](#lectura-del-correo) 5. [Identificar al cliente](#identificacion-del-cliente) 6. [Traducir las referencias](#traduccion-de-los-articulos) 7. [Calcular la disponibilidad](#disponibilidad) 8. [Comprobar el crédito](#credito) 9. [Preparar la reposición](#reposicion) 10. [Componer el borrador del pedido](#el-borrador-del-pedido) 11. [Aprobación y registro](#aprobacion-y-registro) 12. [Aportación de la empresa](#lo-que-aporta-la-empresa) 13. [Puesta en marcha](#puesta-en-marcha) 14. [Límites del caso de uso](#lo-que-no-dice) La gestión de pedidos recibidos por correo electrónico convierte el correo de un cliente en un borrador de pedido comprobado con los datos del CRM y del ERP (el sistema de gestión de la empresa), con el cliente identificado, los artículos traducidos a las referencias propias, el stock y el crédito comprobados y, si procede, la orden de compra de reposición preparada. El registro del pedido en el ERP requiere la aprobación de Atención al Cliente; el envío de la orden de compra, la aprobación de Compras. En esta página - [Procedimiento manual](#situacion) - [Fuentes de datos y elementos del mapa](#fuentes-y-objetos) - [Los seis pasos de cada correo](#comprobaciones) - [Leer el correo](#lectura-del-correo) - [Identificar al cliente](#identificacion-del-cliente) - [Traducir las referencias](#traduccion-de-los-articulos) - [Calcular la disponibilidad](#disponibilidad) - [Comprobar el crédito](#credito) - [Preparar la reposición](#reposicion) - [Componer el borrador del pedido](#el-borrador-del-pedido) - [Aprobación y registro](#aprobacion-y-registro) - [Aportación de la empresa](#lo-que-aporta-la-empresa) - [Puesta en marcha](#puesta-en-marcha) - [Límites del caso de uso](#lo-que-no-dice) ## [Procedimiento manual](#situacion) En la venta entre empresas, una parte de los pedidos llega por correo electrónico en texto libre, con las referencias propias de cada cliente y, con frecuencia, con adjuntos en formatos diversos. El proceso manual de cada correo comprende cinco tareas repartidas entre el CRM (el sistema de gestión de clientes) y el ERP: la identificación del remitente en el CRM, la localización de los artículos en el catálogo, la comprobación del stock, la comprobación del crédito en la ficha del cliente y el registro del pedido en el ERP. El coste principal del proceso manual no es el tiempo de registro, sino la comprobación omitida, que deja registrado un pedido con un error de referencia, de stock o de crédito. La reposición del stock bajo mínimos es una consecuencia del pedido y en el proceso manual se gestiona aparte, cuando se detecta la falta. ## [Fuentes de datos y elementos del mapa](#fuentes-y-objetos) El agente es el software que realiza cada tarea. El agente trabaja sobre el mapa de la empresa, la descripción escrita que indica dónde está cada dato, qué contiene cada fuente y cómo se analiza cada situación del negocio. Ver la figura Contenido del mapa para el caso de uso Fuentes Buzón de pedidos CRM ERP Elementos del mapa Pedido Cliente Artículo Stock Crédito Orden de compra Comprobaciones Cliente Artículos Stock Crédito Operaciones con aprobación Registro del pedidoAprobación de Atención al Cliente Envío de la orden de compraAprobación de Compras Tres fuentes de lectura, seis elementos, cuatro comprobaciones y dos operaciones, cada operación con el departamento que la aprueba. Ver el detalle Para el caso de uso, el mapa declara tres fuentes: el buzón de pedidos, que contiene el pedido; el CRM, que contiene la ficha del cliente con la tarifa que se le aplica, su forma de pago y su límite de crédito; y el ERP, que contiene el catálogo con sus precios, el stock, las órdenes de compra pendientes y el crédito ya usado. Sobre esas tres fuentes el mapa define cuatro comprobaciones y dos operaciones sujetas a aprobación. El agente lee una copia de los datos de las tres fuentes, y cada dato del borrador lleva la fecha de su última actualización; una fuente que no responde deja su parte del borrador marcada como no actualizada, sin detener el pedido. El agente no escribe en las fuentes por su cuenta: las dos únicas operaciones, el registro del pedido y el envío de la orden de compra, se ejecutan solo tras la aprobación. Atención al Cliente aprueba el pedido y Compras aprueba la orden de compra. ## [Los seis pasos de cada correo](#comprobaciones) Cada correo pasa por seis pasos, siempre en el mismo orden: la lectura del correo, la identificación del cliente, la traducción de los artículos, la disponibilidad, el crédito y la reposición, que prepara una orden de compra si un artículo queda bajo mínimos. Ninguna comprobación detiene el pedido: cada una deja su resultado en la línea y el borrador llega completo, con las dudas marcadas. Cada paso se describe en su apartado, con los datos que el agente lee y el resultado que deja en la línea; los dos últimos apartados describen el borrador del pedido y su aprobación. ## [Leer el correo](#lectura-del-correo) La lectura del correo es la extracción de las líneas del pedido a partir del cuerpo del correo, de sus tablas y de sus adjuntos. El modelo de lenguaje (el programa de inteligencia artificial que interpreta texto) extrae cada línea con el texto original del cliente y su cantidad; el texto ilegible o ambiguo queda marcado como duda, sin completar. El modelo de lenguaje recibe solo el correo y sus adjuntos, sin ningún dato del ERP ni del CRM, y no traduce referencias: la traducción es el paso siguiente, con la tabla de equivalencias. Ver la figura Del correo a las líneas del pedido Correo del cliente DeRemitente del cliente AsuntoPedido AdjuntosTabla o fichero con las líneas - Línea con la referencia del cliente y la cantidad - Línea con la descripción del cliente y la cantidad - Línea con texto ambiguo Líneas extraídas Texto originalCantidadEstado Referencia del clienteCantidad: Cantidad leídaEstado: Lista para la traducción Descripción del clienteCantidad: Cantidad leídaEstado: Lista para la traducción Texto ambiguoCantidad: Sin cantidadEstado: Duda Cada línea entra con el texto original del cliente; el modelo de lenguaje no traduce referencias ni completa cantidades. ## [Identificar al cliente](#identificacion-del-cliente) La identificación del cliente es la búsqueda del remitente del correo en el CRM (el sistema de gestión de clientes). El agente compara la dirección y el dominio de correo del remitente con las fichas del CRM y toma de la ficha encontrada la tarifa del cliente, la forma de pago y el límite de crédito concedido. Un remitente sin ficha deja el pedido con la duda de cliente, y el pedido sigue adelante. Un contacto nuevo de una empresa con ficha se identifica por el dominio; la ficha del CRM no se crea ni se modifica en este caso de uso. Ver la figura El remitente, buscado en el CRM Remitente del correo - Dirección de correo - Dominio de la empresa - Nombre del contacto 1Dirección de correo 2Dominio de la empresa Ficha del cliente en el CRM - Empresa y contacto - Tarifa - Forma de pago - Cliente identificado, con tarifa y forma de pago - Sin ficha en el CRM: duda de cliente en el borrador Búsqueda en el CRM por la dirección exacta y, si no aparece, por el dominio de la empresa. ## [Traducir las referencias](#traduccion-de-los-articulos) La traducción de las referencias es la conversión de la referencia de cada línea en el artículo propio del catálogo. El agente busca la referencia del cliente en la tabla de equivalencias (la tabla que traduce las referencias de cada cliente a las propias) y toma del ERP el artículo propio y su precio en la tarifa del cliente. La referencia que la tabla no contiene queda como duda con el texto original; el agente no la sustituye por la referencia más parecida. La tabla de equivalencias crece con cada corrección aprobada: la referencia corregida en un pedido queda traducida para el pedido siguiente del mismo cliente. Ver la figura La referencia del cliente, traducida al artículo propio Línea del pedido - Referencia del cliente - Descripción del cliente - Cantidad 1Referencia del cliente 2Descripción del cliente en pedidos anteriores Tabla de equivalencias y ERP - Referencia del cliente y su artículo propio - Artículo propio y descripción - Precio en la tarifa del cliente - Artículo propio y precio en la línea - Sin equivalencia: duda con el texto original del cliente Lo que la tabla de equivalencias no contiene queda como duda; nunca se completa con la referencia más parecida. ## [Calcular la disponibilidad](#disponibilidad) La disponibilidad es la cantidad de cada artículo que la empresa puede servir hoy, calculada a partir del stock del ERP. El agente resta del stock la cantidad comprometida en otros pedidos; el resultado es la cantidad que se puede servir hoy. Para el resto, el agente toma la fecha de las órdenes de compra pendientes de recibir. El campo de stock del ERP por sí solo no es la disponibilidad: incluye mercancía ya comprometida en otros pedidos. Tomar ese campo como disponibilidad confirma pedidos que no se pueden servir. Ver la figura El cálculo de la disponibilidad Stock del artículoERP · stock −Cantidad comprometida en otros pedidosERP · pedidos de cliente pendientes de servir +Órdenes de compra pendientes de recibir, con su fechaERP · órdenes de compra - Cantidad que se puede servir hoy - Fecha en la que se puede servir el resto El cálculo se repite por cada línea del pedido; la línea sin stock suficiente sigue en el borrador con su fecha. ## [Comprobar el crédito](#credito) La comprobación del crédito compara el importe del pedido con el crédito disponible del cliente. El agente resta del límite de crédito concedido el crédito usado y las facturas pendientes de cobro, y compara el resultado con el importe del borrador. Un pedido que supera el límite no se detiene: llega a la aprobación con la marca de crédito y el importe que lo supera. La decisión sobre un pedido con marca de crédito corresponde a Atención al Cliente. Si la empresa fija una regla para esos pedidos, la regla se escribe en el mapa y queda en el historial. Ver la figura La comprobación del crédito Límite de crédito concedidoCRM · ficha del cliente −Crédito usado en pedidos pendientes de facturarERP · pedidos −Facturas pendientes de cobroERP · cobros vsImporte del borrador del pedidoEl borrador - Pedido dentro del crédito disponible - Pedido por encima del límite: marca de crédito con el importe que lo supera El pedido con marca de crédito llega completo a la aprobación; la decisión es de Atención al Cliente. ## [Preparar la reposición](#reposicion) La reposición es la orden de compra al proveedor habitual que el agente prepara cuando el stock de un artículo, descontado el pedido, queda por debajo del punto de pedido (la cantidad de stock a partir de la cual se repone). El agente toma del ERP el stock mínimo, el punto de pedido y el proveedor habitual; sin esos datos, avisa de que faltan datos de reposición del artículo y no prepara la orden de compra. El envío de la orden de compra requiere la aprobación de Compras, aparte de la aprobación del pedido por Atención al Cliente. Ver la figura Del stock resultante a la orden de compra Stock del artículo descontado el pedidoResultado de la disponibilidad vsPunto de pedido del artículoERP · ficha del artículo +Proveedor habitual y cantidad de reposiciónERP · ficha del artículo - Orden de compra al proveedor habitual, pendiente de la aprobación de Compras - Sin punto de pedido o sin proveedor habitual: aviso de artículo bajo mínimos, sin orden de compra La orden de compra solo se propone con el punto de pedido y el proveedor habitual en el ERP; sin ellos, el agente avisa y no la prepara. ## [Componer el borrador del pedido](#el-borrador-del-pedido) El borrador del pedido es el documento que reúne el resultado de los seis pasos: el cliente identificado con su tarifa y su forma de pago, cada línea con su artículo propio, su cantidad servible y su fecha, las dudas marcadas y la marca de crédito si procede. El borrador llega completo aunque tenga dudas; ninguna comprobación lo detiene. El borrador es lo que Atención al Cliente ve al abrir la petición de aprobación: el pedido entero, con cada duda en su línea y el motivo de cada marca. Ver la figura El borrador del pedido, completo Borrador del pedido Pendiente de aprobación · Atención al Cliente ClienteIdentificado en el CRM TarifaLa de la ficha del cliente Forma de pagoLa de la ficha del cliente CréditoDentro del límite ArtículoCantidadDisponibilidad Artículo propioCantidad: Cantidad del clienteDisponibilidad: Servible hoy Artículo propioCantidad: Cantidad del clienteDisponibilidad: Una parte hoy; el resto en la fecha de la orden de compra Texto original del clienteCantidad: Cantidad del clienteDisponibilidad: Duda: sin equivalencia Lo que Atención al Cliente ve al abrir la petición: el borrador entero, con cada duda en su línea. ## [Aprobación y registro](#aprobacion-y-registro) El borrador del pedido llega a la bandeja de Atención al Cliente como petición «Aprobación · pedido» con tres acciones: aprobar, modificar y rechazar. La aprobación registra el pedido en el ERP tal como está; la modificación permite corregir las líneas antes del registro; el rechazo deja el pedido sin registrar, con el motivo. Ver la figura La petición de aprobación Bandeja de Atención al Cliente Aprobación · pedido - Borrador del pedido con el resultado de cada comprobación - Dudas y marca de crédito, línea a línea - Orden de compra de reposición, si procede, para la aprobación de Compras AprobarRegistro del pedido en el ERP tal como está ModificarModificación de las líneas antes del registro RechazarPedido sin registrar, con el motivo - Historial de aprobaciones: la decisión y quién la tomó - Historial de operaciones: las lecturas y los cálculos del agente El agente prepara; Atención al Cliente aprueba, modifica o rechaza; el agente registra el pedido aprobado. Ver el detalle Un pedido sin decisión permanece pendiente y sin registrar. Si el stock o el crédito cambian entre el borrador y la aprobación, el agente actualiza el borrador y la aprobación se pide de nuevo; una misma aprobación nunca registra dos veces. Cada decisión queda en el historial de aprobaciones, junto al historial de operaciones (lecturas y cálculos del agente). El ciclo es siempre el mismo: el agente prepara, una persona aprueba, modifica o rechaza, y el agente registra el pedido aprobado. El pedido siguiente aprovecha las correcciones: las equivalencias corregidas quedan en la tabla de equivalencias y las reglas de crédito que fija la empresa, en el mapa. ## [Aportación de la empresa](#lo-que-aporta-la-empresa) Tres decisiones propias de cada empresa determinan lo que el agente propone. ### Alcance de la aprobación En el caso de uso todo pedido requiere aprobación. Si la empresa decide que los pedidos de clientes dentro de su límite de crédito y sin dudas se registren sin pasar por la bandeja, esa regla se escribe en el mapa y queda en el historial; el agente no establece esa regla por su cuenta. ### Mínimos y proveedor habitual La orden de compra solo se propone si el ERP contiene el stock mínimo, el punto de pedido y el proveedor habitual del artículo. Sin esos datos, el agente avisa de que faltan datos de reposición del artículo y no prepara la orden de compra. ### Modelo de lenguaje y región de proceso de los datos El modelo de lenguaje que extrae el pedido del correo se elige en la puesta en marcha, con su proveedor y la región donde se procesan los datos. El modelo recibe solo el correo y sus adjuntos, sin ningún dato del ERP ni del CRM; el contrato con el proveedor del modelo lo firma la empresa. ## [Puesta en marcha](#puesta-en-marcha) La puesta en marcha comienza por el mapa de los datos de pedidos, clientes y stock y por una prueba con correos cuyos pedidos ya están registrados, antes de que el agente procese un correo nuevo. Hellomatik construye el mapa con los datos que la empresa aporta; la empresa no escribe el mapa. El caso de uso no fija plazos de calendario. 1. 01 ### Mapa de los datos Definición de las fuentes del caso de uso: el buzón, el CRM y las tablas del ERP de clientes, artículos, stock, pedidos, órdenes de compra y crédito. La conexión con el ERP lee sin aprobación y solo registra pedidos y órdenes de compra aprobados. 2. 02 ### Equivalencias y mínimos Carga de las referencias de cada cliente a partir de sus pedidos anteriores, y de los stocks mínimos, puntos de pedido y proveedores habituales del ERP. Los datos que faltan quedan como duda hasta que la empresa los completa. 3. 03 ### Prueba con pedidos registrados Procesamiento de correos de pedidos ya registrados manualmente y comparación línea a línea del borrador con el registro original. Cada diferencia se revisa antes de procesar un correo nuevo. 4. 04 ### Bandeja y aprobaciones Asignación de quién aprueba los pedidos en Atención al Cliente y quién aprueba las órdenes de compra en Compras, y de la bandeja a la que llega cada petición de aprobación. Con las aprobaciones asignadas, el agente lee el buzón, Atención al Cliente aprueba los pedidos y Compras aprueba las órdenes de compra. ## Límites del caso de uso - El caso de uso no dice cuántos pedidos entran por correo en una empresa ni cuánto tiempo requiere cada uno. Este caso de uso todavía no está en funcionamiento en ninguna empresa: el volumen y el tiempo se miden sobre los correos de la empresa que lo implante. - El caso de uso no afirma que todos los formatos se lean igual de bien. Un pedido dictado en un audio, o escrito a mano y fotografiado, no se lee: entra entero como duda, para su registro manual. En los formatos que sí se leen, los datos no reconocidos con certeza quedan como duda. Reserve una reunión con un ingeniero de Hellomatik para revisar cómo llegan hoy los pedidos por correo a su empresa. [Todos los casos de uso](https://hellomatik.com/es/casos-de-uso) Empresas usuarias de Hellomatik - ![LIXIL](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Flixil-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Joma Sports](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fjoma-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Clínica Planas](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fclinica-planas-tinta.png&w=2048&q=75) O pida la reunión aquí Su correo de empresa \* Su nombre \* Su teléfono (opcional) Tarea con la que desea empezar (opcional) Website Reserve una reunión Hellomatik, S.L. trata estos datos para responder a su solicitud y organizar la reunión. Derechos y más información en la [política de privacidad de Hellomatik](https://hellomatik.com/es/privacy). Un ingeniero de Hellomatik responde en el plazo de un día laborable. Hellomatik no realiza llamadas de venta. Los datos se guardan cifrados en servidores de la Unión Europea. O elija día y hora directamente: [Elegir día y hora](https://calendly.com/hellomatik/30min) --- [Home](https://hellomatik.com/)/[Use cases](https://hellomatik.com/use-cases) # Supplier invoice posting Each supplier invoice matched line by line against the purchase order and the delivery note, with differences flagged and the posting prepared for approval For companies that post supplier invoices without being able to match them line by line against the purchase order and the delivery note. [Book a meeting](https://hellomatik.com/contact) Data sources Email or supplier portal · ERP (the company's management system) - Email or supplier portal - ERP (the company's management system) Approval Finance approves, changes or rejects the proposed posting; Purchasing is notified of price differences First step A test run on last financial year's invoices, before any new posting is proposed Invoice received by emailMatching against the purchase orderMatching against the delivery notePreparing the invoice posting Company systemsData retrievedChecks Email Supplier invoice ERP Purchase order Agreed price Delivery note Quantity received Posting An invoice Supplier invoice posting In preparationPending approval 1. Invoice data extracted 2. Price difference from the agreed price 3. Quantities matching the delivery note 4. Posting prepared with the price difference flagged Price difference alert sent to PurchasingFinance approves, changes or rejects the posting, with the price difference flagged.ApproveAmendReject On this page 1. [The manual process](#situacion) 2. [Data sources and the company map](#sources-and-objects) 3. [Reading the invoice from the original file](#reading-the-original) 4. [Matching each line against the purchase order and the delivery note](#matching-by-keys) 5. [Comparing quantities and prices](#line-by-line-comparison) 6. [Proposing the posting](#proposed-posting) 7. [Approving and posting](#approval-and-posting) 8. [Company decisions](#lo-que-aporta-la-empresa) 9. [Rollout](#puesta-en-marcha) 10. [Limits of the use case](#lo-que-no-dice) Supplier invoice posting is the process in which the agent (the software that carries out the work) matches every invoice received against the purchase order and the delivery note recorded in the ERP (the company's management system), flags differences in quantity and price, and prepares the proposed posting with the ledger account, cost centre and expense type. Finance approves, changes or rejects the proposed posting; Purchasing is notified of any price difference. On this page - [The manual process](#situacion) - [Data sources and the company map](#sources-and-objects) - [Reading the invoice from the original file](#reading-the-original) - [Matching each line against the purchase order and the delivery note](#matching-by-keys) - [Comparing quantities and prices](#line-by-line-comparison) - [Proposing the posting](#proposed-posting) - [Approving and posting](#approval-and-posting) - [Company decisions](#lo-que-aporta-la-empresa) - [Rollout](#puesta-en-marcha) - [Limits of the use case](#lo-que-no-dice) ## [The manual process](#situacion) Supplier invoices arrive by email or through a portal, in different formats and often with dozens of lines. The manual process involves locating the purchase order, comparing the invoice with the delivery note, checking prices against the terms agreed with the supplier and keying in the posting with its ledger account and cost centre. The work piles up at the month‑end close, and the most valuable check, that every invoiced line corresponds to goods ordered and received, is the one performed least often. Without line‑by‑line matching, the company pays prices that differ from those agreed, pays for more than it received and pays duplicate invoices, and notices these errors late or not at all. Manual matching depends on ERP exports pasted into spreadsheets whose layout changes from month to month. ## [Data sources and the company map](#sources-and-objects) The company map is the written description of where each piece of data is held, what each source contains and how each situation is analysed. The agent performs each task according to the map and does nothing beyond what the map defines. Show the figure Map contents for this use case Sources Invoice mailbox or supplier portal ERP Map elements Invoice Purchase order Delivery note Supplier's terms Expense families and cost centres Checks Reference matching Quantity Price Duplicate invoice Operations subject to approval Invoice recorded as checkedSubject to Finance's approval PostingSubject to Finance's approval The map sets out two sources, the elements they hold, four checks and two operations, both subject to Finance's approval. Show details For this use case, the map sets out two sources: the invoice mailbox or supplier portal, which supplies the invoice in its original file, and the ERP, which supplies the purchase orders, delivery notes, the terms agreed with each supplier and the accounting reference lists for expense families and cost centres. Using those two sources, the map defines four checks and two operations subject to approval. The agent reads both sources and writes nothing to them except the two operations Finance approves. Every figure in the proposal carries the date of its last update; if a source does not respond, the figures from that source are marked as out of date and the invoice still goes ahead. The only two operations in the use case, recording the invoice as checked and posting it, take place only with Finance's approval. ## [Reading the invoice from the original file](#reading-the-original) The agent reads the invoice from the file the supplier sent (PDF, spreadsheet or electronic invoice) using the reader built for that format. No line is summarised: every line is captured with its text, quantity and price, and charges such as carriage, discounts and taxes are captured as separate lines. The first invoice in a new format is read by a language model (the artificial‑intelligence program that reads text), and that invoice is held as an outstanding query until a reader for the new format has been tested. Known formats are read without a language model. ## [Matching each line against the purchase order and the delivery note](#matching-by-keys) The agent matches every invoice line to the corresponding purchase order and delivery note lines by reference, not by amount: an identical amount does not identify a line. Show the figure Every line, matched by references in sequence Invoice line - Purchase order reference quoted - Delivery note number - Item reference and date 1Purchase order reference 2Delivery note number 3Item reference and date ERP - Purchase order lines - Delivery note lines - Items and receipt dates - Line matched to its purchase order and delivery note lines - No match: sent to Purchasing as a line without a purchase order, with its original text Each reference is tried only when the previous one is missing; the amount is not a reference. A line with no match goes to Purchasing with its original text. Show details The agent tries the references in turn, falling back to the next only when the previous one is missing: the purchase order reference quoted on the invoice; failing that, the delivery note number; failing that, the item reference and the date. All three references are held in the ERP. A line with no match is not discarded: the agent classifies it as a line without a purchase order, with its original text, and sends it to Purchasing. ## [Comparing quantities and prices](#line-by-line-comparison) Once a line is matched, the agent makes two comparisons: invoiced quantity against the quantity received on the delivery note, and invoiced price against the price agreed in the supplier's terms. Each comparison records a result on the line: a match, or a difference with its reason. A price or quantity difference, or a line with no match, does not stop the invoice: the invoice goes for approval in full, with the result recorded on every line. A duplicate invoice is the exception: it reaches Finance without a proposed posting. Show the figure Difference Detection Recipient Price different from the agreed price Line price against the supplier's terms Purchasing, which agreed the terms Quantity exceeding the quantity received Line quantity against the delivery note The person who recorded the delivery note Line without a purchase order No match in the reference sequence Purchasing: a purchase without an order, or a supplier error Duplicate invoice Same supplier and same invoice number, or same lines under a different number Finance; the agent does not propose it for posting ## [Proposing the posting](#proposed-posting) The proposed posting is the accounting entry (the record of the invoice in the company's books) that the agent prepares for every matched invoice. Show the figure The proposed posting, field by field Proposing the posting Pending approval · Finance SupplierSupplier record in the ERP InvoiceNumber and date Purchase typeFrom the purchase order MatchingResult shown for each line Group of linesLedger account and cost centreSource ItemsLedger account and cost centre: Ledger account from the formula; cost centre from the reference listSource: Formula and ERP reference lists CarriageLedger account and cost centre: Ledger account from the formulaSource: Formula Charge with no expense familyLedger account and cost centre: BlankSource: Outstanding query: no fallback value Each group of lines carries the ledger account and cost centre resolved from the formula agreed with Finance and from the ERP reference lists; anything the formula cannot resolve arrives blank or flagged as an outstanding query. Field Source If unresolved Ledger account Formula applied to the expense family and purchase type The expense family's account, flagged as an outstanding query Cost centre Cost centre reference list, by purchase order or by the line's destination The purchase order's cost centre, if it has one; otherwise blank Expense type Formula applied to the purchase type, supplier and line text Blank; no default value Show details The proposed posting is built on two fields already held in the ERP: the purchase type, which the purchase order assigns to each item ordered, and the expense family, the expense group the ERP uses to classify each item. For each group of lines, the agent determines three fields of the entry: the ledger account, the cost centre and the expense type, which is the accounting classification of what was bought. All three come from the ERP reference lists and from the formula. The formula is the posting rule agreed once with Finance during rollout; the formula assigns each group of lines a ledger account, from the expense family and purchase type, and an expense type, from the purchase type, supplier and line text, and the cost centre comes from the ERP's cost centre reference list. A formula with a few inputs and two reference lists (expense families and cost centres) replaces a case‑by‑case list of accounting rules: every rule on such a list is one output of the formula. A field the formula cannot resolve (a new supplier, a charge with no expense family) arrives with the fallback value flagged as an outstanding query or, where there is no fallback, blank; never with an unflagged default value. The proposed posting, with all its lines, is presented in full for approval. ## [Approving and posting](#approval-and-posting) The invoice reaches the Finance inbox as an ‘Approval · invoice’ request containing the match result for each line, the proposed posting, the matching detail and three actions: approve, change or reject. Show the figure The approval request Finance inbox Approval · invoice - Match result per line - Proposed posting with all its lines - Differences with their recipient: Purchasing or the person who recorded the delivery note ApproveInvoice recorded as checked and posted as proposed ChangeProposed posting amended before recording RejectInvoice left unposted, with the reason, and Purchasing alerted if the reason concerns the supplier - Approval log: each decision and who took it - Operations log: invoice reading, line matching and the formula applied The agent prepares; Finance approves, changes or rejects; once approved, the agent records the invoice as checked and posts it. Show details Finance's approval authorises the two operations: the invoice is recorded as checked and posted as proposed. Choosing Change opens the proposed posting for editing before it is recorded; choosing Reject leaves the invoice unposted, with the reason, and alerts Purchasing if the reason concerns the supplier. An invoice with no decision stays pending and is neither recorded nor posted. If the purchase order or the delivery note changes between the proposal and the approval, the agent updates the proposal and requests approval again; an approval is never applied twice. Every decision is recorded in the approval log, alongside the operations log. The approval log is applied to the next invoice from the same supplier: a ledger account corrected by Finance is proposed as a change to the formula, which takes effect only once Finance approves it, and a price accepted by Finance is used only once Purchasing records it in the supplier's terms. In this use case every posting requires approval. If the company decides that invoices with no differences should be posted without going through the Finance inbox, that rule is written into the map and recorded in the approval log; the agent never sets such a rule itself. ### Design criteria Matching uses references in sequence, and the amount is compared only after each line is matched. Matching by amount links lines from different purchase orders whenever the amounts coincide, and hides the real difference. The share of postings that can be automated depends on how consistent the company's past bookkeeping is, not on the calculation itself: neither a system nor a person can reproduce an accounting rule that changed mid‑year, or two identical lines posted with different expense types. The agent reports such cases as accounting practices still to be standardised. ## [Company decisions](#lo-que-aporta-la-empresa) Three decisions specific to each company determine what the agent flags and proposes. ### Price and quantity tolerances The company sets how large a price or quantity difference can be before the agent flags it, such as a rounding difference or a small variation in carriage. Without a defined tolerance, the agent flags every difference. ### Agreed terms Price comparison requires each supplier's terms to be recorded in the ERP and up to date. A price agreed but not recorded is flagged as a difference until Purchasing records it. ### Language model and hosting region The language model that reads new formats, its provider and the region where it runs are chosen during rollout; the model receives only the invoice file. The company signs the contract with the model provider. ## [Rollout](#puesta-en-marcha) Rollout begins with the data map for purchasing and supplier invoices and with a test run matching invoices already posted, before the agent proposes posting any new invoice. Hellomatik builds the map from the data the company supplies; the company neither accesses the technical console nor writes the map. The use case has no fixed timetable. 1. 01 ### Company map Hellomatik defines the use case's sources: the mailbox or supplier portal, and the ERP records for purchase orders, delivery notes, suppliers, agreed terms, expense families and cost centres. The agent only reads from the ERP, except for the use case's two operations, which run only after Finance approves them. 2. 02 ### Invoice readers by format Hellomatik builds a reader for each format the main suppliers use, based on their invoices from previous months. The first invoice in a new format is held as an outstanding query until a reader for that format has been tested. 3. 03 ### Testing the accounting formula Hellomatik and Finance define the formula for ledger account, cost centre and expense type, and test it against the invoices posted in the last financial year. Finance reviews every difference and standardises the inconsistent accounting practices behind them before rollout continues. 4. 04 ### Inbox and approvals The company assigns the person who approves postings and the recipients of price and quantity differences. Once both roles are assigned, the agent reads the mailbox and Finance approves, changes or rejects each proposed posting. ## Limits of the use case - The use case does not state what share of invoices match the purchase order and the delivery note at the first attempt, or how much time is saved. No company is running this use case yet: both figures are measured on the invoices of the company that adopts it. - The use case does not claim that every format is read equally well. A PDF made from a photograph falls outside the use case: the whole invoice is flagged as an outstanding query, with the image attached, for manual entry. In the formats that are read, any line that cannot be read with confidence is flagged as an outstanding query. - The use case does not cover the tax treatment of the invoice. VAT, reverse charge, intra‑community transactions, withholding tax, credit notes and corrective invoices fall outside it: the agent carries them into the proposed posting exactly as the invoice states them, and Finance resolves them. Nor does the use case cover a closed accounting period: an invoice dated in a closed period is flagged as an outstanding query. Book a meeting with a Hellomatik engineer to review how supplier invoices are matched in your company today. [All use cases](https://hellomatik.com/use-cases) Companies using Hellomatik - ![LIXIL](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Flixil-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Joma Sports](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fjoma-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Clínica Planas](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fclinica-planas-tinta.png&w=2048&q=75) Or request a meeting here Your work email \* Your name \* Your phone (optional) The task you want to start with (optional) Website Book a meeting Hellomatik, S.L. uses this data to reply to your request and arrange the meeting. Your rights and further information are in the [Hellomatik privacy policy](https://hellomatik.com/privacy). A Hellomatik engineer responds within one working day. No sales calls. Data is encrypted and hosted in the European Union. Or pick a day and time directly: [Choose a day and time](https://calendly.com/hellomatik/30min) --- [Inicio](https://hellomatik.com/es)/[Casos de uso](https://hellomatik.com/es/casos-de-uso) # Contabilización de facturas de proveedor La factura de proveedor cotejada línea a línea con la orden de compra y el albarán, con las diferencias señaladas y la contabilización preparada, pendiente de aprobación Para empresas que contabilizan facturas de proveedor sin poder cotejarlas línea a línea con la orden de compra y el albarán. [Reserve una reunión](https://hellomatik.com/es/contact) Fuentes de datos Correo o portal · ERP (el sistema de gestión de la empresa) - Correo o portal - ERP (el sistema de gestión de la empresa) Aprobación Administración aprueba, modifica o rechaza la contabilización propuesta; Compras recibe las diferencias de precio Primer paso Prueba con las facturas del último ejercicio, antes de proponer una contabilización nueva Recepción de la factura por correo electrónicoCotejo con la orden de compraCotejo con el albaránPreparación del asiento contable Sistemas de la empresaDatos consultadosComprobaciones Correo Factura de proveedor ERP Orden de compra Precio pactado Albarán Cantidad recibida Asiento contable Una factura Asiento contable de la factura de proveedor En preparaciónPendiente de aprobación 1. Datos de la factura extraídos 2. Diferencia con el precio pactado 3. Cantidades conformes con el albarán 4. Asiento preparado con la diferencia de precio señalada Aviso de diferencia de precio a ComprasAdministración aprueba, modifica o rechaza el asiento, con la diferencia de precio identificada.AprobarModificarRechazar En esta página 1. [Procedimiento manual](#situacion) 2. [Fuentes de datos y elementos del mapa](#fuentes-y-objetos) 3. [Leer la factura desde el fichero original](#lectura-del-original) 4. [Cotejar cada línea con la orden de compra y el albarán](#cruce-por-claves) 5. [Comparar cantidades y precios](#comparacion-linea-a-linea) 6. [Proponer la contabilización](#contabilizacion-propuesta) 7. [Aprobar y contabilizar](#aprobacion-y-contabilizacion) 8. [Aportación de la empresa](#lo-que-aporta-la-empresa) 9. [Puesta en marcha](#puesta-en-marcha) 10. [Límites del caso de uso](#lo-que-no-dice) La contabilización de facturas de proveedor es el proceso por el que el agente (el software que realiza cada tarea) coteja cada factura recibida con la orden de compra y con el albarán registrados en el ERP (el sistema de gestión de la empresa), señala las diferencias de cantidad y de precio y prepara la contabilización propuesta con su cuenta contable, su centro de coste y su naturaleza del gasto. Administración aprueba, modifica o rechaza la contabilización propuesta; Compras recibe las diferencias de precio. En esta página - [Procedimiento manual](#situacion) - [Fuentes de datos y elementos del mapa](#fuentes-y-objetos) - [Leer la factura desde el fichero original](#lectura-del-original) - [Cotejar cada línea con la orden de compra y el albarán](#cruce-por-claves) - [Comparar cantidades y precios](#comparacion-linea-a-linea) - [Proponer la contabilización](#contabilizacion-propuesta) - [Aprobar y contabilizar](#aprobacion-y-contabilizacion) - [Aportación de la empresa](#lo-que-aporta-la-empresa) - [Puesta en marcha](#puesta-en-marcha) - [Límites del caso de uso](#lo-que-no-dice) ## [Procedimiento manual](#situacion) Las facturas de proveedor llegan por correo o por portal, en formatos distintos y a menudo con decenas de líneas. El proceso manual comprende la localización de la orden de compra, la comparación de la factura con el albarán, la comprobación de los precios comparados con las condiciones pactadas con el proveedor y la introducción manual de la contabilización con su cuenta contable y su centro de coste. El trabajo se concentra en el cierre mensual, y la comprobación de mayor valor, que cada línea facturada corresponda a mercancía pedida y recibida, es la que con menos frecuencia se realiza. Sin cotejo, la empresa paga precios distintos de los pactados, paga cantidades superiores a las recibidas y paga facturas duplicadas, y detecta la diferencia tarde o no la detecta. El cotejo manual depende de exportaciones del ERP pegadas en hojas de cálculo cuyo formato cambia de un mes a otro. ## [Fuentes de datos y elementos del mapa](#fuentes-y-objetos) El mapa de la empresa es la descripción escrita de dónde está cada dato, qué contiene cada fuente y cómo se analiza cada situación del negocio. El agente realiza cada tarea conforme al mapa y no trabaja fuera de lo que el mapa define. Ver la figura Contenido del mapa para el caso de uso Fuentes Buzón de facturas o portal del proveedor ERP Elementos del mapa Factura Orden de compra Albarán Condiciones del proveedor Familias de gasto y centros de coste Comprobaciones Cotejo por referencias Cantidad Precio Factura duplicada Operaciones con aprobación Registro de la factura como comprobadaAprobación de Administración ContabilizaciónAprobación de Administración Dos fuentes de lectura, los elementos que contienen, cuatro comprobaciones y dos operaciones con la aprobación de Administración. Ver el detalle Para este caso de uso, el mapa declara dos fuentes: el buzón de facturas o el portal del proveedor, de donde sale la factura en su fichero original, y el ERP, de donde salen las órdenes de compra, los albaranes, las condiciones pactadas con cada proveedor y las listas de referencia contables: las familias de gasto y los centros de coste. Sobre esas fuentes, el mapa define cuatro comprobaciones y dos operaciones sujetas a aprobación. El agente lee las dos fuentes y no escribe en ellas por su cuenta, y cada dato de la propuesta lleva la fecha de su última actualización; una fuente que no responde deja su parte marcada como no actualizada, sin detener la factura. Las dos únicas operaciones del caso de uso, el registro de la factura como comprobada y su contabilización, se realizan solo con la aprobación de Administración. ## [Leer la factura desde el fichero original](#lectura-del-original) El agente lee la factura del fichero enviado por el proveedor (PDF, hoja de cálculo o factura electrónica) con el lector correspondiente a su formato. El agente no resume ninguna línea: cada línea entra con su texto, su cantidad y su precio, y los conceptos de cobro (portes, descuentos, impuestos) entran como líneas propias. Un formato nuevo lo lee un modelo de lenguaje (el programa de inteligencia artificial que interpreta texto) en la primera factura, y esa factura queda marcada como duda hasta que Hellomatik prueba el lector de ese formato. Los formatos conocidos se leen sin modelo. ## [Cotejar cada línea con la orden de compra y el albarán](#cruce-por-claves) El agente empareja cada línea de la factura con su línea de orden de compra y su línea de albarán por referencias, no por importes: dos importes iguales no identifican una línea. Ver la figura Cada línea, emparejada por referencias en cascada Línea de la factura - Referencia de la orden de compra citada - Número de albarán - Referencia del artículo y fecha 1Referencia de la orden de compra 2Número de albarán 3Referencia del artículo y fecha ERP - Líneas de la orden de compra - Líneas del albarán - Artículos y fechas de recepción - Línea emparejada con su línea de orden de compra y de albarán - Sin correspondencia: línea sin orden de compra, con su texto original, para Compras Cada referencia se prueba solo si falta la anterior; el importe no es una referencia. La línea sin correspondencia va a Compras con su texto original. Ver el detalle El agente prueba las referencias en cascada, cada una solo si falta la anterior: la referencia de la orden de compra citada en la factura; en su defecto, el número de albarán; en su defecto, la referencia del artículo y la fecha. Las tres referencias están en el ERP. Una línea sin correspondencia no se descarta: el agente la clasifica como línea sin orden de compra, con su texto original, y la envía a Compras. ## [Comparar cantidades y precios](#comparacion-linea-a-linea) Con la línea emparejada, el agente hace dos comparaciones: la cantidad facturada contra la recibida según el albarán, y el precio facturado contra el pactado en las condiciones del proveedor. Cada comparación deja en la línea un resultado: coincidencia, o diferencia con su motivo escrito. Una diferencia de precio, de cantidad o de correspondencia no detiene la factura: la factura llega completa a la aprobación, con el resultado anotado en cada línea. La factura duplicada es la excepción: llega a Administración sin contabilización propuesta. Ver la figura Diferencia Detección Destinatario Precio distinto del pactado Precio de la línea comparado con las condiciones del proveedor Compras, que pactó las condiciones Cantidad superior a la recibida Cantidad de la línea comparada con el albarán La persona que registró el albarán Línea sin orden de compra Sin correspondencia en la cascada de referencias Compras: compra sin orden de compra o error del proveedor Factura duplicada Mismo proveedor y mismo número de factura, o mismas líneas con otro número Administración; el agente no la propone para contabilizar ## [Proponer la contabilización](#contabilizacion-propuesta) La contabilización propuesta es el asiento contable (la anotación de la factura en la contabilidad de la empresa) que el agente prepara para cada factura cotejada. Ver la figura La contabilización propuesta, apunte a apunte Proponer la contabilización Pendiente de aprobación · Administración ProveedorFicha del proveedor en el ERP FacturaNúmero y fecha Tipo de compraEl de la orden de compra CotejoResultado por línea, a la vista Grupo de líneasCuenta contable y centro de costeOrigen ArtículosCuenta contable y centro de coste: Cuenta de la fórmula; centro de coste de la listaOrigen: Fórmula y listas del ERP PortesCuenta contable y centro de coste: Cuenta de la fórmulaOrigen: Fórmula Concepto sin familia de gastoCuenta contable y centro de coste: En blancoOrigen: Duda: sin valor de respaldo Cada grupo de líneas lleva la cuenta contable que asigna la fórmula definida con Administración y el centro de coste de la lista del ERP; lo que la fórmula no resuelve llega en blanco o marcado como duda. Dato Origen Sin resultado de la fórmula Cuenta contable Fórmula sobre la familia de gasto y el tipo de compra La cuenta de la familia de gasto, marcada como duda Centro de coste Lista de centros de coste, por la orden de compra o por el destino de la línea El centro de coste de la orden de compra, si lo tiene; si no, en blanco Naturaleza del gasto Fórmula sobre el tipo de compra, el proveedor y el texto de la línea En blanco; sin valor por defecto Ver el detalle La contabilización propuesta parte de dos datos que ya están en el ERP. El tipo de compra es el que la orden de compra asigna a lo pedido. La familia de gasto es el grupo de gasto con el que el ERP clasifica cada artículo. Para cada grupo de líneas, el agente determina tres campos del asiento: la cuenta contable, el centro de coste y la naturaleza del gasto, que es la calificación contable de lo comprado. Los tres campos salen de las listas de referencia del ERP y de la fórmula. La fórmula es el criterio de contabilización definido una vez con Administración durante la puesta en marcha, que asigna a cada grupo de líneas su cuenta contable, a partir de la familia de gasto y del tipo de compra, y su naturaleza del gasto, a partir del tipo de compra, del proveedor y del texto de la línea; el centro de coste sale de la lista de centros de coste del ERP. Una fórmula con pocos datos y dos listas de referencia (las familias de gasto y los centros de coste) sustituye a una lista de reglas contables caso por caso: cada regla de esa lista es un resultado de la fórmula. Un dato que la fórmula no resuelve (proveedor nuevo, concepto sin familia de gasto) llega con el valor de respaldo marcado como duda o, si no hay respaldo, en blanco; nunca con un valor por defecto sin marcar. La contabilización propuesta, con todos sus apuntes, se presenta completa para la aprobación. ## [Aprobar y contabilizar](#aprobacion-y-contabilizacion) La factura llega a la bandeja de Administración como petición «Aprobación · factura», con el resultado del cotejo por línea, la contabilización propuesta y tres acciones: aprobar, modificar y rechazar, con el detalle del cotejo a la vista. Ver la figura La petición de aprobación Bandeja de Administración Aprobación · factura - Resultado del cotejo por línea - Contabilización propuesta con todos sus apuntes - Diferencias con su destinatario: Compras o quien registró el albarán AprobarRegistro de la factura como comprobada y contabilización tal como se propone ModificarModificación de la contabilización propuesta antes del registro RechazarFactura sin contabilizar, con el motivo, y aviso a Compras si el motivo es del proveedor - Historial de aprobaciones: la decisión y quién la tomó - Historial de operaciones: la lectura, el cotejo y la fórmula aplicada El agente prepara; Administración aprueba, modifica o rechaza; con la aprobación, el agente registra la factura como comprobada y la contabiliza. Ver el detalle La aprobación de Administración autoriza las dos operaciones: la factura se registra como comprobada y se contabiliza tal como se propone. Con la modificación, Administración cambia la contabilización propuesta antes del registro; el rechazo deja la factura sin contabilizar, con el motivo, y avisa a Compras si el motivo corresponde al proveedor. Una factura sin decisión permanece pendiente, sin registrar ni contabilizar. Si la orden de compra o el albarán cambian entre la propuesta y la aprobación, el agente actualiza la propuesta y la aprobación se pide de nuevo; una misma aprobación nunca registra dos veces. Cada decisión queda en el historial de aprobaciones, junto al historial de operaciones. La factura siguiente del mismo proveedor parte de ese historial: la cuenta corregida se propone como cambio de la fórmula, que Administración aprueba antes de que se aplique, y el precio aceptado queda pendiente de que Compras lo registre en las condiciones del proveedor. En este caso de uso toda contabilización requiere aprobación. Si la empresa decide que las facturas sin diferencias se contabilicen sin pasar por la bandeja, esa regla se escribe en el mapa y queda en el historial; el agente no la establece por su cuenta. ### Criterios de diseño El cotejo se hace por referencias en cascada, y el importe se compara solo después de emparejar cada línea. Emparejar por importe une líneas de órdenes de compra distintas cuando coinciden en importe y oculta la diferencia real. La contabilización propuesta depende de la coherencia de la contabilidad ya registrada: una fórmula no reproduce un criterio contable modificado a mitad de ejercicio ni dos líneas idénticas contabilizadas con naturalezas de gasto distintas. El agente presenta esos casos a Administración como criterios contables pendientes de unificar. ## [Aportación de la empresa](#lo-que-aporta-la-empresa) Tres decisiones propias de cada empresa determinan lo que el agente señala y propone. ### Márgenes de precio y cantidad La diferencia de precio o de cantidad que se acepta sin señalar (un redondeo, un porte) la fija la empresa. Sin margen definido, el agente señala toda diferencia. ### Condiciones pactadas La comparación de precios requiere que las condiciones de cada proveedor estén registradas en el ERP y al día. Un precio pactado y no registrado se señala como diferencia hasta que Compras lo registra. ### Modelo de lenguaje y región de proceso de los datos El modelo de lenguaje que lee los formatos nuevos se elige en la puesta en marcha, con su proveedor y la región donde se procesan los datos, y recibe únicamente el fichero de la factura. El contrato con el proveedor del modelo lo firma la empresa. ## [Puesta en marcha](#puesta-en-marcha) La puesta en marcha comienza por el mapa de los datos de compras y de facturas de proveedor y por el cotejo de facturas ya contabilizadas, antes de que el agente proponga la contabilización de una factura nueva. Hellomatik construye el mapa con los datos que la empresa aporta; la empresa no escribe el mapa. El caso de uso no fija plazos de calendario. 1. 01 ### Mapa de los datos Definición de las fuentes del caso de uso: el buzón o el portal, y las tablas del ERP de órdenes de compra, albaranes, proveedores, condiciones pactadas, familias de gasto y centros de coste. La conexión del agente con el ERP lee sin aprobación y solo escribe las dos operaciones del caso de uso, con la aprobación de Administración. 2. 02 ### Lectores por formato Preparación de un lector para cada formato de los proveedores principales, a partir de sus facturas de meses anteriores. La primera factura con un formato nuevo queda marcada como duda hasta que Hellomatik prueba el lector de ese formato. 3. 03 ### Fórmula contable contrastada Definición con Administración de la fórmula de cuenta contable, centro de coste y naturaleza del gasto, y ejecución sobre las facturas contabilizadas del último ejercicio. Administración revisa cada diferencia y unifica las que se deben a criterios contables distintos antes de continuar. 4. 04 ### Bandeja y aprobaciones Asignación de quién aprueba la contabilización y de quién recibe las diferencias de precio y de cantidad. Con la asignación hecha, el agente lee el buzón y Administración aprueba, modifica o rechaza cada contabilización propuesta. ## Límites del caso de uso - El caso de uso no dice qué proporción de facturas coincide a la primera con la orden de compra y el albarán ni cuánto tiempo ahorra. Este caso de uso todavía no está en funcionamiento en ninguna empresa: la proporción y el ahorro se miden sobre las facturas de la empresa que lo implante. - El caso de uso no dice que la lectura sea uniforme para cualquier formato. Una factura escaneada o fotografiada no se lee línea a línea: entra entera como duda, con la imagen al lado, para su registro manual. En los formatos que sí se leen, una línea no reconocida con certeza queda marcada como duda. - El caso de uso no cubre el tratamiento fiscal de la factura. El impuesto, la inversión del sujeto pasivo, las operaciones intracomunitarias, las retenciones, las facturas rectificativas y los abonos quedan fuera: el agente los traslada a la contabilización propuesta tal como vienen en la factura y Administración los resuelve. El caso de uso tampoco cubre el cierre de un periodo contable: una factura con fecha de un periodo cerrado queda marcada como duda. Reserve una reunión con un ingeniero de Hellomatik para revisar cómo se cotejan hoy las facturas de proveedor en su empresa. [Todos los casos de uso](https://hellomatik.com/es/casos-de-uso) Empresas usuarias de Hellomatik - ![LIXIL](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Flixil-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Joma Sports](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fjoma-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Clínica Planas](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fclinica-planas-tinta.png&w=2048&q=75) O pida la reunión aquí Su correo de empresa \* Su nombre \* Su teléfono (opcional) Tarea con la que desea empezar (opcional) Website Reserve una reunión Hellomatik, S.L. trata estos datos para responder a su solicitud y organizar la reunión. Derechos y más información en la [política de privacidad de Hellomatik](https://hellomatik.com/es/privacy). Un ingeniero de Hellomatik responde en el plazo de un día laborable. Hellomatik no realiza llamadas de venta. Los datos se guardan cifrados en servidores de la Unión Europea. O elija día y hora directamente: [Elegir día y hora](https://calendly.com/hellomatik/30min) --- [Home](https://hellomatik.com/)/[Use cases](https://hellomatik.com/use-cases) # Pre-call account review A customer's account status on one page before a sales call: purchases, orders, complaints and overdue balance For companies that sell to other businesses and only notice that a major customer is leaving when year‑on‑year sales fall, months after orders begin to drop. [Book a meeting](https://hellomatik.com/contact) Data sources ERP (the company's management system) · CRM (the customer management system) - ERP (the company's management system) - CRM (the customer management system) Approval No approval: the salesperson decides whether to use the review, makes the call and records what was agreed on the customer record First step The order frequency rule is run on the last two years of orders and the result is shown before any contract is signed Order review for the periodDelivery reviewOverdue balance reviewComplaint reviewPreparing the account review Company systemsData retrievedChecks ERP Customer orders Orders this period Deliveries Delivery issues Invoices Overdue balance CRM Complaints Open complaint Account review Pre-call account review In preparationReady to view 1. Order volume down on the previous twelve months 2. One open delivery issue 3. No overdue balance 4. One complaint pending resolution 5. Recommended action: resolve the complaint before making new offers The salesperson decides what to offer on the call.ViewAdd a comment On this page 1. [The manual process](#situacion) 2. [Data sources and the company map](#sources-and-objects) 3. [Detecting the change in order frequency](#frequency-signal) 4. [Checking sales, orders, complaints and collections](#four-areas) 5. [Composing the review](#briefing-composition) 6. [Reading the review, calling and recording what was agreed](#reading-and-recording) 7. [Company decisions](#lo-que-aporta-la-empresa) 8. [Rollout](#puesta-en-marcha) 9. [Limits of the use case](#lo-que-no-dice) The pre‑call account review sets out on one page the status of a customer who is ordering less often: the items the customer buys and has stopped buying, orders pending delivery, delivery performance on orders already delivered, open complaints and the overdue balance. The review is triggered by a drop in a customer's order frequency, recalculated every night from a synchronised copy of the data in the ERP (the company's management system). The salesperson makes the call and records what was agreed in the customer record in the CRM (the customer management system). On this page - [The manual process](#situacion) - [Data sources and the company map](#sources-and-objects) - [Detecting the change in order frequency](#frequency-signal) - [Checking sales, orders, complaints and collections](#four-areas) - [Composing the review](#briefing-composition) - [Reading the review, calling and recording what was agreed](#reading-and-recording) - [Company decisions](#lo-que-aporta-la-empresa) - [Rollout](#puesta-en-marcha) - [Limits of the use case](#lo-que-no-dice) ## [The manual process](#situacion) In business‑to‑business sales, a major customer is lost gradually: purchases shrink, part of the range moves to another supplier, and the fall only appears when sales are compared year on year. The warning signs appear months earlier: longer gaps between orders, items that stop appearing and complaints resolved late. Preparing for a call by hand means looking at five screens across two systems: sales by period, orders pending delivery, open complaints, credit and the latest orders. The usual result is a call made without the full picture: the salesperson does not know about the overdue balance, the late delivery of the latest order or the open complaint. ## [Data sources and the company map](#sources-and-objects) The company map is the written description of where each piece of data is held, what each source contains and how each business situation is analysed. The agent is the software that performs each task; the agent checks and calculates only what the map defines. Show the figure Sources, calculations and actions defined in the map Sources ERP CRM Map elements Customer Orders Invoices and payments Complaints Calculations Order frequency Sales per item Delivery performance Resolution time Actions CallMade by the salesperson Record of what was agreedOn the customer record in the CRM The map defines two sources, four calculations and two actions reserved for the salesperson; recording what was agreed is the only action that changes data, and that record is never written to the ERP. Show details For this use case, the map defines two sources: the ERP, which holds orders, invoices, payments and credit used; and the CRM, which holds the customer record with the credit limit, contacts, visits and complaints, and where the salesperson records what was agreed on the call. From these two sources, the map defines four calculations and two actions reserved for the salesperson: the call and the record of what was agreed. The agent reads both sources from a synchronised copy and writes nothing to the ERP. ## [Detecting the change in order frequency](#frequency-signal) Each customer's order frequency is the usual gap between their orders, derived from the months in the last year in which the customer placed an order. The agent recalculates it nightly over a fixed period, and the signal is raised when the time since the last order exceeds that usual gap by a defined proportion. Show the figure The usual gap and the time since the last order Frequency signal raised The axis shows the months of the last year; filled months are months with at least one order. The signal is raised when the time since the last order exceeds the customer's own usual gap. Show details The reference is each customer's own pattern, not the portfolio's. A customer who orders every month and has gone a quarter without ordering has changed frequency; a customer who orders every quarter and has gone the same quarter without ordering has not. The signal appears before the sales comparison shows any fall, because cumulative sales take months to reflect missing orders. The rule requires a minimum number of months with an order before a customer has a reference frequency; occasional customers raise no signal, and any fall in their purchases shows only in the sales comparison. ## [Checking sales, orders, complaints and collections](#four-areas) Once the signal is raised, the agent checks all four areas of the map together and takes the data needed for the call from each one. Every figure in the review carries its source: the screen it comes from. Show the figure Area Contribution to the review Calculation Sales The items the customer buys and the items they have stopped buying, with the change over the period Sales per item in the period and in the same period of the previous year Orders Orders pending delivery and the delivery performance of those delivered Promised date against actual dispatch date, order by order Complaints Open complaints and those closed recently, with their resolution time Time between opening and closing, complaint by complaint Collections Credit granted and credit used, overdue invoices and recent payments No calculation: the limit is read from the CRM and the rest from the ERP ## [Composing the review](#briefing-composition) The account review has a word limit and three parts: the customer's status, questions for the call and proposals supported by the customer's history. The review adds no figures of its own: the language model (the artificial‑intelligence program that reads and writes text) writes the three parts using only the figures already shown on the screen, taken from the same calculation. Show the figure The review, in its three parts Pre-call account review Only the figures shown on screen Customer status - Order frequency - Change in sales - Orders pending delivery - Overdue balance Questions for the call - Items no longer ordered by the customer - Complaint resolved late - Order delivered late Proposals - A substitute item, a delivery date or a visit, drawn from the customer's history The three parts of the review, written only from the figures the screen already shows. ## [Reading the review, calling and recording what was agreed](#reading-and-recording) The review reaches the salesperson as a “Pre‑call account review” alert with four actions: view the review, add a comment, reject it and, after the call, record what was agreed. Recording what was agreed is the only one of the four actions that changes any data; the other three change nothing. The comment adds what the salesperson knows and the system does not. The detailed view links every figure to its source screen. Show the figure The alert to the salesperson and the record of the call Alert to the salesperson Pre-call account review - Status, questions and proposals - Every figure linked to its source screen ViewReview with the source of every figure Add a commentSalesperson's knowledge missing from the system RejectReview discarded Record what was agreedNote on the customer record in the CRM after the call - Customer record in the CRM: the note of what was agreed - Operations log: the review's calculations and the note The review requires no approval: the salesperson decides whether to use it. After the call, the note of what was agreed is kept on the customer record in the CRM. Show details The salesperson makes the call; the agent neither calls nor writes to the customer. The review requires no approval: the salesperson decides whether to use it. Management can schedule the review for the whole sales team and see each day which reviews are ready, which are partial and which could not be prepared; scheduling writes nothing to the customer record. After the call, the “Record what was agreed” action saves the note in the customer record in the CRM and in the operations log; the agent writes nothing else. The next review of the same customer includes that note. ### Design criteria The order frequency rule is the same for the whole portfolio and can be checked step by step. If each salesperson used a different definition, reviews could not be compared and discussion would centre on the definition rather than the customer. The review has a word limit so the salesperson can read the whole review before the call. ## [Company decisions](#lo-que-aporta-la-empresa) Three decisions specific to each company determine which customers are flagged and what the review contains. ### Portfolio scope A list kept by the company excludes customers in special channels, such as direct sales or export, from the salespeople's portfolios. Without that list, a salesperson receives alerts about customers who are not theirs. ### Frequency signal thresholds The rule has two settings, the same for the whole portfolio: how far the time since the last order must exceed the usual gap to raise the signal, and the minimum number of months with an order. Before changing them, the company can see which customers the new values would add and which they would drop; the company decides whether to make the change, and the next nightly recalculation applies the new values to every customer. ### Language model and hosting region During rollout, the company chooses the language model that writes the review, its provider and the region where it runs. The model receives only the data the screen already shows, and the company signs the contract with the model provider. ## [Rollout](#puesta-en-marcha) The rollout begins by running the order frequency rule on the company's orders from the last two years, and the result is shown before any contract is signed: the customers the rule would flag today and the customers already lost that the rule would have flagged in advance. Hellomatik builds the map from the data the company supplies; the company neither accesses the technical console nor writes the map. The use case has no fixed timetable. 1. 01 ### Company map Hellomatik defines the use case's sources: orders, invoices, payments and credit in the ERP, and customers, contacts, visits and complaints in the CRM. The connection to the ERP is read‑only. 2. 02 ### Testing the rule on past orders Hellomatik calculates order frequency on the last two years of orders and compares the result with customers already lost: how many the rule would have flagged, how far in advance and how many customers the rule cannot assess. 3. 03 ### Test reviews for known customers Hellomatik prepares reviews for customers the salespeople already know, and the salespeople check each review for what is missing, unnecessary or inaccurate. Corrections are made in the map, not in the review text. 4. 04 ### Portfolios and alerts The company assigns each salesperson's portfolio, chooses who receives each alert and defines what is recorded in the CRM after the call. Once portfolios and alerts are assigned, the agent monitors order frequency and the salesperson makes the call. ## Limits of the use case - The use case does not calculate the probability of losing a customer or how many customers the company retains. The signal comes from a written, verifiable rule, not from a program that learns from the data, and no company is running this use case yet. - The use case raises no alert for occasional customers. A customer who orders in only a few months of the year has no reference frequency, so no signal is raised; any fall in that customer's purchases shows only in the sales comparison. - The use case does not script the conversation with the customer. The review suggests questions and proposals drawn from the customer's history; the conversation and any commitments made during it are the salesperson's responsibility. Book a meeting with a Hellomatik engineer to review what each salesperson knows today before calling a customer. [All use cases](https://hellomatik.com/use-cases) Companies using Hellomatik - ![LIXIL](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Flixil-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Joma Sports](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fjoma-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Clínica Planas](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fclinica-planas-tinta.png&w=2048&q=75) Or request a meeting here Your work email \* Your name \* Your phone (optional) The task you want to start with (optional) Website Book a meeting Hellomatik, S.L. uses this data to reply to your request and arrange the meeting. Your rights and further information are in the [Hellomatik privacy policy](https://hellomatik.com/privacy). A Hellomatik engineer responds within one working day. No sales calls. Data is encrypted and hosted in the European Union. Or pick a day and time directly: [Choose a day and time](https://calendly.com/hellomatik/30min) --- [Inicio](https://hellomatik.com/es)/[Casos de uso](https://hellomatik.com/es/casos-de-uso) # Informe del cliente previo a la llamada comercial La situación del cliente en una página antes de la llamada comercial: ventas, pedidos, reclamaciones y cobros Para empresas que venden a otras empresas y descubren la pérdida de un cliente relevante en la comparativa anual de ventas, meses después de que la caída aparezca en los pedidos. [Reserve una reunión](https://hellomatik.com/es/contact) Fuentes de datos ERP (el sistema de gestión de la empresa) · CRM (el sistema de gestión de clientes) - ERP (el sistema de gestión de la empresa) - CRM (el sistema de gestión de clientes) Aprobación Ninguna aprobación: el comercial decide si utiliza el informe, realiza la llamada y registra lo acordado en la ficha del cliente Primer paso Ejecución de la regla de frecuencia de compra sobre los pedidos de los dos últimos años, con el resultado a la vista antes de cualquier contrato Revisión de los pedidos del periodoRevisión de las entregasComprobación de la deuda vencidaComprobación de las reclamacionesElaboración del informe del cliente Sistemas de la empresaDatos consultadosComprobaciones ERP Pedidos de cliente Pedidos del periodo Entregas Incidencias Facturas Deuda vencida CRM Reclamaciones Reclamación abierta Informe del cliente Informe del cliente previo a la llamada comercial En preparaciónDisponible para consulta 1. Volumen de compra inferior al de los doce meses anteriores 2. Una incidencia de entrega abierta 3. Sin deuda vencida 4. Una reclamación pendiente de resolución 5. Acción recomendada: resolver la reclamación antes de presentar nuevas ofertas El comercial decide qué proponer en la llamada.ConsultarAñadir observación En esta página 1. [Procedimiento manual](#situacion) 2. [Fuentes de datos y elementos del mapa](#fuentes-y-objetos) 3. [Detectar la caída de la frecuencia de compra](#senal-de-frecuencia) 4. [Consultar ventas, pedidos, reclamaciones y cobros](#cuatro-areas) 5. [Componer el informe](#composicion-del-briefing) 6. [Leer el informe, llamar y registrar lo acordado](#lectura-y-registro) 7. [Aportación de la empresa](#lo-que-aporta-la-empresa) 8. [Puesta en marcha](#puesta-en-marcha) 9. [Límites del caso de uso](#lo-que-no-dice) El informe del cliente previo a la llamada comercial reúne en una página la situación de un cliente cuya frecuencia de compra ha caído: los artículos que compra y los que ha dejado de comprar, los pedidos pendientes de servir y el cumplimiento del plazo de los servidos, las reclamaciones abiertas y la deuda vencida. La señal que origina el informe es la caída de la frecuencia de compra de un cliente. El agente recalcula cada noche la frecuencia de compra de cada cliente sobre una copia de los datos del ERP (el sistema de gestión de la empresa). El comercial realiza la llamada y registra lo acordado en la ficha del cliente del CRM (el sistema de gestión de clientes). En esta página - [Procedimiento manual](#situacion) - [Fuentes de datos y elementos del mapa](#fuentes-y-objetos) - [Detectar la caída de la frecuencia de compra](#senal-de-frecuencia) - [Consultar ventas, pedidos, reclamaciones y cobros](#cuatro-areas) - [Componer el informe](#composicion-del-briefing) - [Leer el informe, llamar y registrar lo acordado](#lectura-y-registro) - [Aportación de la empresa](#lo-que-aporta-la-empresa) - [Puesta en marcha](#puesta-en-marcha) - [Límites del caso de uso](#lo-que-no-dice) ## [Procedimiento manual](#situacion) En la venta entre empresas, la pérdida de un cliente relevante es gradual: la compra se reduce, parte del catálogo pasa a otro proveedor y la caída solo aparece en la comparativa anual de ventas. La señal existe meses antes: en el intervalo entre pedidos, en los artículos que dejan de aparecer y en una reclamación resuelta tarde. La preparación manual de una llamada exige consultar cinco pantallas de dos sistemas: la venta por periodo, los pedidos pendientes de servir, las reclamaciones abiertas, el crédito y los últimos pedidos. La consecuencia habitual es una llamada sin la información completa: sin la deuda vencida, sin el retraso del último pedido servido y sin la reclamación abierta. ## [Fuentes de datos y elementos del mapa](#fuentes-y-objetos) El mapa de la empresa es la descripción escrita de dónde está cada dato, qué contiene cada fuente y cómo se analiza cada situación del negocio. El agente es el software que realiza cada tarea; el agente consulta y calcula solo lo que el mapa define. Ver la figura Fuentes, cálculos y acciones declarados en el mapa Fuentes ERP CRM Elementos del mapa Cliente Pedidos Facturas y cobros Reclamaciones Cálculos Frecuencia de compra Venta por artículo Cumplimiento del plazo Plazo de resolución Acciones LlamadaRealizada por el comercial Registro de lo acordadoEn la ficha del cliente del CRM Dos fuentes, cuatro cálculos y dos acciones reservadas al comercial; solo el registro de lo acordado escribe un dato, en el CRM y nunca en el ERP. Ver el detalle Para este caso de uso, el mapa declara dos fuentes: el ERP, donde están los pedidos, las facturas, los cobros y el crédito usado; y el CRM, donde están la ficha del cliente con su límite de crédito, sus contactos, sus visitas y sus reclamaciones, y donde queda lo acordado en la llamada. Sobre los datos de las dos fuentes, el mapa define cuatro cálculos y dos acciones reservadas al comercial: la llamada y el registro de lo acordado. El agente consulta una copia de los datos de las dos fuentes y no escribe en el ERP. ## [Detectar la caída de la frecuencia de compra](#senal-de-frecuencia) La frecuencia de compra de cada cliente es el intervalo habitual entre sus pedidos, derivado de los meses con pedido en el último año. El agente la recalcula cada noche sobre un periodo fijo, y la señal se activa cuando el tiempo transcurrido desde el último pedido supera ese intervalo habitual en una proporción definida. Ver la figura El intervalo habitual y el tiempo sin pedido Señal de frecuencia activa El eje son los meses del último año; los tramos llenos son los meses con pedido. La señal se activa cuando el tiempo sin pedido supera el intervalo habitual del propio cliente. Ver el detalle La referencia es el ritmo propio de cada cliente, no el de la cartera. Un cliente que pide cada mes y lleva un trimestre sin pedir ha reducido su frecuencia de compra; un cliente que pide cada trimestre, con la misma ausencia, no. La señal precede a la comparativa anual de ventas porque la venta acumulada tarda meses en reflejar una ausencia. La regla exige un mínimo de meses con pedido para que exista una frecuencia de referencia; los clientes esporádicos no generan señal de frecuencia, y su caída solo aparece en la comparativa anual de ventas. ## [Consultar ventas, pedidos, reclamaciones y cobros](#cuatro-areas) Con la señal activa, el agente consulta las cuatro áreas del informe y toma de cada una lo que la llamada requiere. Cada dato del informe indica su origen: la pantalla del ERP o del CRM de la que procede. Ver la figura Área Aportación al informe Cálculo Ventas Los artículos que el cliente compra y los que ha dejado de comprar, con la variación del periodo Venta por artículo en el periodo y en el mismo periodo del año anterior Pedidos Los pedidos pendientes de servir y el cumplimiento del plazo de los servidos Fecha prometida comparada con la fecha real de salida, pedido a pedido Reclamaciones Las reclamaciones abiertas y las cerradas recientemente, con su plazo de resolución Plazo entre apertura y cierre de cada reclamación Cobros El crédito concedido y el usado, las facturas vencidas y los cobros recientes Sin cálculo: el límite se lee del CRM y el resto del ERP ## [Componer el informe](#composicion-del-briefing) El informe tiene un número máximo de palabras y tres partes: la situación del cliente, las preguntas para la llamada y las propuestas basadas en el historial del cliente. El informe no añade ninguna cifra: el modelo de lenguaje (el programa de inteligencia artificial que interpreta texto) redacta las tres partes solo con los datos que el agente ya ha calculado para el informe. Ver la figura El informe, en sus tres partes Informe del cliente previo a la llamada comercial Solo con los datos calculados Situación del cliente - Frecuencia de compra - Variación de la venta - Pedidos pendientes de servir - Deuda vencida Preguntas para la llamada - Artículos sin pedido reciente del cliente - La reclamación resuelta tarde - El pedido servido con retraso Propuestas - Un artículo sustitutivo, un plazo de entrega o una visita, a partir del historial del cliente Las tres partes del informe, redactadas solo con los datos que la pantalla ya muestra. ## [Leer el informe, llamar y registrar lo acordado](#lectura-y-registro) El informe llega al comercial como aviso «Informe del cliente previo a la llamada comercial», con cuatro acciones: consultar el informe, añadir una observación, rechazarlo y, tras la llamada, registrar lo acordado. Registrar lo acordado es la única de las cuatro acciones que cambia la ficha del cliente; las otras tres no cambian ninguna ficha. La observación añade al informe lo que el comercial sabe y no figura en el ERP ni en el CRM. El detalle enlaza cada cifra con su pantalla de origen. Ver la figura El aviso al comercial y el registro de la llamada Aviso al comercial Informe del cliente previo a la llamada comercial - Situación, preguntas y propuestas - Cada cifra enlazada con su pantalla de origen ConsultarInforme con el detalle de cada dato Añadir una observaciónConocimiento del comercial ausente del sistema RechazarInforme descartado Registrar lo acordadoNota en la ficha del cliente del CRM tras la llamada - Ficha del cliente en el CRM: la nota de lo acordado - Historial de operaciones: los cálculos del informe y la nota El informe no requiere aprobación: el comercial decide si lo utiliza. Tras la llamada, la nota de lo acordado queda en la ficha del cliente del CRM. Ver el detalle El comercial realiza la llamada; el agente no llama ni escribe al cliente. El informe no requiere aprobación: el comercial decide si lo utiliza. Dirección puede activar el informe para todo el equipo comercial y ver cada día qué informes están completos, cuáles están incompletos y cuáles no se han podido preparar; programar la preparación no escribe ningún dato en la ficha del cliente. Tras la llamada, el comercial usa la acción «Registrar lo acordado», que guarda la nota de lo acordado en la ficha del cliente del CRM y en el historial de operaciones; el agente no escribe nada más. El siguiente informe sobre el mismo cliente incluye esa nota. ### Criterios de diseño La regla de frecuencia de compra es única para toda la cartera y comprobable punto por punto. Con una definición por comercial, los informes no se comparan entre sí y se discute la definición en lugar del cliente. El informe tiene un tope de palabras para que el comercial lo lea entero antes de la llamada. ## [Aportación de la empresa](#lo-que-aporta-la-empresa) Tres decisiones propias de cada empresa determinan qué clientes se señalan y qué contiene el informe. ### Ámbito de la cartera Los clientes de canales especiales, como la venta directa o la exportación, quedan fuera de las carteras de los comerciales según una lista que mantiene la empresa. Sin esa lista, un comercial recibe avisos de clientes que no le corresponden. ### Umbrales de la señal de frecuencia La proporción del intervalo que activa la señal y el mínimo de meses con pedido son parámetros de la regla, iguales para toda la cartera. Antes de modificarlos, la empresa puede ver qué clientes entrarían y saldrían de la señal con los nuevos valores; la empresa decide la modificación y el siguiente recálculo nocturno la aplica a todos los clientes. ### Modelo de lenguaje y región de proceso de los datos La empresa elige en la puesta en marcha el modelo de lenguaje que redacta el informe, con su proveedor y la región donde se procesan los datos. El modelo recibe únicamente los datos que la pantalla ya muestra; el contrato con el proveedor del modelo lo firma la empresa. ## [Puesta en marcha](#puesta-en-marcha) La puesta en marcha comienza por la ejecución de la regla de frecuencia sobre los pedidos de los dos últimos años de la empresa, con el resultado a la vista antes de cualquier contrato: los clientes que la regla señalaría hoy y los clientes perdidos que la regla habría anticipado. Hellomatik construye el mapa con los datos que la empresa aporta; la empresa no escribe el mapa. El caso de uso no fija plazos de calendario. 1. 01 ### Mapa de los datos Definición de las fuentes del caso de uso: las tablas del ERP de pedidos, facturas, cobros y crédito, y las del CRM de clientes, contactos, visitas y reclamaciones. La conexión con el ERP es de solo lectura. 2. 02 ### Regla sobre el histórico Cálculo de la frecuencia de compra sobre los pedidos de los dos últimos años y contraste con los clientes perdidos conocidos: cuántas habría señalado la regla, con cuánta antelación y a cuántos clientes no se aplica. 3. 03 ### Informes de clientes conocidos Preparación de informes de clientes que los comerciales ya conocen y contraste con lo que los comerciales saben: lo que falta, lo que sobra y lo que no es exacto. La corrección se aplica en el mapa, no en el texto. 4. 04 ### Ámbitos y avisos Asignación de la cartera de cada comercial, del destinatario de cada aviso y de lo que se registra en el CRM tras la llamada. Con la cartera y los avisos asignados, el agente vigila la frecuencia de compra y el comercial realiza la llamada. ## Límites del caso de uso - El caso de uso no calcula la probabilidad de perder un cliente ni cuántos clientes conserva la empresa. La señal procede de una regla escrita y comprobable, no de un programa que aprende de los datos, y este caso de uso todavía no está en funcionamiento en ninguna empresa. - El caso de uso no avisa de un cliente esporádico. Con pocos meses con pedido al año no existe una frecuencia de referencia: el cliente no genera señal de frecuencia, y su caída solo aparece en la comparativa anual de ventas. - El caso de uso no redacta lo que se dice al cliente. El informe incluye preguntas y propuestas a partir del historial del cliente; la conversación y los compromisos adquiridos en ella corresponden al comercial. Reserve una reunión para revisar con un ingeniero de Hellomatik qué información tiene hoy cada comercial antes de llamar a un cliente. [Todos los casos de uso](https://hellomatik.com/es/casos-de-uso) Empresas usuarias de Hellomatik - ![LIXIL](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Flixil-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Joma Sports](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fjoma-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Clínica Planas](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fclinica-planas-tinta.png&w=2048&q=75) O pida la reunión aquí Su correo de empresa \* Su nombre \* Su teléfono (opcional) Tarea con la que desea empezar (opcional) Website Reserve una reunión Hellomatik, S.L. trata estos datos para responder a su solicitud y organizar la reunión. Derechos y más información en la [política de privacidad de Hellomatik](https://hellomatik.com/es/privacy). Un ingeniero de Hellomatik responde en el plazo de un día laborable. Hellomatik no realiza llamadas de venta. Los datos se guardan cifrados en servidores de la Unión Europea. O elija día y hora directamente: [Elegir día y hora](https://calendly.com/hellomatik/30min) --- # Book a meeting In the first meeting, the company presents the systems it uses and the task it wants to start with, and receives an implementation proposal. Companies using Hellomatik - ![LIXIL](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Flixil-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Joma Sports](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fjoma-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Clínica Planas](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fclinica-planas-tinta.png&w=2048&q=75) Request the meetingChoose a day and time Your work email \* Your name \* Your phone (optional) The task you want to start with (optional) Website Book a meeting Hellomatik, S.L. uses this data to reply to your request and arrange the meeting. Your rights and further information are in the [Hellomatik privacy policy](https://hellomatik.com/privacy). A Hellomatik engineer responds within one working day. No sales calls. Data is encrypted and hosted in the European Union. --- # Reserve una reunión En la primera reunión, la empresa expone los sistemas que utiliza y la tarea con la que desea comenzar, y recibe una propuesta de implantación. Empresas usuarias de Hellomatik - ![LIXIL](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Flixil-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Joma Sports](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fjoma-tinta.png&w=2048&q=75) - ![Clínica Planas](https://hellomatik.com/_next/image?url=%2Fhellomatik%2Flogos%2Fclinica-planas-tinta.png&w=2048&q=75) Pedir la reuniónElegir día y hora Su correo de empresa \* Su nombre \* Su teléfono (opcional) Tarea con la que desea empezar (opcional) Website Reserve una reunión Hellomatik, S.L. trata estos datos para responder a su solicitud y organizar la reunión. Derechos y más información en la [política de privacidad de Hellomatik](https://hellomatik.com/es/privacy). Un ingeniero de Hellomatik responde en el plazo de un día laborable. Hellomatik no realiza llamadas de venta. Los datos se guardan cifrados en servidores de la Unión Europea. --- \[Last updated: 14 September 2026\] # Privacy Policy On this page 1. [1) Who we are and how this policy applies](#seccion-4) 2. [2) Data we process](#seccion-6) 3. [3) Purposes and legal bases](#seccion-13) 4. [4) Model training and product improvement](#seccion-17) 5. [5) Retention](#seccion-20) 6. [6) Your rights](#seccion-24) 7. [7) Children](#seccion-28) 8. [8) Automated decision-making](#seccion-30) 9. [9) Disclosures and recipients](#seccion-32) 10. [10) International data transfers](#seccion-35) 11. [11) Marketing communications](#seccion-39) 12. [12) Security](#seccion-41) 13. [13) Roles by product (operational summary)](#seccion-43) 14. [14) Third-party services and links](#seccion-46) 15. [15) This website: contact form, meeting booking and measurement](#seccion-48) 16. [16) Changes to this policy](#seccion-51) 17. [17) Contact](#seccion-53) This policy explains how we collect, use, share and protect your personal data. Controller: HELLOMATIK, S.L. (CIF B22803126) Contact: [administracion@hellomatik.com](mailto:administracion@hellomatik.com) Effective date: 1 October 2025. Last updated: 14 September 2026. ## 1) Who we are and how this policy applies This Policy explains how Hellomatik collects, uses, shares and protects personal data. Sometimes we control the data (for account, billing, support, security). Other times we process data on behalf of customers (for content in our Voice, Chat and Procedures modules). When we process data for customers, a Data Processing Agreement (DPA) sets our duties and limits. See sections 9 (Disclosures and recipients) and 10 (International data transfers) for more details. ## 2) Data we process ### A) Data you provide - Account and billing: name, company, role, business email, phone, payment identifiers (tokenised by our payment provider), invoice details. - Customer content: texts, files, records, call audio, transcripts, chat messages, workflow payloads and metadata from your users. - Support and communications: requests and messages (including attachments). ### B) Data we collect automatically - Technical and usage data: IP address, device/browser type, pages or features used, timestamps, logs and error events, telemetry needed to secure and run the Services. ### C) Data from third parties Integrations you connect (e.g. CRM/ERP, messaging, telephony, authentication, analytics) may provide identifiers or content needed for your workflow. When we get personal data that does not come directly from you, we tell you the source and the categories. We provide the information required by Article 14 of the GDPR within one month, or at the first contact or the first disclosure, whichever happens first. Our Cookie Policy covers cookie-related identifiers and consent for non-essential cookies. ## 3) Purposes and legal bases We process personal data only for these purposes and legal bases: Purpose Examples Legal basis Provide and maintain the Services account creation, authentication, core features, customer support Contract: Article 6(1)(b) of the GDPR Security and abuse prevention access control, logs, fraud prevention, incident response Legitimate interests: Article 6(1)(f) of the GDPR Service analytics and quality measure feature use to improve reliability and user experience (no third-party ad profiling) Legitimate interests: Article 6(1)(f) of the GDPR Billing and compliance accounting/tax retention Legal obligation: Article 6(1)(c) of the GDPR Our own marketing communications product updates, events, offers Consent, or the prior-relationship exception for similar services under Article 21 of the LSSI (with an easy opt-out) Right to object or withdraw consent. When we rely on legitimate interests (Article 6(1)(f) of the GDPR), you can object at any time on grounds relating to your particular situation. When we rely on consent, you can withdraw it at any time. This does not affect the lawfulness of processing carried out before withdrawal. Contact: [administracion@hellomatik.com](mailto:administracion@hellomatik.com). We can provide a short summary of our legitimate-interest assessment (LIA) on request. ## 4) Model training and product improvement - No default training on your content. We do not use customer content (inputs, outputs, call audio, transcripts, chats, workflow payloads) to train AI models by default. - Opt-in only. Any optional sharing of data for training will be based on clear, specific consent that you can withdraw. Without your consent, we do not use your content for training. - Safety and abuse review. If content is flagged on security or misuse grounds, we may review the minimum amount of content needed to investigate and enforce our policies. These commitments follow the purpose-limitation and data-minimisation rules. ## 5) Retention We keep personal data only as long as needed for these purposes or as required by law. Current defaults: - Account and billing: kept for the subscription term and required accounting and tax periods. - Operational and diagnostic logs: kept for defined periods (e.g. 90 to 180 days for security telemetry, extended only for incident investigation). We then delete or anonymise the data. - Customer content (processor role): kept and deleted based on the customer's settings and instructions. - Voice module (current defaults): call recordings kept for 14 days, transcripts kept for 6 months. When you end the service, we keep operational data for 10 days for reconciliation, then delete or anonymise it. Do you have to provide this data? Some data is needed for the contract (e.g. account and billing). Without that data, we cannot create or maintain your subscription. When we ask for data that is not needed for the contract, we will tell you and explain what happens if you do not provide it. ## 6) Your rights You can exercise these rights: access, correction, deletion, restriction, objection, portability. You also have the right not to be subject to decisions based solely on automated processing which produce legal effects or similarly significant effects. - Objection: you can object at any time for processing based on legitimate interests, including direct marketing. - Withdrawal of consent: you can withdraw at any time. Response time: one month or less. Contact: [administracion@hellomatik.com](mailto:administracion@hellomatik.com). You have the right to file a complaint with the Spanish Data Protection Authority ([AEPD](https://www.aepd.es)). ## 7) Children Our Services are not for children. In the UK, the age of digital consent is 13. Below that age, a holder of parental responsibility must give consent (subject to any stricter sector-specific laws). ## 8) Automated decision-making We do not make decisions based solely on automated processing which produce legal effects or similarly significant effects for you. If this changes, we will give advance notice of the logic involved and of your related rights. ## 9) Disclosures and recipients We do not sell personal data. We share data only with: - Processors under contracts made in accordance with Article 28 of the GDPR: hosting, email, payments, telephony, text-to-speech and speech-to-text for Voice, in-house service analytics, etc. We provide the current list of sub-processors (providers, locations and transfer basis, DPF or SCC) on request at administracion@hellomatik.com. We give prior notice of material changes. - Corporate transactions (merger or acquisition), subject to this Policy's safeguards. - Legal or safety disclosures when needed to comply with law, protect users or investigate abuse. ## 10) International data transfers When data leaves the EEA/UK, we use the valid transfer mechanisms in Chapter V of the GDPR, such as: - a European Commission adequacy decision (e.g. the EU-US Data Privacy Framework for certified US organisations); or - the Standard Contractual Clauses (SCCs) 2021/914, with extra measures where needed and a transfer impact assessment following EDPB guidance. You can get a copy of the SCCs by contacting us. You can check whether a US provider is certified on the official DPF public list. ## 11) Marketing communications We comply with Article 21 of the LSSI: no unsolicited electronic marketing without prior consent, except to existing customers for similar services, always with a clear, no-cost opt-out in every message. ## 12) Security We use appropriate technical and organisational measures to protect personal data. This includes encryption in transit, access controls and least-privilege access, environment isolation, monitoring, and backup and restore capabilities. No system is perfectly secure. Keep your credentials confidential and enable available security controls. ## 13) Roles by product (operational summary) - Account/Billing/Support: Hellomatik acts as controller. - Voice: for call handling, recordings and transcripts tied to your workflows, Hellomatik typically acts as a processor. The customer is the controller. We display a notice about recording and transcription. We follow your retention settings and local law. - Chat and Procedures / Enterprise: for end-user conversations, files and workflow payloads, Hellomatik acts as a processor. For service telemetry and security, Hellomatik may act as controller to maintain and protect the platform. Your DPA defines the exact allocation of responsibilities. ## 14) Third-party services and links Our Services may link to or integrate with third-party sites and apps. Their privacy practices are governed by their own policies. ## 15) This website: contact form, meeting booking and measurement This section covers the data of people who visit hellomatik.com or write to us from it. For this processing, Hellomatik acts as controller. - "Request a meeting" form. Data: work email address and name; phone number and task description, if you enter them; the page you send it from and, if you arrived from an ad, the campaign parameters. Purpose: to reply to your request and arrange the meeting. Legal basis: steps taken at your request before entering into a contract (Article 6(1)(b) of the GDPR). Retention: while your request is handled and, if no business relationship follows, up to 12 months from the last contact; the data is then deleted. - Abuse prevention. When you send the form, your IP address is used to limit the number of submissions and detect bots. Legal basis: legitimate interest in the security of the website (Article 6(1)(f) of the GDPR). Retention: as for the security logs in section 5. - Meeting booking. The calendar is provided by Calendly LLC, which processes the data you enter when booking (name, email, date and time, and your answers to the booking form) and technical browser data, supported by Cloudflare, Stripe, Google reCAPTCHA and OneTrust. Calendly is based in the United States and certified under the EU-US Data Privacy Framework. Legal basis: steps taken at your request before entering into a contract (Article 6(1)(b) of the GDPR). Its cookies are listed in the Cookie Policy. - Website measurement. Only with your consent (Article 6(1)(a) of the GDPR), given per purpose. With analytics, Google Analytics 4 counts visits and pages. With advertising, Google Ads attributes the enquiry to an ad and, when you send the form, receives your hashed email address ("enhanced conversions") so the enquiry is counted once. These services are provided by Google Ireland Limited, which may transfer data to the United States under the EU-US Data Privacy Framework. You can withdraw consent at any time from the Cookie Policy; this does not affect the lawfulness of earlier processing. - Recipients. The hosting and email providers that run the website, as processors; Calendly, when you book; and Google, only with your consent. This data is not disclosed to other third parties unless the law requires it. ## 16) Changes to this policy If we make material changes (e.g. new purposes or recipient categories), we will give appropriate advance notice and update the "Last updated" date. Where consent is required, we will ask for it again. ## 17) Contact Questions or requests about this Policy or your rights: - Email: [administracion@hellomatik.com](mailto:administracion@hellomatik.com) - Supervisory authority (Spain): [AEPD](https://www.aepd.es) - We are not required to appoint a Data Protection Officer under Article 37 of the GDPR. For any privacy enquiry, please contact our team at [administracion@hellomatik.com](mailto:administracion@hellomatik.com). [Back to top](#) --- \[Última actualización: 14 de septiembre de 2026\] # Política de privacidad En esta página 1. [1) Quiénes somos y cómo se aplica esta política](#seccion-4) 2. [2) Datos que tratamos](#seccion-6) 3. [3) Finalidades y bases legales](#seccion-13) 4. [4) Entrenamiento de modelos y mejora del producto](#seccion-17) 5. [5) Conservación](#seccion-20) 6. [6) Sus derechos](#seccion-24) 7. [7) Menores](#seccion-28) 8. [8) Toma de decisiones automatizada](#seccion-30) 9. [9) Comunicaciones de datos y destinatarios](#seccion-32) 10. [10) Transferencias internacionales de datos](#seccion-35) 11. [11) Comunicaciones de marketing](#seccion-39) 12. [12) Seguridad](#seccion-41) 13. [13) Roles por producto (resumen operativo)](#seccion-43) 14. [14) Servicios y enlaces de terceros](#seccion-46) 15. [15) Este sitio web: formulario de contacto, reserva de reuniones y medición](#seccion-48) 16. [16) Cambios en esta política](#seccion-51) 17. [17) Contacto](#seccion-53) Esta política explica cómo recopilamos, usamos, compartimos y protegemos sus datos personales. Responsable: HELLOMATIK, S.L. (CIF B22803126) Contacto: [administracion@hellomatik.com](mailto:administracion@hellomatik.com) Fecha de entrada en vigor: 1 de octubre de 2025. Última actualización: 14 de septiembre de 2026. ## 1) Quiénes somos y cómo se aplica esta política Esta Política explica cómo Hellomatik recopila, usa, comparte y protege datos personales cuando actuamos como responsable (p. ej., cuenta, facturación, soporte, seguridad) y cómo tratamos datos en nombre de clientes como encargado (p. ej., contenido manejado por nuestros módulos de Voz, Chat y Procedimientos). Cuando actuamos como encargado, nuestras obligaciones y límites se establecen en un contrato de encargo de tratamiento (DPA) con el cliente (el responsable). Véanse las secciones 9 (Comunicaciones de datos y destinatarios) y 10 (Transferencias internacionales de datos). ## 2) Datos que tratamos ### A) Datos que proporciona - Cuenta y facturación: nombre, empresa, cargo, correo electrónico profesional, teléfono, identificadores de pago (tokenizados por nuestro proveedor de pagos), datos de facturación. - Contenido del cliente tratado a través de los Servicios: textos, archivos, registros, audio de llamadas, transcripciones, mensajes de chat, archivos subidos a los flujos de trabajo y metadatos generados por sus usuarios. - Soporte y comunicaciones: solicitudes y correspondencia (incluidos archivos adjuntos). ### B) Datos que recopilamos automáticamente - Datos técnicos y de uso: dirección IP, tipo de dispositivo/navegador, páginas o funciones utilizadas, marcas de tiempo, registros y eventos de error, telemetría necesaria para proteger y prestar los Servicios. ### C) Datos de terceros Las Integraciones que conecta (p. ej., CRM/ERP, mensajería, telefonía, autenticación, analítica) pueden proporcionar los identificadores o el contenido necesarios para ejecutar el flujo de trabajo que configuró. Cuando los datos personales no se obtienen directamente de usted, indicamos la fuente y las categorías y facilitamos la información del art. 14 RGPD en el plazo de un mes, o en la primera comunicación o en la primera cesión, lo que suceda antes. Los identificadores relacionados con cookies se rigen por nuestra Política de Cookies, que también regula el consentimiento para cookies no esenciales. ## 3) Finalidades y bases legales Tratamos datos personales solo para las finalidades y bases legales siguientes: Finalidad Ejemplos Base legal Proporcionar y mantener los Servicios creación de cuenta, autenticación, funciones principales, soporte al cliente Contrato: art. 6.1.b) RGPD Seguridad y prevención de abusos control de acceso, registros, prevención de fraude, respuesta a incidentes Intereses legítimos: art. 6.1.f) RGPD Analítica y calidad del servicio medir la adopción de funciones para mejorar la fiabilidad y la experiencia de uso (sin perfiles publicitarios de terceros) Intereses legítimos: art. 6.1.f) RGPD Facturación y cumplimiento conservación contable/fiscal Obligación legal: art. 6.1.c) RGPD Comunicaciones de marketing propias actualizaciones de productos, eventos, ofertas Consentimiento, o la excepción de relación previa para servicios similares del art. 21 de la LSSI (con una vía de baja sencilla y gratuita) Derecho a oponerse y a retirar el consentimiento. Cuando nos basamos en intereses legítimos (art. 6.1.f) RGPD), puede oponerse en cualquier momento por motivos relacionados con su situación particular; cuando nos basamos en el consentimiento, puede retirarlo en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior. Contacto: [administracion@hellomatik.com](mailto:administracion@hellomatik.com). Puede pedirnos un breve resumen de nuestra evaluación del interés legítimo. ## 4) Entrenamiento de modelos y mejora del producto - Sin entrenamiento con su contenido salvo autorización expresa. No usamos contenido del cliente (incluidas entradas y salidas, audio de llamadas, transcripciones, chats y archivos subidos a los flujos de trabajo) para entrenar modelos de IA, salvo que usted lo autorice expresamente. - Solo con su consentimiento previo y expreso. Cualquier aportación voluntaria de datos para entrenamiento será explícita, específica y revocable; sin consentimiento, no se usan para entrenar. - Revisión de seguridad/abuso. Si un contenido queda señalado por motivos de seguridad o de mal uso, podemos revisar los fragmentos mínimos necesarios para investigar y hacer cumplir las políticas. Estos compromisos aplican los principios de limitación de la finalidad y de minimización de datos. ## 5) Conservación Conservamos los datos personales solo el tiempo necesario para las finalidades anteriores o según lo requiera la ley. Plazos que aplicamos hoy: - Cuenta y facturación: durante el plazo de suscripción y los plazos contables y fiscales legalmente exigidos. - Registros operativos y de diagnóstico: ciclos definidos (p. ej., 90-180 días para telemetría de seguridad; ampliados solo para la investigación de incidentes). Después los eliminamos o los anonimizamos de forma irreversible. - Contenido del cliente (rol de encargado): lo conservamos y lo eliminamos según la configuración y las instrucciones del cliente. - Módulo de voz (plazos que aplicamos hoy): grabaciones de llamadas, 14 días; transcripciones, 6 meses. Al finalizar el contrato, conservamos los datos operativos 10 días para la conciliación y después los eliminamos o los anonimizamos. ¿Es obligatorio proporcionar datos? Algunos datos son contractualmente necesarios (p. ej., cuenta/facturación). Si no se facilitan, no podemos crear ni mantener la suscripción. Cuando solicitamos datos no exigidos por el contrato, lo indicaremos y explicaremos las consecuencias de no facilitarlos. ## 6) Sus derechos Puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, oposición y portabilidad, y el derecho a no estar sujeto a decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o que le afecten significativamente de modo similar. - Oposición: en cualquier momento para el tratamiento basado en intereses legítimos, incluido el marketing directo. - Retirada del consentimiento: en cualquier momento. Plazo de respuesta: un mes como máximo. Canal: [administracion@hellomatik.com](mailto:administracion@hellomatik.com). Tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD): [sede electrónica de la AEPD](https://www.aepd.es). ## 7) Menores Nuestros Servicios no están dirigidos a menores. En España, la edad de consentimiento digital es de 14 años (art. 7 de la Ley Orgánica 3/2018, LOPDGDD); por debajo de esa edad, el consentimiento lo debe prestar quien ostente la patria potestad (sin perjuicio de las leyes sectoriales que impongan requisitos más estrictos). ## 8) Toma de decisiones automatizada No tomamos decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos sobre usted o que le afecten significativamente de modo similar respecto de los usuarios con cuenta. Si esto cambia, le informaremos de antemano de la lógica aplicada y de los derechos que le asisten. ## 9) Comunicaciones de datos y destinatarios No vendemos datos personales. Solo comunicamos datos a: - Encargados al amparo del art. 28 RGPD: alojamiento, correo electrónico, pagos, telefonía, síntesis y transcripción de voz (TTS/STT) para Voz, analítica de servicio interna, etc. Facilitamos la lista actual de subencargados (proveedores, ubicaciones y base de transferencia: el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (DPF) o las cláusulas contractuales tipo (CCT)) previa solicitud en administracion@hellomatik.com, e informamos de antemano de los cambios sustanciales. - Los adquirentes en una operación societaria (fusión o adquisición), con las salvaguardas de esta Política. - Autoridades u otros terceros, cuando sea necesario para cumplir la ley, proteger a los usuarios o investigar abusos. ## 10) Transferencias internacionales de datos Cuando los datos salen del EEE/Reino Unido, utilizamos mecanismos válidos del capítulo V RGPD, tales como: - Una decisión de adecuación de la Comisión Europea (p. ej., el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. para organizaciones estadounidenses certificadas); o - Las cláusulas contractuales tipo (CCT) 2021/914, con medidas complementarias cuando sea necesario y una evaluación de impacto de transferencia conforme a las directrices del CEPD (Comité Europeo de Protección de Datos). Si nos lo solicita, le facilitaremos una copia de las CCT. Puede comprobar qué proveedores estadounidenses figuran en la lista pública oficial del DPF. ## 11) Comunicaciones de marketing Cumplimos el art. 21 de la LSSI: no enviamos comunicaciones comerciales electrónicas no solicitadas sin consentimiento previo, salvo a clientes existentes para servicios similares, siempre con una vía de baja clara y gratuita en cada mensaje. ## 12) Seguridad Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales, incluidos el cifrado en tránsito, los controles de acceso y el mínimo privilegio, el aislamiento de entornos, la supervisión, las copias de seguridad y la restauración. Ningún sistema es perfectamente seguro; mantenga sus credenciales en secreto y habilite los controles de seguridad disponibles. ## 13) Roles por producto (resumen operativo) - Cuenta/Facturación/Soporte: Hellomatik actúa como responsable. - Voz: para la gestión de llamadas, grabaciones y transcripciones vinculadas a sus flujos de trabajo, Hellomatik por lo general actúa como encargado por cuenta del cliente, que es el responsable. Mostramos un aviso sobre la grabación y la transcripción. Respetamos los ajustes de conservación del cliente y la ley local. - Chat y Procedimientos / Enterprise: para conversaciones de usuarios finales, archivos y contenido subido a los flujos de trabajo, Hellomatik actúa como encargado; para telemetría de servicio y seguridad, Hellomatik puede actuar como responsable para mantener y proteger la plataforma. La asignación exacta de responsabilidades se define en su DPA. ## 14) Servicios y enlaces de terceros Nuestros Servicios pueden enlazar o integrarse con sitios y aplicaciones de terceros. Las prácticas de privacidad de esos terceros se rigen por sus propias políticas. ## 15) Este sitio web: formulario de contacto, reserva de reuniones y medición Esta sección informa del tratamiento de los datos de quien visita hellomatik.com o escribe desde este sitio. En estos tratamientos, Hellomatik actúa como responsable. - Formulario «Pedir una reunión». Datos: correo electrónico de empresa y nombre; teléfono y descripción de la tarea, si usted los escribe; la página desde la que envía y, si llegó desde un anuncio, los parámetros de la campaña. Finalidad: responder a su solicitud y organizar la reunión. Base legal: aplicación de medidas precontractuales a petición del interesado (art. 6.1.b) RGPD). Conservación: mientras se gestiona la solicitud y, si no se inicia una relación comercial, hasta 12 meses desde el último contacto; después se suprimen. - Protección frente a abusos. Al enviar el formulario, su dirección IP se usa para limitar el número de envíos y detectar robots. Base legal: interés legítimo en la seguridad del sitio (art. 6.1.f) RGPD). Conservación: la de los registros de seguridad indicada en la sección 5. - Reserva de reuniones. El calendario lo presta Calendly LLC, que trata los datos que usted introduce al reservar (nombre, correo, fecha y hora, y las respuestas del formulario de reserva) y datos técnicos del navegador, con el apoyo de Cloudflare, Stripe, Google reCAPTCHA y OneTrust. Calendly está establecida en Estados Unidos y adherida al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. Base legal: aplicación de medidas precontractuales a petición del interesado (art. 6.1.b) RGPD). Sus cookies se detallan en la Política de Cookies. - Medición del sitio. Solo con su consentimiento (art. 6.1.a) RGPD), que se da por finalidad. Con la analítica, Google Analytics 4 mide visitas y páginas. Con la publicidad, Google Ads atribuye la consulta a un anuncio y, al enviar el formulario, recibe su correo cifrado («conversiones mejoradas») para contar la consulta una sola vez. Estos servicios los presta Google Ireland Limited, que puede transferir datos a Estados Unidos al amparo del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. Puede retirar el consentimiento en cualquier momento desde la Política de Cookies, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior. - Destinatarios. Los proveedores de alojamiento y correo que prestan el sitio, como encargados del tratamiento; Calendly, al reservar; y Google, solo con su consentimiento. No se comunican estos datos a otros terceros salvo obligación legal. ## 16) Cambios en esta política Si hacemos cambios sustanciales (p. ej., nuevas finalidades o categorías de destinatarios), informaremos de antemano y actualizaremos la fecha de «Última actualización». Cuando se requiera consentimiento, volveremos a solicitarlo. ## 17) Contacto Preguntas o solicitudes sobre esta Política o sus derechos: - Correo electrónico: [administracion@hellomatik.com](mailto:administracion@hellomatik.com) - Autoridad de control (España): AEPD - No estamos obligados a designar un Delegado de Protección de Datos conforme al art. 37 RGPD. Para cualquier consulta sobre privacidad, contacte con nuestro equipo en [administracion@hellomatik.com](mailto:administracion@hellomatik.com). [Volver arriba](#) --- \[Last updated: 17 March 2026\] # Hellomatik Terms of Service On this page 1. [1\. Definitions](#seccion-5) 2. [2\. The Service and business use only](#seccion-14) 3. [3\. Accounts and customer responsibilities (shared responsibility model)](#seccion-16) 4. [4\. Licence and acceptable use](#seccion-25) 5. [5\. Customer Content, privacy and data processing](#seccion-36) 6. [6\. Security and incidents](#seccion-51) 7. [7\. Third-party services and Integrations](#seccion-64) 8. [8\. Voice, calling and recordings](#seccion-66) 9. [9\. Beta, preview, free and trial access](#seccion-68) 10. [10\. Fees, taxes and changes](#seccion-70) 11. [11\. Suspension and termination](#seccion-72) 12. [12\. Confidentiality](#seccion-74) 13. [13\. Warranties and disclaimers](#seccion-76) 14. [14\. Indemnities](#seccion-83) 15. [15\. Limitation of liability](#seccion-88) 16. [16\. Publicity](#seccion-99) 17. [17\. Export controls, sanctions and anti-bribery](#seccion-101) 18. [18\. Changes to the Service and to these Terms](#seccion-103) 19. [19\. Order of priority, entire agreement and assignment](#seccion-105) 20. [20\. Governing law and venue](#seccion-107) 21. [21\. Notices](#seccion-109) 22. [22\. Force majeure](#seccion-111) 23. [23\. Data export and portability](#seccion-113) 24. [24\. Service levels](#seccion-115) 25. [25\. Severability and waiver](#seccion-117) These Terms of Service govern your access to and use of Hellomatik's AI automation platform. Please read them carefully. Controller/Contracting Entity: HELLOMATIK, S.L. (CIF B22803126) Contact: administracion@hellomatik.com Effective date: 1 October 2025. Last updated: 17 March 2026. These Terms of Service (the "Terms") govern access to and use of hellomatik.com, app.hellomatik.com, our APIs, voice and chat modules, automations, integrations and related software, websites and services (collectively, the "Service"). If you are entering into these Terms on behalf of an organisation, you represent that you have authority to bind that organisation. By using the Service, you accept these Terms. If you do not agree, do not use the Service. ## 1\. Definitions For the purposes of these Terms of Service: "Customer", "you" or "your" means the person or entity using the Service. "Authorised Users" means individuals you allow to access the Service under your account. "Customer Content" means data, text, files, audio, transcripts, prompts, outputs, metadata and other material submitted to or processed by the Service under your account. "Outputs" means content created by the Service in response to Customer inputs or settings. "Integrations" means third-party products or services connected to the Service (e.g. CRMs, telephony, storage, messaging, analytics). "Sub-processors" means third parties Hellomatik uses to process personal data to provide the Service. "Security Incident" means unauthorised access to or disclosure of Customer Content in Hellomatik's systems that results from a failure of Hellomatik's reasonable security measures. ## 2\. The Service and business use only The Service is an enterprise platform that lets you deploy conversational voice and chat, automations and workflows connected to your tools. The Service is for business use only. You are responsible for how you set up and use the Service. You are also responsible for what Integrations you connect and any actions taken by your Authorised Users, agents or workflows. ## 3\. Accounts and customer responsibilities (shared responsibility model) ### 3.1 Account security You are solely responsible for: (a) keeping credentials, API keys and tokens confidential; (b) enabling and enforcing security controls such as SSO, MFA, least-privilege roles, IP allowlisting and key rotation; (c) removing access promptly for departing users and vendors; and (d) monitoring activity in your environment. You must notify Hellomatik promptly of any suspected breach. ### 3.2 Customer systems and data You control your data sources and Integrations. You are solely responsible for the legality and accuracy of Customer Content and for how you configure the Service to process it. You are also responsible for giving all notices and obtaining all consents required by law. This includes obligations around call recording and notice for voice features, and telemarketing limits where those apply. ### 3.3 Misconfiguration and third-party breaches Hellomatik is not responsible for unauthorised access, loss or changes caused by: (i) stolen or misused credentials (including phishing or social engineering of your users), (ii) your misconfiguration of the Service or Integrations, (iii) third-party breaches or outages in your systems, networks or Integrations, or (iv) actions taken according to your instructions or automations you set up. ### 3.4 Customer backups Unless we agree otherwise in writing, you are responsible for backing up data held in non-Hellomatik systems and any copies you export from the Service. ## 4\. Licence and acceptable use ### 4.1 Licence Subject to these Terms and timely payment of fees, Hellomatik grants you a non-exclusive, non-transferable, non-sublicensable, revocable licence to access and use the Service for your internal business purposes. ### 4.2 What you cannot do You shall not: (a) copy, modify, translate, adapt or create derivative works of the Service, its components, models or documentation; (b) reverse engineer, decompile, disassemble, extract model weights or attempt in any way to discover the source code, algorithms, underlying models, architecture or logic of the Service (except where applicable law does not permit that restriction); (c) access the Service to build, train or improve a competing product, service or model, directly or indirectly; (d) scrape, harvest, data mine or extract content, data or Outputs from the Service by automated means without written authorisation; (e) interfere with, disrupt, overload or compromise the security, integrity or performance of the Service or its protective systems; (f) circumvent, disable or manipulate usage limits, rate limits, access controls, technical restrictions or security measures of the Service; (g) remove, alter or obscure intellectual property notices, trademarks, attributions or rights legends; (h) sublicense, resell, rent, lend or distribute access to the Service to third parties without written authorisation; (i) use the Service for high-risk activities where failure could cause death, personal injury or serious environmental or property damage (e.g. autonomous medical diagnosis, life support, air traffic control, nuclear operations, weapons control); or (j) use Outputs to train, fine-tune or distil artificial intelligence models owned by you or third parties without Hellomatik's written authorisation. ### 4.3 Prohibited uses You are expressly prohibited from using the Service to: (a) violate applicable laws, regulations or third-party rights in any jurisdiction; (b) store, process or transmit malicious code, malware, ransomware or tools designed to compromise systems; (c) upload, generate or distribute illegal, defamatory, fraudulent or obscene content, or content that incites hatred, violence or discrimination; (d) send unsolicited communications, spam, automated mass messages or illegal telemarketing through the Service's channels; (e) impersonate persons or entities, or present AI-generated Outputs as human-created without adequate disclosure; (f) compromise the privacy or identity rights of third parties, including unauthorised collection of personal data; (g) facilitate fraud, phishing, scams, pyramid schemes, predatory lending or exploitation of vulnerable persons; (h) create, store or distribute child sexual abuse material or facilitate exploitation of minors in any form; (i) generate content promoting suicide, self-harm, eating disorders or harassment; (j) spread deliberate misinformation, fake news or propaganda designed to deceive; (k) undermine democratic processes, generate deceptive political content targeted at voters or create artificial movements with misrepresented origin; (l) make automated decisions in criminal justice, social scoring, mass surveillance or facial recognition without legal basis; (m) compromise critical infrastructure (power grids, water systems, telecommunications, emergency services); (n) develop, design or facilitate the creation of weapons, explosives or dangerous substances; (o) generate, store or distribute sexually explicit content through the Service; or (p) coordinate malicious activity across multiple accounts, circumvent bans through new accounts or abuse the platform in any manner. ### 4.4 Outputs, human review and AI limitations The Service uses artificial intelligence models that may generate content that is inaccurate, incomplete or biased, or that infringes third-party rights. Outputs must not be used for medical, legal, financial or safety-critical decisions without expert human review. You are solely responsible for reviewing, validating and obtaining any necessary legal clearances before using any Output. Hellomatik is not liable for third-party claims arising from Customer's use of unreviewed or unedited Outputs. To the extent that applicable law (including the EU AI Act) imposes transparency or risk classification obligations for AI systems, Hellomatik will help you comply. But you decide whether the Service is suitable for your own use. ### 4.5 High-risk uses and additional requirements If you use the Service in contexts where Outputs or automations may significantly affect natural persons (including, without limitation: legal interpretation, healthcare diagnosis or care, financial or credit decisions, employment or housing decisions, automated journalistic communications or educational assessments), you must comply with the following requirements: (a) Human oversight: a qualified professional must review all content or decisions generated by the Service before they take effect on individuals; (b) Disclosure: at the beginning of each interaction, end users must be informed that AI helps generate the content or recommendations; (c) Risk assessment: Customer is responsible for assessing whether their specific use requires additional measures under applicable law (including the EU AI Act). Customer is solely responsible for any failure to meet these requirements in high-risk contexts. ## 5\. Customer Content, privacy and data processing ### 5.1 Ownership You keep all rights in Customer Content. ### 5.2 Our use of Customer Content You grant Hellomatik a limited, worldwide, non-exclusive licence to process Customer Content only to provide and maintain the Service. Hellomatik can also process it to prevent or fix technical or security issues, comply with law and as otherwise allowed in these Terms or your DPA. For the purposes of these Terms, "Customer Content" includes all derived data generated from the technical processing of your data (including the numerical representations used to index and search your data, and operational metadata). Derived data is Customer Content. It receives the same protections and is deleted under the same retention periods. ### 5.3 No default training Hellomatik does not use Customer Content to train AI models by default. Any training use would require clear, specific permission that you can withdraw. ### 5.4 Privacy and DPA Our Privacy Policy explains how we handle data as a controller. Where Hellomatik processes personal data on your behalf, the parties will sign a Data Processing Agreement (DPA). The DPA forms part of these Terms. If there is a conflict, the DPA controls for processing on your behalf. ### 5.5 Sub-processors and transfers Hellomatik may use sub-processors under written agreements that impose data protection obligations. Hellomatik will notify Customer at least 15 days before engaging a new sub-processor. Customer may object in writing within that period; in that case, Hellomatik will seek reasonable alternatives or Customer may terminate the affected Service without penalty. Cross-border transfers will rely on a valid legal mechanism (e.g. EU Standard Contractual Clauses, adequacy decisions such as the EU-US Data Privacy Framework or other valid mechanisms). ### 5.6 End-user data The Service may process personal data of your end users (e.g. customers, patients, leads or other individuals who interact with the Service through your channels). You are the data controller of that data and must ensure a valid legal basis for its processing (e.g. consent, legitimate interest or contractual necessity). When an end user exercises data protection rights (access, rectification, erasure, portability), you are responsible for handling those requests. Hellomatik will provide reasonable technical assistance as set out in the DPA. ### 5.7 DPA and sub-processor list Hellomatik makes available to Customers a Data Processing Agreement (DPA) that supplements these Terms and sets out Hellomatik's obligations as data processor under the GDPR and applicable law. The DPA is available upon request at administracion@hellomatik.com or in the legal section of the website. Hellomatik maintains a current sub-processor list, available in the legal section of the website or upon request. Changes to the list will be notified in accordance with Section 5.5. ## 6\. Security and incidents ### 6.1 Our security Hellomatik uses reasonable technical and organisational measures to protect the Service. Examples include encryption in transit, access controls, environment isolation, monitoring and backups. ### 6.2 Security Incidents If Hellomatik confirms a Security Incident affecting Customer Content on Hellomatik's systems, Hellomatik will notify you without undue delay, and in any case within 72 hours of confirmation. Notification will include the nature of the incident, affected data, estimated scope and remediation measures taken. ### 6.3 What is not a Security Incident A Security Incident does not include unauthorised access, loss or disclosure that results from: (a) your systems or networks, or a third party's; (b) stolen credentials or devices of you or your users; (c) your misconfiguration; or (d) actions performed according to your instructions or automations. ### 6.4 Working together Each party will cooperate reasonably in investigating and remediating any incident within its control, including providing logs, responding to enquiries within 48 hours and granting reasonable access to affected systems. ### 6.5 Audit rights Upon reasonable request, Hellomatik will provide evidence of its security measures (e.g. third-party audit reports, certifications or completed security questionnaires). Hellomatik will permit third-party audits subject to written agreement on scope, schedule and confidentiality, limited to one audit per calendar year. ### 6.6 Automated decisions The Service may execute automated actions (including workflows, responses and operations on connected systems) based on Customer's configurations and instructions. Customer is responsible for ensuring that those automations do not amount to decisions taken solely by automated means, without adequate human intervention, where those decisions have significant legal effects on individuals, in accordance with Article 22 of the GDPR and applicable law. Where use of the Service involves automated decisions that produce significant effects, Customer will implement the mechanisms for human review, data subject information and right of contestation required by applicable regulations. ## 7\. Third-party services and Integrations The Service may interoperate with or rely on third-party services (telephony, messaging, cloud, analytics, authentication, etc.). Hellomatik selects and monitors its providers with reasonable diligence and maintains data protection agreements with sub-processors. However, Hellomatik is not liable for third-party service failures beyond its control. Where Customer enables an Integration on its own, that Integration accesses or stores data at Customer's discretion and risk. ## 8\. Voice, calling and recordings You are responsible for the lawful use of inbound and outbound calls, including: (a) obtaining and honouring required consents and notices for recording and transcription; (b) complying with applicable telemarketing and do-not-call rules; and (c) honouring opt-out requests. Call recording laws vary by jurisdiction (for example, Spain requires the consent of both parties, and other EU countries have different requirements). Customer is responsible for understanding and complying with the specific laws in each jurisdiction where Customer uses the Voice module. Hellomatik provides configuration options and disclosures but does not provide legal advice or guarantee Customer's compliance. ## 9\. Beta, preview, free and trial access Features identified as beta, preview, trial or free are provided "as is" without support or service level agreement, and may change or be discontinued with 30 days' notice where possible. They may be subject to additional terms or limitations. Hellomatik will not retroactively classify a stable feature as beta to avoid support obligations. If discontinuation of a material beta feature materially affects Customer, Customer may terminate the affected Service without penalty. ## 10\. Fees, taxes and changes Fees are as stated in your Order Form, admin console or applicable plan and are non-refundable unless required by law. Usage-based charges (e.g. minutes, events, storage, messages) are billed on actual consumption. You authorise Hellomatik or its payment processor to charge all applicable fees and taxes. Hellomatik will calculate and remit VAT according to Customer's place of establishment and applicable law. For B2B customers within the EU, the reverse-charge mechanism applies where applicable; Customer is responsible for providing a valid VAT identification number. Hellomatik may update plan pricing or features with at least 30 days' prior notice, which will be consistent with your billing cycle; continued use after the change takes effect constitutes acceptance. ## 11\. Suspension and termination Hellomatik may suspend or terminate access if: (a) you breach these Terms or fail to pay; (b) your use risks the security, integrity or availability of the Service; or (c) required by law. Hellomatik will provide written notice describing the violation before any suspension, unless the law requires immediate suspension (e.g. laws on child safety or terrorism) or the use poses imminent risk to Service security. Customer will have 10 business days to cure the violation before suspension becomes final. You may terminate at any time in accordance with your plan. Upon termination, your licence ends and Hellomatik will delete or anonymise Customer Content from active systems within 60 days, in line with the retention periods stated in your account or DPA. ## 12\. Confidentiality Each party will protect the other's Confidential Information with at least reasonable care. Each party will use it only to perform under these Terms. Confidential Information does not include information that is publicly available without breach, lawfully received from a third party, independently developed or required to be disclosed by law (with prompt notice where lawful). ## 13\. Warranties and disclaimers ### 13.1 Authority of the parties Each party confirms it has power to enter into these Terms. ### 13.2 Service disclaimer The Service, Outputs, beta features and any documentation are provided "as is" and "as available". Hellomatik disclaims all warranties, express or implied. This includes warranties of satisfactory quality, fitness for a particular purpose and non-infringement, and any warranties arising from a course of dealing or usage of trade. Hellomatik does not promise that the Service will be error-free or uninterrupted, or that Outputs will be accurate or suitable for any particular use. ### 13.3 Your responsibility Your use of the Service, Outputs and actions executed by automations under your account are at your sole risk and responsibility. You are solely responsible for: (a) compliance with all applicable laws and regulations regarding your data, communications, Outputs and automations; (b) human review of Outputs before any use, dissemination or decision-making; (c) all damages, losses or harm caused by your configurations, instructions, credentials, devices, Integrations or by the actions of your Authorised Users or automated agents; (d) obtaining all necessary consents, notices and legal authorisations from your end users; (e) ensuring your use of the Service does not violate third-party rights or constitute a prohibited use under Section 4.3; and (f) implementing adequate human oversight where the use context requires it. Hellomatik provides tools and configurations but does not monitor, review or approve Customer's use of the Service or the Outputs it generates. ## 14\. Indemnities ### 14.1 By Customer You will defend, indemnify and hold harmless Hellomatik and its affiliates, officers, directors, employees and agents from all third-party claims, damages, liabilities, costs and expenses (including reasonable legal fees) arising from or related to: (a) your Customer Content, including Outputs generated under your account; (b) your use of the Service in violation of these Terms, Section 4.3 (Prohibited uses) or any applicable law; (c) disputes with your end users, customers or third parties arising from interactions, communications or actions performed by the Service under your account; (d) your Integrations, configurations, workflows and automations, including all actions executed by AI agents under your credentials and instructions; (e) failure to comply with human oversight, disclosure or risk assessment requirements set out in Sections 4.4 and 4.5; (f) any claims arising from automated decisions made without the human intervention required by applicable law; or (g) any violation of data protection, privacy, telecommunications or call recording laws in connection with your use of the Service. This indemnification obligation survives termination of these Terms. ### 14.2 By Hellomatik (intellectual property) Hellomatik will defend you against third-party claims alleging that the Service directly infringes a valid intellectual property right. This applies when you use the Service as allowed and do not combine it with non-Hellomatik products (except Integrations we supply). Hellomatik will pay damages finally awarded or any settlement it approves in writing. Hellomatik may, at its choice: (i) obtain the right for you to continue using it, (ii) modify or replace the Service to avoid infringement, or (iii) end the affected features and refund prepaid fees for the unused term. Hellomatik has no duty for claims based on Customer Content, your settings, Integrations or use that violates these Terms. ## 15\. Limitation of liability ### 15.1 Certain damages not covered To the maximum extent allowed by law, neither party will be liable for indirect, incidental, special, consequential, exemplary or punitive damages. Neither party will be liable for loss of profits, revenues, goodwill, data or business interruption. This applies even if that party was advised of the possibility. ### 15.2 Total cap Except for your payment duties and each party's indemnity duties, each party's total liability will not exceed the amounts you paid or owe to Hellomatik for the Service during the 12 months immediately preceding the event causing liability. ### 15.3 Legal limits preserved Nothing in these Terms excludes or limits liability where such exclusion or limitation is not allowed by law. Examples include death or personal injury caused by negligence, fraud or wilful misconduct. ### 15.4 Risk allocation The fees reflect the allocation of risk in these Terms. ### 15.5 Customer misuse and unauthorised access For clarity, Hellomatik is not liable for any unauthorised access, disclosure, loss or damage that results from: (i) stolen credentials (including phishing or social engineering of your users); (ii) your misconfiguration of the Service or Integrations; (iii) problems or outages in third-party systems or networks you select or control; or (iv) actions performed by automations, agents or users under your account and according to your instructions or settings. ## 16\. Publicity Unless you opt out by written notice or through your account settings, you grant Hellomatik permission to identify you as a customer and use your name in customer lists, websites and presentations, provided that: (a) logo usage requires prior written approval and (b) you do not falsely imply endorsement or sponsorship. You may revoke this permission at any time. ## 17\. Export controls, sanctions and anti-bribery You confirm that you and your users are not subject to sanctions. You will follow export, sanctions and anti-corruption laws. You will not use the Service in embargoed territories or for prohibited purposes. ## 18\. Changes to the Service and to these Terms Hellomatik may change features, add limits or stop parts of the Service with reasonable notice where possible. Hellomatik may update these Terms from time to time by posting the revised version and updating the "Last updated" date. Material changes will take effect 30 days after posting (or as stated in the notice). Your continued use after the change takes effect means you accept it. ## 19\. Order of priority, entire agreement and assignment If there is a conflict between these Terms and an Order Form, SOW or DPA, the order of precedence will be: (1) DPA (for processing on your behalf), (2) Privacy Policy (for Hellomatik-controlled data), (3) Order Form/SOW, then (4) these Terms. The Privacy Policy and Cookie Policy are binding as part of these Terms. These Terms constitute the entire agreement on the subject matter and supersede prior agreements. You may not assign these Terms without Hellomatik's written consent; Hellomatik may assign to an affiliate or in connection with a merger, reorganisation or sale of assets, with prior notice to Customer. In the event of acquisition or merger, if the new owner has a material conflict of interest with Customer's industry, Customer may terminate without penalty within 60 days of written notice. ## 20\. Governing law and venue These Terms are governed by the laws of Spain, without regard to conflict-of-laws rules. The parties submit to the exclusive jurisdiction of the courts of Madrid, Spain, and waive any objection to venue or forum non conveniens. Either party may seek injunctive or equitable relief in any court of competent jurisdiction. ## 21\. Notices Notices to Hellomatik must be sent to administracion@hellomatik.com. Notices are deemed given upon receipt. ## 22\. Force majeure Neither party will be liable for failure to perform its obligations (except payment obligations) when such failure is due to causes beyond its reasonable control, including natural disasters, pandemics, war, acts of terrorism, government actions, failures of telecommunications or internet providers and large-scale cyberattacks. The affected party will notify the other without delay and make reasonable efforts to mitigate the impact. If the force majeure event persists for more than 60 days, either party may terminate the affected Service. ## 23\. Data export and portability Upon request, Hellomatik will export Customer Content in a structured, commonly used format (e.g. JSON, CSV) within 15 business days. Customer may export data at any time via the admin console or API. The first export per calendar month is free; additional exports may incur reasonable fees communicated in advance. ## 24\. Service levels Production features (non-beta) have a monthly availability target of 99.5%. If availability falls below this target during a calendar month, Customer may request a credit proportional to the downtime. This commitment does not apply to: (a) beta or preview features, (b) scheduled maintenance previously communicated, (c) force majeure events, or (d) interruptions caused by Customer's Integrations or configurations. Hellomatik will give 90 days' notice before discontinuing or materially changing any API. Customer may terminate without penalty if a material API change is unacceptable. ## 25\. Severability and waiver If any provision is found unenforceable, the rest will stay in effect. Failure to enforce a provision is not a waiver. By using the Service, you confirm that you have read these Terms and that you agree to them. You are responsible for the acts and omissions of your Authorised Users, agents and Integrations connected to your account. [Back to top](#) --- \[Última actualización: 17 de marzo de 2026\] # Términos de Servicio de Hellomatik En esta página 1. [1\. Definiciones](#seccion-5) 2. [2\. El servicio: solo para uso empresarial](#seccion-14) 3. [3\. Cuentas y responsabilidades del Cliente (modelo de responsabilidad compartida)](#seccion-16) 4. [4\. Licencia y uso aceptable](#seccion-25) 5. [5\. Contenido del Cliente, privacidad y tratamiento de datos](#seccion-36) 6. [6\. Seguridad e incidentes](#seccion-51) 7. [7\. Servicios e Integraciones de terceros](#seccion-64) 8. [8\. Voz, llamadas y grabaciones](#seccion-66) 9. [9\. Versiones beta y previas, acceso gratuito o de prueba](#seccion-68) 10. [10\. Tarifas, impuestos y cambios](#seccion-70) 11. [11\. Suspensión y resolución](#seccion-72) 12. [12\. Confidencialidad](#seccion-74) 13. [13\. Garantías y exenciones de responsabilidad](#seccion-76) 14. [14\. Indemnizaciones](#seccion-83) 15. [15\. Limitación de responsabilidad](#seccion-88) 16. [16\. Publicidad](#seccion-99) 17. [17\. Control de exportaciones, sanciones y anticorrupción](#seccion-101) 18. [18\. Cambios en el Servicio y en estos Términos](#seccion-103) 19. [19\. Orden de precedencia, acuerdo completo y cesión](#seccion-105) 20. [20\. Ley aplicable y jurisdicción](#seccion-107) 21. [21\. Notificaciones](#seccion-109) 22. [22\. Fuerza mayor](#seccion-111) 23. [23\. Descarga y portabilidad de datos](#seccion-113) 24. [24\. Niveles de servicio](#seccion-115) 25. [25\. Divisibilidad y renuncia](#seccion-117) Estos Términos de Servicio regulan su acceso y uso de la plataforma de automatización con IA de Hellomatik. Léalos con atención. Responsable/Entidad Contratante: HELLOMATIK, S.L. (CIF B22803126) Contacto: administracion@hellomatik.com Fecha de entrada en vigor: 1 de octubre de 2025. Última actualización: 17 de marzo de 2026. Estos Términos de Servicio (los «Términos») rigen el acceso y uso de hellomatik.com, app.hellomatik.com, nuestras API, módulos de voz y chat, automatizaciones, integraciones y software, sitios web y servicios relacionados (en conjunto, el «Servicio»). Debe tener al menos 18 años para usar el Servicio. Si acepta estos Términos en nombre de una organización, declara tener autoridad para obligar a esa organización. Al usar el Servicio, acepta estos Términos. Si no está de acuerdo, no use el Servicio. ## 1\. Definiciones A efectos de estos Términos de Servicio: «Cliente» o «usted» designa a la persona o entidad que usa el Servicio. «Usuarios Autorizados» son las personas a las que usted autoriza para acceder al Servicio bajo su cuenta. «Contenido del Cliente» designa los datos, texto, archivos, audio, transcripciones, instrucciones (prompts), Salidas (los resultados generados), metadatos y otro material enviado o tratado por el Servicio bajo su cuenta. «Salidas» designa el contenido que genera el Servicio en respuesta a entradas o configuraciones del Cliente. «Integraciones» designa los productos o servicios de terceros conectados al Servicio (p. ej., CRM, telefonía, almacenamiento, mensajería, analítica). «Subencargados» designa a los terceros que tratan datos personales por cuenta de Hellomatik con el fin de prestar el Servicio. «Incidente de Seguridad» designa el acceso no autorizado o la divulgación de Contenido del Cliente en los sistemas de Hellomatik resultante de un fallo de las medidas de seguridad razonables de Hellomatik. ## 2\. El servicio: solo para uso empresarial El Servicio es una plataforma empresarial que le permite desplegar asistentes conversacionales de voz y de chat, automatizaciones y flujos de trabajo conectados a sus herramientas. El Servicio está destinado únicamente a uso empresarial. Usted sigue siendo responsable de cómo configura y usa el Servicio, de qué Integraciones conecta y de las acciones realizadas por sus Usuarios Autorizados, agentes o flujos de trabajo. ## 3\. Cuentas y responsabilidades del Cliente (modelo de responsabilidad compartida) ### 3.1 Seguridad de la cuenta Usted es el único responsable de: (a) mantener la confidencialidad de credenciales, claves API y tokens; (b) habilitar y aplicar controles de seguridad como SSO/MFA, roles de mínimo privilegio, listas de IP autorizadas y rotación de claves; (c) revocar sin demora el acceso de los usuarios y proveedores que causen baja; y (d) supervisar la actividad en su entorno. Debe notificar sin demora a Hellomatik cualquier sospecha de vulneración. ### 3.2 Sistemas y datos del Cliente Usted controla sus fuentes de datos y sus Integraciones. Usted es el único responsable de la legalidad y la exactitud del Contenido del Cliente, de cómo configura el Servicio para tratarlo y de dar todos los avisos y obtener todos los consentimientos que exija la ley (incluidas las obligaciones de grabación de llamadas y de información para las funciones de voz y los límites de telemarketing cuando sean aplicables). ### 3.3 Mala configuración y vulneración por terceros Hellomatik no es responsable de los accesos no autorizados, las pérdidas o las modificaciones causados por: (i) credenciales comprometidas o mal utilizadas (incluido phishing/ingeniería social de sus usuarios), (ii) la mala configuración del Servicio o de las Integraciones por usted o por sus usuarios, (iii) vulneraciones de seguridad de terceros o interrupciones en sus sistemas, redes o Integraciones, o (iv) acciones tomadas según sus instrucciones o automatizaciones que configure. ### 3.4 Copias de seguridad del Cliente A menos que se acuerde lo contrario por escrito, el Cliente sigue siendo responsable de hacer copias de seguridad de los datos que estén en sistemas ajenos a Hellomatik y de cualquier copia exportada del Servicio. ## 4\. Licencia y uso aceptable ### 4.1 Licencia Con sujeción a estos Términos y al pago oportuno de las tarifas, Hellomatik le otorga una licencia no exclusiva, intransferible, no sublicenciable y revocable para acceder al Servicio y usarlo para sus fines comerciales internos. ### 4.2 Restricciones No deberá: (a) copiar, modificar, traducir, adaptar o crear obras derivadas del Servicio, sus componentes, modelos o documentación; (b) realizar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar, extraer pesos de modelos o intentar de cualquier forma descubrir el código fuente, algoritmos, modelos subyacentes, arquitectura o lógica del Servicio (salvo cuando la ley aplicable no permita esa restricción); (c) acceder al Servicio para construir, entrenar o mejorar un producto, servicio o modelo competidor, directa o indirectamente; (d) extraer o recolectar de forma automatizada contenido, datos o Salidas del Servicio sin autorización escrita; (e) interferir en la seguridad, la integridad o el rendimiento del Servicio o de sus sistemas de protección, o interrumpirlos, sobrecargarlos o comprometerlos; (f) eludir, desactivar o manipular límites de uso, tasas, controles de acceso, restricciones técnicas o medidas de seguridad del Servicio; (g) eliminar, alterar u ocultar avisos de propiedad intelectual, marcas, atribuciones o leyendas de derechos; (h) sublicenciar, revender, alquilar, prestar o distribuir el acceso al Servicio a terceros sin autorización escrita; (i) usar el Servicio para actividades de alto riesgo en las que un fallo podría causar muerte, lesiones personales o daños ambientales graves (p. ej., diagnóstico médico autónomo, soporte vital, control de tráfico aéreo, operaciones nucleares, control de armamento); o (j) utilizar las Salidas para entrenar, ajustar o destilar modelos de inteligencia artificial propios o de terceros sin autorización escrita de Hellomatik. ### 4.3 Usos prohibidos Queda expresamente prohibido usar el Servicio para: (a) violar leyes, reglamentos o derechos de terceros aplicables en cualquier jurisdicción; (b) almacenar, procesar o transmitir código malicioso, malware, ransomware o herramientas diseñadas para comprometer sistemas; (c) cargar, generar o distribuir contenido ilegal, difamatorio, fraudulento, obsceno o que incite al odio, la violencia o la discriminación; (d) enviar comunicaciones no solicitadas, spam, mensajes masivos automatizados o telemarketing ilegal a través de los canales del Servicio; (e) suplantar la identidad de personas o entidades, o presentar Salidas generadas por IA como si fueran creadas por humanos sin advertirlo debidamente; (f) comprometer la privacidad o los derechos de identidad de terceros, incluida la recopilación no autorizada de datos personales; (g) facilitar fraude, phishing, estafas, esquemas piramidales, prácticas crediticias abusivas o explotación de personas vulnerables; (h) crear, almacenar o distribuir material de abuso sexual infantil o facilitar la explotación de menores de cualquier forma; (i) generar contenido que promueva el suicidio, la autolesión, trastornos alimentarios o acoso; (j) difundir desinformación deliberada, noticias falsas o propaganda diseñada para engañar; (k) socavar procesos democráticos, generar contenido político engañoso dirigido a votantes o simular movimientos ciudadanos ocultando quién los promueve; (l) tomar decisiones automatizadas en el ámbito de la justicia penal, puntuación social, vigilancia masiva o reconocimiento facial sin base legal; (m) comprometer infraestructuras críticas (redes eléctricas, sistemas de agua, telecomunicaciones, servicios de emergencia); (n) desarrollar, diseñar o facilitar la creación de armas, explosivos o sustancias peligrosas; (o) generar, almacenar o distribuir contenido sexualmente explícito a través del Servicio; o (p) coordinar actividad maliciosa entre múltiples cuentas, eludir prohibiciones mediante cuentas nuevas o abusar de la plataforma de cualquier forma. ### 4.4 Salidas, revisión humana y limitaciones de la IA El Servicio utiliza modelos de inteligencia artificial que pueden generar contenido inexacto, incompleto, sesgado o que infrinja derechos de terceros. Las Salidas no deben utilizarse para decisiones médicas, legales o financieras, ni para decisiones críticas para la seguridad, sin revisión de un experto humano. Usted es el único responsable de revisar, validar y obtener las autorizaciones legales necesarias antes de usar cualquier Salida. Hellomatik no es responsable de reclamaciones de terceros derivadas del uso de Salidas no revisadas o no editadas por el Cliente. En la medida en que la legislación aplicable (incluido el Reglamento de IA de la UE) imponga obligaciones de transparencia o clasificación de riesgo para sistemas de IA, Hellomatik colaborará con el Cliente para facilitar el cumplimiento, pero la responsabilidad final de evaluar la adecuación del Servicio al contexto específico de uso corresponde al Cliente. ### 4.5 Usos de alto riesgo: requisitos adicionales Si utiliza el Servicio en contextos donde las Salidas o automatizaciones puedan afectar significativamente a personas físicas (entre otros: interpretación legal, diagnóstico o atención sanitaria, decisiones financieras o crediticias, decisiones de empleo o vivienda, comunicaciones periodísticas automatizadas o evaluaciones educativas), deberá cumplir los siguientes requisitos: (a) Supervisión humana: un profesional cualificado debe revisar todo contenido o decisión generados por el Servicio antes de que produzca efectos sobre personas; (b) Información: al inicio de cada interacción, hay que informar a los usuarios finales de que una IA interviene en la generación del contenido o de las recomendaciones; (c) Evaluación de riesgo: el Cliente es responsable de evaluar si su uso específico requiere medidas adicionales conforme a la legislación aplicable (incluido el Reglamento de IA de la UE). El Cliente es el único responsable de cualquier incumplimiento de estos requisitos en contextos de alto riesgo. ## 5\. Contenido del Cliente, privacidad y tratamiento de datos ### 5.1 Propiedad Usted conserva todos los derechos sobre el Contenido del Cliente. Hellomatik cede al Cliente todos los derechos sobre las Salidas generadas por el Servicio bajo su cuenta. Las Salidas pueden no ser únicas y otros clientes podrían recibir Salidas similares o idénticas; esta cesión no confiere exclusividad sobre el contenido generado. ### 5.2 Nuestro uso del Contenido del Cliente Usted otorga a Hellomatik una licencia limitada, mundial, no exclusiva para tratar el Contenido del Cliente únicamente para proporcionar y mantener el Servicio, prevenir o abordar problemas técnicos o de seguridad, cumplir con la ley y según lo permitido en estos Términos o su DPA. A efectos de estos Términos, «Contenido del Cliente» incluye todos los datos derivados generados a partir del tratamiento técnico de sus datos (incluidas representaciones numéricas, índices y metadatos operativos). Los datos derivados son Contenido del Cliente. Reciben las mismas protecciones y se eliminan conforme a los mismos plazos de conservación. ### 5.3 Sin entrenamiento salvo autorización expresa Hellomatik no usa el Contenido del Cliente para entrenar modelos de IA, salvo que usted lo autorice expresamente. Cualquier uso para entrenamiento requeriría su consentimiento previo, expreso y específico, que podrá retirar en cualquier momento. ### 5.4 Privacidad y DPA Nuestra Política de Privacidad explica el tratamiento como responsable. Cuando Hellomatik trata datos personales en su nombre, las partes firmarán un contrato de encargo de tratamiento (DPA), que forma parte de estos Términos. En caso de conflicto, prevalecerá el DPA para el tratamiento en su nombre. ### 5.5 Subencargados y transferencias Hellomatik puede usar Subencargados bajo acuerdos escritos que imponen obligaciones de protección de datos. Hellomatik notificará al Cliente con al menos 15 días de antelación a la incorporación de un nuevo Subencargado. El Cliente puede oponerse por escrito dentro de ese plazo; en ese caso, Hellomatik buscará alternativas razonables o el Cliente podrá resolver el contrato respecto del Servicio afectado sin penalización. Las transferencias transfronterizas se basarán en un mecanismo legal (p. ej., las cláusulas contractuales tipo de la UE, decisiones de adecuación como el DPF UE-EE. UU. u otros mecanismos válidos). ### 5.6 Datos de usuarios finales El Servicio puede tratar datos personales de sus usuarios finales (p. ej., clientes, pacientes, posibles clientes u otras personas que interactúan con el Servicio a través de sus canales). Usted es el responsable del tratamiento de esos datos y debe garantizar una base legal válida para su tratamiento (p. ej., consentimiento, interés legítimo o ejecución contractual). Cuando un usuario final ejerza derechos de protección de datos (acceso, rectificación, supresión, portabilidad), usted es responsable de atender esas solicitudes. Hellomatik proporcionará asistencia técnica razonable según lo establecido en el DPA. ### 5.7 DPA y lista de subencargados Hellomatik pone a disposición de los Clientes un contrato de encargo de tratamiento (DPA) que complementa estos Términos y establece las obligaciones de Hellomatik como encargado del tratamiento conforme al RGPD y a la normativa aplicable. El DPA está disponible previa solicitud a administracion@hellomatik.com o en la sección legal del sitio web. Hellomatik mantiene una lista actualizada de subencargados, disponible en la sección legal del sitio web o previa solicitud. Los cambios en la lista se notificarán conforme a la Sección 5.5. ## 6\. Seguridad e incidentes ### 6.1 Nuestra seguridad Hellomatik implementa medidas técnicas y organizativas razonables y adecuadas para proteger el Servicio (p. ej., cifrado en tránsito, controles de acceso, aislamiento de entornos, supervisión y copias de seguridad). ### 6.2 Incidentes de Seguridad Si Hellomatik confirma un Incidente de Seguridad que afecta al Contenido del Cliente en los sistemas de Hellomatik, Hellomatik le notificará sin demora indebida y, en cualquier caso, dentro de las 72 horas siguientes a la confirmación. La notificación incluirá la naturaleza del incidente, los datos afectados, el alcance estimado y las medidas de remediación adoptadas. ### 6.3 Exclusiones Un Incidente de Seguridad no incluye acceso no autorizado, pérdida o divulgación resultante de: (a) sistemas o redes del Cliente o de terceros; (b) credenciales o dispositivos comprometidos del Cliente o sus usuarios; (c) mala configuración por parte del Cliente; o (d) acciones realizadas según instrucciones del Cliente o por automatizaciones del Cliente. ### 6.4 Cooperación Cada parte cooperará razonablemente en la investigación y remediación de cualquier incidente dentro de su control, lo que incluye la facilitación de registros, la respuesta a consultas en un plazo de 48 horas y el acceso razonable a los sistemas afectados. ### 6.5 Derechos de auditoría Previa solicitud razonable, Hellomatik proporcionará pruebas de sus medidas de seguridad (p. ej., informes de auditoría de terceros, certificaciones o cuestionarios de seguridad completados). Hellomatik permitirá auditorías de terceros previo acuerdo escrito sobre alcance, calendario y confidencialidad, con un máximo de una auditoría por año natural. ### 6.6 Decisiones automatizadas El Servicio puede ejecutar acciones automatizadas (incluidos flujos de trabajo, respuestas y operaciones en sistemas conectados) basándose en las configuraciones e instrucciones del Cliente. El Cliente es responsable de garantizar que esas automatizaciones no constituyan decisiones adoptadas exclusivamente por medios automatizados, sin intervención humana adecuada, cuando produzcan efectos jurídicos significativos sobre personas físicas, conforme al art. 22 RGPD y a la legislación aplicable. Cuando el uso del Servicio implique decisiones automatizadas que produzcan efectos significativos, el Cliente implementará los mecanismos de revisión humana, información al interesado y derecho de impugnación que exija la normativa. ## 7\. Servicios e Integraciones de terceros El Servicio puede interoperar con servicios de terceros o depender de ellos (telefonía, mensajería, nube, analítica, autenticación, etc.). Hellomatik selecciona y supervisa a sus proveedores con diligencia razonable y mantiene acuerdos de protección de datos con los subencargados. No obstante, Hellomatik no es responsable de fallos en servicios de terceros que escapen a su control. Cuando el Cliente habilita una Integración por su cuenta, esa Integración accede a los datos o los almacena por decisión y a riesgo del Cliente. ## 8\. Voz, llamadas y grabaciones Usted es responsable del uso legal de las llamadas salientes y entrantes, lo que incluye: (a) obtener y respetar los consentimientos y avisos exigidos para la grabación y la transcripción; (b) cumplir las reglas aplicables de telemarketing y las listas de exclusión; y (c) atender las solicitudes de exclusión. Las leyes de grabación de llamadas varían según la jurisdicción (por ejemplo, España exige consentimiento de ambas partes; otros países de la UE tienen requisitos distintos). El Cliente es responsable de conocer y cumplir las leyes específicas de cada jurisdicción donde utilice el módulo de Voz. Hellomatik facilita opciones de configuración y avisos, pero no presta asesoramiento legal ni garantiza el cumplimiento del Cliente. ## 9\. Versiones beta y previas, acceso gratuito o de prueba Las funciones identificadas como beta, versión previa, prueba o gratuitas se proporcionan «tal cual», sin soporte ni acuerdo de nivel de servicio, y pueden cambiar o dejar de ofrecerse con un preaviso de 30 días cuando sea posible. Pueden estar sujetas a términos o limitaciones adicionales. Hellomatik no reclasificará retroactivamente una funcionalidad estable como beta para eludir obligaciones de soporte. Si la retirada de una funcionalidad beta afecta de forma sustancial al Cliente, este podrá resolver el contrato respecto del Servicio afectado sin penalización. ## 10\. Tarifas, impuestos y cambios Las tarifas son las que se indiquen en su Formulario de Pedido, en la consola de administración o en el plan aplicable, y no son reembolsables a menos que lo exija la ley. Los cargos basados en uso (p. ej., minutos, eventos, almacenamiento, mensajes) se facturan según el consumo real. Usted autoriza a Hellomatik o a su proveedor de pagos a cobrar todas las tarifas e impuestos aplicables. Hellomatik calculará y repercutirá el IVA según el lugar de establecimiento del Cliente y la legislación vigente. Para clientes empresariales dentro de la UE, se aplicará el mecanismo de inversión del sujeto pasivo cuando proceda; el Cliente es responsable de facilitar un número de identificación fiscal válido. Hellomatik puede actualizar los precios o las características del plan con un preaviso mínimo de 30 días, que se ajustará a su ciclo de facturación; el uso continuado después de que el cambio surta efecto constituye su aceptación. ## 11\. Suspensión y resolución Hellomatik facilitará un aviso por escrito en el que se describa la infracción antes de cualquier suspensión, salvo que la ley exija la suspensión inmediata (p. ej., las leyes sobre seguridad infantil o sobre terrorismo) o que el uso suponga un riesgo inminente para la seguridad del Servicio. El Cliente dispondrá de 10 días hábiles para subsanar la infracción antes de que la suspensión sea definitiva. Hellomatik puede suspender o resolver el acceso si: (a) usted incumple estos Términos o no paga; (b) su uso arriesga la seguridad, integridad o disponibilidad del Servicio; o (c) lo exige la ley. Usted puede resolver el contrato en cualquier momento conforme a su plan. Cuando finalice el contrato, su licencia se extinguirá y Hellomatik eliminará o anonimizará el Contenido del Cliente de los sistemas activos en un plazo de 60 días, conforme a los plazos de conservación indicados en su cuenta o DPA. ## 12\. Confidencialidad Cada parte protegerá la Información Confidencial de la otra con una diligencia al menos razonable y la usará solo para cumplir con estos Términos. La Información Confidencial excluye la información que sea pública sin que medie incumplimiento, la recibida legítimamente de un tercero, la desarrollada de forma independiente y aquella cuya divulgación exija la ley (con aviso inmediato cuando la ley lo permita). ## 13\. Garantías y exenciones de responsabilidad ### 13.1 Capacidad de las partes Cada parte declara que tiene capacidad para obligarse. ### 13.2 Exención de responsabilidad del Servicio El Servicio, las Salidas, las funciones beta y cualquier documentación se proporcionan «tal cual» y «según disponibilidad». Hellomatik declina toda garantía, expresa o implícita, incluidas las de comerciabilidad, idoneidad para una finalidad determinada y ausencia de infracción, así como cualquier garantía derivada de los tratos previos entre las partes o de los usos del comercio. Hellomatik no garantiza que el Servicio esté libre de errores ni que funcione sin interrupciones, ni que las Salidas sean exactas o adecuadas para un uso concreto. ### 13.3 Responsabilidad del Cliente Su uso del Servicio, las Salidas y las acciones ejecutadas por automatizaciones bajo su cuenta corren por su exclusiva cuenta y riesgo. Usted es el único responsable de: (a) el cumplimiento de todas las leyes y reglamentos aplicables a sus datos, comunicaciones, Salidas y automatizaciones; (b) la revisión humana de las Salidas antes de cualquier uso, difusión o toma de decisiones; (c) todos los daños, pérdidas o perjuicios causados por sus configuraciones, instrucciones, credenciales, dispositivos, Integraciones o por las acciones de sus Usuarios Autorizados o agentes automatizados; (d) la obtención de todos los consentimientos, avisos y autorizaciones legales necesarios de sus usuarios finales; (e) garantizar que su uso del Servicio no viola derechos de terceros ni constituye un uso prohibido según la Sección 4.3; y (f) la implementación de supervisión humana adecuada cuando el contexto de uso lo requiera. Hellomatik proporciona herramientas y configuraciones, pero no supervisa, revisa ni aprueba el uso que el Cliente hace del Servicio ni las Salidas que el Servicio genera. ## 14\. Indemnizaciones ### 14.1 Por el Cliente El Cliente defenderá, indemnizará y mantendrá indemne a Hellomatik y a sus filiales, directivos, administradores, empleados y agentes de todas las reclamaciones, daños, responsabilidades, costes y gastos de terceros (incluidos honorarios de abogado razonables) que se deriven de lo siguiente o guarden relación con ello: (a) su Contenido del Cliente, incluidas las Salidas generadas bajo su cuenta; (b) su uso del Servicio en violación de estos Términos, la Sección 4.3 (Usos prohibidos) o cualquier ley aplicable; (c) disputas con sus usuarios finales, clientes o terceros derivadas de las interacciones, comunicaciones o acciones realizadas por el Servicio bajo su cuenta; (d) sus Integraciones, configuraciones, flujos de trabajo y automatizaciones, incluidas todas las acciones ejecutadas por agentes de IA bajo sus credenciales e instrucciones; (e) el incumplimiento de los requisitos de supervisión humana, divulgación o evaluación de riesgo establecidos en las Secciones 4.4 y 4.5; (f) cualquier reclamación derivada de decisiones automatizadas tomadas sin la intervención humana requerida por la legislación aplicable; o (g) cualquier violación de leyes de protección de datos, privacidad, telecomunicaciones o grabación de llamadas en relación con su uso del Servicio. Esta obligación de indemnización seguirá vigente tras la resolución de estos Términos. ### 14.2 Por Hellomatik (propiedad intelectual) Hellomatik le defenderá contra reclamaciones de terceros que aleguen que el Servicio (cuando se usa según lo permitido y no se combina con productos que no son de Hellomatik excepto Integraciones que proporcionamos) infringe directamente un derecho de propiedad intelectual válido, y pagará las indemnizaciones que finalmente se impongan (o el acuerdo que apruebe por escrito). Hellomatik puede, a su elección: (i) obtener derechos, (ii) modificar o reemplazar el Servicio para que no infrinja, o (iii) suprimir las funciones afectadas y reembolsar las tarifas pagadas por anticipado por el plazo no utilizado. Hellomatik no tiene obligación por reclamaciones basadas en Contenido del Cliente, configuraciones, Integraciones o uso en violación de estos Términos. ## 15\. Limitación de responsabilidad ### 15.1 Exclusión de ciertos daños En la máxima medida permitida por la ley, ninguna parte será responsable de daños indirectos, incidentales, especiales, consecuenciales, ejemplares o punitivos, ni por pérdida de beneficios, ingresos, fondo de comercio, datos o interrupción del negocio, aunque se le hubiera advertido de esa posibilidad. ### 15.2 Límite agregado Excepto por sus obligaciones de pago y las obligaciones de indemnización de cada parte, la responsabilidad total agregada de cada parte que se derive del Servicio o guarde relación con él no excederá las cantidades pagadas o por pagar por el Cliente a Hellomatik por el Servicio durante los 12 meses inmediatamente anteriores al evento que da lugar a la responsabilidad. ### 15.3 Responsabilidades que no pueden limitarse Nada en estos Términos excluye o limita la responsabilidad cuando tal exclusión o limitación no está permitida por ley (p. ej., por muerte o lesiones personales causadas por negligencia, fraude o conducta dolosa). ### 15.4 Reparto de riesgos Las tarifas reflejan el reparto de riesgos pactado en estos Términos. ### 15.5 Uso indebido por el Cliente y acceso no autorizado Para mayor claridad, Hellomatik no es responsable de ningún acceso no autorizado, divulgación, pérdida o daño que resulte de: (i) credenciales comprometidas (incluido phishing o ingeniería social de los usuarios del Cliente); (ii) mala configuración del Servicio o Integraciones por parte del Cliente; (iii) vulnerabilidades o interrupciones en sistemas o redes de terceros seleccionados o controlados por el Cliente; o (iv) acciones realizadas por automatizaciones, agentes o usuarios bajo la cuenta del Cliente y según las instrucciones o configuraciones del Cliente. ## 16\. Publicidad Salvo que se oponga por escrito o a través de los ajustes de su cuenta, usted otorga a Hellomatik permiso para identificarle como cliente y usar su nombre en listas de clientes, sitios web y presentaciones, con dos condiciones: (a) el uso del logotipo requiere aprobación previa por escrito y (b) no se dará a entender falsamente un respaldo o un patrocinio. El Cliente puede revocar este permiso en cualquier momento. ## 17\. Control de exportaciones, sanciones y anticorrupción Usted declara que ni usted ni sus usuarios están sujetos a sanciones y que cumplirán las leyes aplicables de exportación, sanciones y anticorrupción. No usará el Servicio en territorios sujetos a embargo ni para usos finales prohibidos. ## 18\. Cambios en el Servicio y en estos Términos Podemos modificar funciones, imponer límites o suprimir partes del Servicio con un preaviso razonable cuando sea posible. Podemos actualizar estos Términos periódicamente publicando la versión revisada y actualizando la fecha de «Última actualización». Los cambios sustanciales se notificarán con al menos 30 días de antelación por correo electrónico o mediante una notificación en el Servicio. El Cliente puede oponerse por escrito dentro de ese plazo de 30 días; en ese caso, los Términos anteriores seguirán aplicándose hasta el final del período de contratación vigente o durante un máximo de 12 meses, lo que suceda antes. Si el Cliente no se opone, el uso continuado después de que el cambio surta efecto constituye su aceptación. ## 19\. Orden de precedencia, acuerdo completo y cesión Si hay un conflicto entre estos Términos y un Formulario de Pedido, una declaración de trabajo (SOW) o un DPA, el orden de precedencia será: (1) DPA (para el tratamiento en su nombre), (2) Política de Privacidad (para datos controlados por Hellomatik), (3) Formulario de Pedido/SOW y (4) estos Términos. La Política de Privacidad y la Política de Cookies son vinculantes como parte de estos Términos. Estos Términos constituyen el acuerdo completo sobre su objeto y sustituyen a los acuerdos anteriores. No puede ceder estos Términos sin el consentimiento por escrito de Hellomatik; Hellomatik puede cederlos a una filial o con motivo de una fusión, reorganización o venta de activos, con notificación previa al Cliente. En caso de adquisición o fusión, si el nuevo titular tiene un conflicto de intereses relevante con el sector del Cliente, este podrá resolver el contrato sin penalización en un plazo de 60 días desde la notificación escrita. ## 20\. Ley aplicable y jurisdicción Estos Términos se rigen por las leyes de España, con exclusión de sus normas de conflicto de leyes. Las partes se someten a la jurisdicción exclusiva de los tribunales de Madrid (España) y renuncian a cualquier objeción de jurisdicción o forum non conveniens. Cualquiera de las partes puede solicitar medidas cautelares o de equidad ante cualquier tribunal competente. ## 21\. Notificaciones Las notificaciones a Hellomatik deben enviarse a administracion@hellomatik.com. Las notificaciones se entienden entregadas en el momento de su recepción. ## 22\. Fuerza mayor Ninguna parte será responsable del incumplimiento de sus obligaciones (excepto las de pago) cuando dicho incumplimiento se deba a causas fuera de su control razonable, como desastres naturales, pandemias, guerra, actos de terrorismo, acciones gubernamentales, fallos de proveedores de telecomunicaciones o de internet y ciberataques a gran escala. La parte afectada notificará a la otra sin demora y realizará esfuerzos razonables para mitigar el impacto. Si el evento de fuerza mayor persiste más de 60 días, cualquiera de las partes podrá resolver el contrato respecto del Servicio afectado. ## 23\. Descarga y portabilidad de datos Previa solicitud, Hellomatik exportará el Contenido del Cliente en un formato estructurado y de uso común (p. ej., JSON, CSV) en un plazo de 15 días hábiles. El Cliente puede exportar datos en cualquier momento a través de la consola de administración o la API. La primera exportación por mes natural es gratuita; exportaciones adicionales pueden conllevar costes razonables previamente comunicados. ## 24\. Niveles de servicio Las funcionalidades de producción (no beta) tienen un objetivo de disponibilidad mensual del 99,5 %. Si la disponibilidad cae por debajo de este objetivo durante un mes natural, el Cliente podrá solicitar un crédito proporcional al tiempo de inactividad. Este compromiso no se aplica a: (a) funcionalidades beta o de versión previa, (b) mantenimientos programados previamente comunicados, (c) eventos de fuerza mayor, ni (d) interrupciones causadas por las Integraciones o configuraciones del Cliente. Hellomatik dará un preaviso de 90 días antes de dejar de ofrecer o de modificar de forma sustancial cualquier API. El Cliente podrá resolver el contrato sin penalización si un cambio sustancial de API resulta inaceptable. ## 25\. Divisibilidad y renuncia Si alguna disposición se considera nula o inexigible, el resto permanecerá en vigor. La falta de exigencia de una disposición no supone renuncia a hacerla cumplir en el futuro. Al usar el Servicio, usted reconoce que ha leído estos Términos y que los acepta, y que es responsable de los actos y omisiones de sus Usuarios Autorizados, agentes e Integraciones conectadas a su cuenta. [Volver arriba](#) --- \[Last updated: 14 September 2026\] # Cookie Policy On this page 1. [1) Cookies and similar technologies](#seccion-4) 2. [2) Types of cookies we may use](#seccion-6) 3. [3) Legal basis and consent](#seccion-14) 4. [4) Managing cookies](#seccion-16) 5. [5) Third-party providers and international transfers](#seccion-19) 6. [6) Children](#seccion-21) 7. [7) Cookie walls](#seccion-23) 8. [8) Cookies and technologies in use at present](#seccion-25) 9. [9) Google Consent Mode (v2)](#seccion-32) 10. [10) Changes to this policy](#seccion-34) At Hellomatik, we respect the information we may collect about you on this website. Controller: HELLOMATIK, S.L. (CIF B22803126) Contact: administracion@hellomatik.com Effective date: 1 October 2025. Last updated: 14 September 2026. ## 1) Cookies and similar technologies This policy explains how cookies and similar technologies (e.g., local storage and SDKs) may be used to operate this website, remember your preferences, secure our services and measure usage. In Spain, the use of these technologies is governed by Article 22.2 of the LSSI and, in the EU, by Article 5(3) of the ePrivacy Directive; where consent is required, it must meet GDPR standards and follow the AEPD Cookie Guide. ## 2) Types of cookies we may use ### By purpose Strictly necessary (technical and security): required for core functions (login, security, load balancing, fraud and bot mitigation). Consent is not required. Preferences: remember settings such as language or interface; consent is required unless you choose the setting yourself (e.g., pick a language). Analytics and measurement: help us understand visits and engagement; consent is required (in the UK, "Accept" and "Reject" must be equally prominent on the first screen of the banner). Advertising and targeting (if used): interest-based ads and remarketing; consent is required. By duration: session cookies (deleted when you close the browser) or persistent cookies (e.g., 24 hours, 30 days or 400 days; subject to browser limits). By party: first-party cookies (set by hellomatik.com) or third-party cookies (set by external providers). ## 3) Legal basis and consent We do not set non-essential cookies or technologies without prior consent. The non-essential cookies on this website are Google's measurement cookies, for two purposes that you accept separately: analytics (Google Analytics 4) and advertising (Google Ads conversion measurement). They are set only if you accept them in the notice shown at the foot of the first page you visit, or on this page. The notice shows "Accept" and "Decline" with equal prominence and a link to set each purpose, does not cover the page, and not answering is not consent: if you do not choose, nothing loads. The booking calendar's cookies, which are set only when you open it because they are needed for the booking you request, are described in sections 5 and 8. ## 4) Managing cookies You can change your choice at any time on this page (at the end): decline all, accept all or choose each purpose. If you withdraw consent you had given, the website deletes Google's cookies for that purpose and reloads the page, so that no measurement script stays loaded. You can also delete the "hm-consentimiento" cookie in your browser. To be able to demonstrate consent, the website records each choice with its date and the version of this policy, without your IP address or any other data that identifies you. Browser controls: you can also block or delete cookies in your browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge, Opera). Blocking strictly necessary cookies may stop parts of this website from working. ## 5) Third-party providers and international transfers If you accept a measurement purpose, Google Tag Manager loads and, through it, the Google Ireland Limited services you accepted: Google Analytics 4 for analytics and Google Ads for advertising. Google may transfer data to the United States under the EU-US Data Privacy Framework and standard contractual clauses. The booking calendar is provided by Calendly LLC, based in the United States and certified under the EU-US Data Privacy Framework. It loads only when you press "Choose a day and time" or pick a day and time after sending the form. When it loads, Calendly and the providers it uses to secure and deliver the booking (Cloudflare, Stripe, Google reCAPTCHA and OneTrust) receive your IP address and technical browser data, and may set the cookies described in section 8. This website hides Calendly's own cookie notice; Calendly keeps its analytics and advertising cookies switched off. Calendly's use of the data is governed by its own policy. ## 6) Children Where consent is required, UK law sets the age of digital consent at 13; below that age, a holder of parental responsibility must give consent (subject to any stricter sector-specific laws). ## 7) Cookie walls We do not condition access to this website on accepting non-essential cookies. Any future alternative model (e.g., a paid option) will follow EU guidance on freely given consent. ## 8) Cookies and technologies in use at present Cookie "hm-consentimiento" (first-party, 6 months): stores your measurement choice (all, none or a single purpose). Exempt from consent: it is the one that remembers your choice. Local storage "hm-tema" and cookie "hm-idioma" (first-party, 1 year): remember the light or dark interface and the language. They are stored only when you choose a theme or press EN/ES; they are exempt preferences. Inferring the language from your browser sets no cookie. Only if you accept analytics: Google Analytics 4 cookies ("\_ga", "\_ga\_\*", up to 2 years; they count visits and pages). Only if you accept advertising: Google Ads cookies ("\_gcl\_au", "\_gcl\_aw", "\_gcl\_gs", up to 90 days; they attribute the form you send to an ad); when you send the contact form, your email address is passed to Google hashed ("enhanced conversions") so that the enquiry is counted once; and the session storage item "hm-origen" (first-party, until the tab is closed) keeps the campaign parameters you arrived with (gclid, UTM) to attribute the enquiry. Signing in at app.hellomatik.com sets that platform's own strictly necessary session cookies on its domain, governed by its terms. Only when you open the booking calendar (third-party, needed for the booking you request): "\_\_cf\_bm" (Cloudflare, on calendly.com, 30 minutes; tells people from bots), "\_cfuvid" (Cloudflare, on calendly.com, session; load balancing), "m" (Stripe, on m.stripe.com, up to 400 days; fraud prevention) and "OptanonConsent" (OneTrust, on calendly.com, up to 1 year; records that Calendly's analytics and advertising cookies are switched off). Calendly also loads Google reCAPTCHA to detect abuse, which sends technical browser data to Google. Technical session storage when you switch language (first-party, deleted once read): keeps your place on the page so you are not sent back to the top. Exempt from consent. We will update this section before adding any new technology. ## 9) Google Consent Mode (v2) We use Google Consent Mode v2 in its basic variant: the four permissions (ad storage, ad user data, ad personalization and analytics storage) are denied by default. Analytics storage is granted only if you accept analytics, and the three advertising permissions only if you accept advertising. Google Tag Manager and Google's other measurement scripts do not load until you accept at least one purpose. If you decline measurement, this website sends no measurement data to Google; the booking calendar, if you open it, uses Google reCAPTCHA as described in section 5. ## 10) Changes to this policy We will update this page and seek new consent when introducing new purposes or vendors that require it. [Back to top](#) --- \[Última actualización: 14 de septiembre de 2026\] # Política de Cookies En esta página 1. [1) Cookies y tecnologías similares](#seccion-4) 2. [2) Tipos de cookies que podemos usar](#seccion-6) 3. [3) Base legal y consentimiento](#seccion-14) 4. [4) Gestión de cookies](#seccion-16) 5. [5) Proveedores de terceros y transferencias internacionales](#seccion-19) 6. [6) Menores](#seccion-21) 7. [7) Muros de cookies](#seccion-23) 8. [8) Cookies y tecnologías en uso hoy](#seccion-25) 9. [9) Modo de Consentimiento de Google (v2)](#seccion-32) 10. [10) Cambios en esta política](#seccion-34) En Hellomatik respetamos la información que podamos recopilar sobre usted en este sitio web. Responsable: HELLOMATIK, S.L. (CIF B22803126) Contacto: administracion@hellomatik.com Fecha de entrada en vigor: 1 de octubre de 2025. Última actualización: 14 de septiembre de 2026. ## 1) Cookies y tecnologías similares Esta política explica cómo pueden utilizarse cookies y tecnologías similares (p. ej., almacenamiento local y SDK) para operar el sitio, recordar sus preferencias, asegurar nuestros servicios y medir el uso. En España, el uso de estas tecnologías se rige por el art. 22.2 LSSI y, en la UE, por el art. 5.3 de la Directiva ePrivacy; cuando se requiere consentimiento, debe cumplir los estándares del RGPD y seguir la Guía de Cookies de la AEPD. ## 2) Tipos de cookies que podemos usar ### Por finalidad Estrictamente necesarias (técnicas y de seguridad): las exigen las funciones principales (inicio de sesión, seguridad, reparto de carga, prevención de fraude y de bots). No se requiere consentimiento. Preferencias: recuerdan ajustes como el idioma o la interfaz; se requiere consentimiento a menos que usted elija ese ajuste (p. ej., seleccionar un idioma). Analíticas o de medición: sirven para conocer las visitas y el uso del sitio; se requiere consentimiento (en España, «Aceptar» y «Rechazar» deben tener la misma visibilidad en la primera pantalla del aviso). Publicidad y segmentación (si se usan): anuncios basados en intereses o remarketing; se requiere consentimiento. Por duración: de sesión (se eliminan al cerrar el navegador) o persistentes (p. ej., 24 horas, 30 días o 400 días; sujeto a los límites del navegador). Por titularidad: propias (instaladas por hellomatik.com) o de terceros (instaladas por proveedores externos). ## 3) Base legal y consentimiento No instalamos cookies ni tecnologías no esenciales sin consentimiento previo. Las cookies no esenciales de este sitio son las de medición de Google, en dos finalidades que se aceptan por separado: analítica (Google Analytics 4) y publicidad (medición de conversiones de Google Ads). Solo se instalan si usted las acepta en el aviso que aparece al pie de la primera página que visita, o en esta página. El aviso presenta «Aceptar» y «Rechazar» con la misma visibilidad y un enlace para configurar cada finalidad, no tapa la página y la inacción no equivale a consentimiento: si no contesta, no se carga nada. Las cookies del calendario de reservas, que se instalan solo cuando usted lo abre porque son necesarias para la reserva que pide, se describen en las secciones 5 y 8. ## 4) Gestión de cookies Puede cambiar su elección en cualquier momento desde esta misma página (al final): rechazar todo, aceptar todo o elegir cada finalidad. Si retira un consentimiento que había dado, la web borra las cookies de Google de esa finalidad y recarga la página, para que no quede cargado ningún script de medición. También puede borrar la cookie «hm-consentimiento» en su navegador. Para poder demostrar el consentimiento, la web registra cada elección con su fecha y la versión de esta política, sin dirección IP ni otros datos que le identifiquen. Controles del navegador: también puede bloquear o eliminar cookies en su navegador (Chrome, Firefox, Safari, Edge, Opera). Bloquear las cookies estrictamente necesarias puede impedir que algunas funciones se ejecuten. ## 5) Proveedores de terceros y transferencias internacionales Si usted acepta alguna finalidad de medición, se carga Google Tag Manager y, a través de él, los servicios de Google Ireland Limited que haya aceptado: Google Analytics 4 para la analítica y Google Ads para la publicidad. Google puede transferir datos a Estados Unidos; la transferencia se ampara en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y en las cláusulas contractuales tipo. El calendario de reservas lo presta Calendly LLC, establecida en Estados Unidos y adherida al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. Solo se carga cuando usted pulsa «Elegir día y hora» o elige día y hora tras enviar el formulario. Al cargarse, Calendly y los proveedores que utiliza para proteger y prestar la reserva (Cloudflare, Stripe, Google reCAPTCHA y OneTrust) reciben su dirección IP y datos técnicos del navegador, y pueden instalar las cookies descritas en la sección 8. Esta web oculta el aviso de cookies propio de Calendly; Calendly mantiene desactivadas sus cookies analíticas y publicitarias. El uso que Calendly haga de los datos se rige por su propia política. ## 6) Menores Cuando se requiere consentimiento, la ley española establece la edad de consentimiento digital en 14 años; por debajo de esa edad, el consentimiento lo debe prestar quien ostente la patria potestad. ## 7) Muros de cookies No condicionamos el acceso a nuestro sitio a la aceptación de cookies no esenciales. Cualquier modelo alternativo futuro (p. ej., una opción de pago) seguirá las directrices de la UE sobre consentimiento libre. ## 8) Cookies y tecnologías en uso hoy Cookie «hm-consentimiento» (propia, 6 meses): guarda su elección de medición (todo, ninguna o una sola finalidad). Exenta de consentimiento: es la que recuerda su elección. Almacenamiento local «hm-tema» y cookie «hm-idioma» (propia, 1 año): recuerdan la interfaz clara u oscura y el idioma. Solo se guardan cuando usted elige el tema o pulsa EN/ES; son preferencias exentas de consentimiento. Deducir el idioma de su navegador no deja ninguna cookie. Solo si acepta la analítica: cookies de Google Analytics 4 («\_ga», «\_ga\_\*», hasta 2 años; miden visitas y páginas). Solo si acepta la publicidad: cookies de Google Ads («\_gcl\_au», «\_gcl\_aw», «\_gcl\_gs», hasta 90 días; atribuyen a un anuncio el formulario que usted envía); al enviar el formulario de contacto se comunica a Google su dirección de correo cifrada («conversiones mejoradas») para contar esa consulta una sola vez; y el almacenamiento de sesión «hm-origen» (propio, hasta cerrar la pestaña) guarda los parámetros de campaña con los que llegó (gclid, UTM) para atribuir la consulta. Cuando inicia sesión en app.hellomatik.com, esa plataforma instala en su propio dominio las cookies de sesión estrictamente necesarias, que se rigen por sus condiciones. Solo al abrir el calendario de reservas (de terceros, necesarias para la reserva que usted pide): «\_\_cf\_bm» (Cloudflare, en calendly.com, 30 minutos; distingue personas de robots), «\_cfuvid» (Cloudflare, en calendly.com, de sesión; reparto de carga), «m» (Stripe, en m.stripe.com, hasta 400 días; prevención del fraude) y «OptanonConsent» (OneTrust, en calendly.com, hasta 1 año; guarda que las cookies analíticas y publicitarias de Calendly están desactivadas). Calendly carga además Google reCAPTCHA para detectar abusos, que envía a Google datos técnicos del navegador. Almacenamiento de sesión técnico al cambiar de idioma (propio, se borra al leerse): conserva la posición de la página para no devolverle al principio. Exento de consentimiento. Actualizaremos esta sección antes de añadir cualquier tecnología nueva. ## 9) Modo de Consentimiento de Google (v2) Usamos el Modo de Consentimiento de Google v2 en su variante básica: los cuatro permisos (almacenamiento publicitario, datos de usuario para publicidad, personalización publicitaria y almacenamiento analítico) están denegados por defecto. El almacenamiento analítico se concede solo si acepta la analítica, y los tres permisos de publicidad solo si acepta la publicidad. Google Tag Manager y los demás scripts de medición de Google no se cargan hasta que usted acepta al menos una finalidad. Si rechaza la medición, esta web no envía datos de medición a Google; el calendario de reservas, si usted lo abre, usa Google reCAPTCHA como se indica en la sección 5. ## 10) Cambios en esta política Actualizaremos esta página y solicitaremos de nuevo su consentimiento al introducir nuevas finalidades o proveedores que lo requieran. [Volver arriba](#) --- \[Last updated: 15 July 2026\] # Vulnerability Disclosure Policy This page is for security researchers who want to report a flaw in our services. If you want to know how we protect your company's data, see the [privacy policy](https://hellomatik.com/privacy), the 17 rules our agents follow and the "The map of your company" section of the home page. We value the work of security researchers. This policy explains how to report a vulnerability to Hellomatik, what you can expect from us and the rules that keep good-faith researchers protected. ## 1) How to report If you believe you have found a security vulnerability in any Hellomatik service, please email [administracion@hellomatik.com](mailto:administracion@hellomatik.com) with a clear description. Machine-readable details live in our security.txt (RFC 9116). - Include the affected URL or endpoint, the steps to reproduce and the impact you believe the issue has. - Attach proof-of-concept material where it helps (requests, screenshots, minimal scripts). - Write in English or Spanish. Both reach the same team. ## 2) What you can expect from us - We acknowledge reports within 3 business days. - We keep you informed of our progress and tell you when the issue is fixed. - We will not take legal action against anyone who researches in good faith under this policy. - With your permission, we credit you for the finding once it is resolved. ## 3) Rules of engagement Good-faith research means: - Do not access, modify or delete data that is not yours. If a proof of concept requires demonstrating access, stop at the minimum evidence needed. - Do not degrade the service: no denial-of-service testing, no spam, no social engineering of Hellomatik staff or customers. - Do not disclose the issue publicly before we have confirmed a fix and agreed on timing with you. - Only test against systems operated by Hellomatik; our customers' own websites and systems are out of scope. ## 4) Scope In scope: hellomatik.com and Hellomatik-operated application services. Out of scope: findings that require physical access, results of automated scanners without a demonstrated impact, missing security headers on pages without sensitive actions and vulnerabilities in third-party services we use. Report third-party vulnerabilities to that provider and let us know so we can follow up. --- \[Última actualización: 15 de julio de 2026\] # Política de divulgación de vulnerabilidades Esta página es para investigadores de seguridad que quieran avisarnos de un fallo en nuestros servicios. Si lo que quiere saber es cómo protegemos los datos de su empresa, lo encontrará en la [política de privacidad](https://hellomatik.com/es/privacy), en las 17 reglas que cumple un agente nuestro y en el apartado «El mapa de su empresa» de la portada. Valoramos el trabajo de la comunidad de seguridad. Esta política explica cómo comunicar una vulnerabilidad a Hellomatik, qué puede esperar de nosotros y las reglas que protegen la investigación de buena fe. ## 1) Cómo comunicar un fallo Si cree que ha encontrado una vulnerabilidad de seguridad en cualquier servicio de Hellomatik, escríbanos a [administracion@hellomatik.com](mailto:administracion@hellomatik.com) con una descripción clara. Los detalles legibles por máquina están en nuestro security.txt (RFC 9116). - Incluya la URL o el punto de acceso afectado, los pasos para reproducirlo y el impacto que cree que tiene. - Adjunte material de prueba cuando ayude (peticiones, capturas, scripts mínimos). - Escriba en español o en inglés: su mensaje llega al mismo equipo. ## 2) Qué puede esperar de nosotros - Acusamos recibo en un plazo de 3 días laborables. - Le mantenemos al tanto del progreso y le avisamos cuando el problema esté corregido. - No emprenderemos acciones legales contra quien investigue de buena fe al amparo de esta política. - Con su permiso, acreditamos su hallazgo una vez resuelto el problema. ## 3) Reglas de la investigación La investigación de buena fe exige: - No acceder, modificar ni borrar datos que no sean suyos. Si una prueba de concepto exige demostrar acceso, limitarse a la prueba mínima necesaria. - No degradar el servicio: nada de pruebas de denegación de servicio, spam ni ingeniería social al equipo o a los clientes de Hellomatik. - No hacer público el problema antes de que confirmemos la corrección y acordemos con usted las fechas de publicación. - Realizar las pruebas únicamente sobre sistemas operados por Hellomatik; los sitios web y sistemas propios de nuestros clientes quedan fuera del alcance. ## 4) Alcance Dentro del alcance: hellomatik.com y los servicios de aplicación operados por Hellomatik. Fuera del alcance: hallazgos que requieran acceso físico, resultados de escáneres automáticos sin impacto demostrado, la ausencia de cabeceras de seguridad en páginas sin acciones sensibles y las vulnerabilidades de servicios de terceros que usamos. Comunique esas vulnerabilidades al tercero y avísenos para hacer seguimiento.